Что делать с книгой учета движения бумажных трудовых книжек, если все работники перешли на электронные трудовые?
Ответы по кадрам и оплате труда

Что делать с книгой учета движения бумажных трудовых книжек, если все работники перешли на электронные трудовые?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Все работники организации перешли на предоставление сведений о трудовой деятельности (электронные трудовые книжки) в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Должен ли работодатель продолжать вести книгу учета движения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них в этом случае?

Если все работники организации перешли на электронные трудовые книжки, вести книгу учета движения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них нет необходимости. Обосновывается это следующим.

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила). В соответствии с п. 40 Правил для учета трудовых книжек, а также бланков и вкладышей у работодателей ведутся:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы таких книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты РФ.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – книга учета) ведется кадровой службой или другим подразделением организации, которое занимается оформлением приема и увольнения работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь (п. 41 Правил).

Работнику, который выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде (предоставление сведений о трудовой деятельности) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Таким образом, если работодатель выдал все учтенные в книге учета трудовые книжки работникам на руки и завершил все записи в этой книге, процедуру учета трудовых книжек следует прекратить за их неимением. Сама книга, являясь документом кадрового учета, должна быть передана на архивное хранение.

Порядок оформления прекращения ведения книги учета законом не регламентирован. По нашему мнению, чтобы прекратить вести книгу, лицо, ответственное за учет и хранение трудовых книжек, должно сделать следующее:

  • проставить на обложке книги дату первой и последней записи, указать срок хранения книги учета;
  • сделать в книге учета итоговую заверительную надпись на последнем заполненном листе, в которой указать общее количество записей и листов в книге, а также поставить штамп отдела кадров (при наличии).

Срок хранения книги учета в архиве составляет 50 лет (п. 463 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения) (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Если после передачи книги учета в архив на работу будут приняты сотрудники, сохранившие свое право на бумажную трудовую книжку, учет и хранение трудовых книжек, ведение книги учета должно быть возобновлено.

Аналогичное мнение ранее высказали специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф.