Что делать, если у нескольких работников одинаковые табельные номера?
Ответы по кадрам и оплате труда

Что делать, если у нескольких работников одинаковые табельные номера?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Во время ревизии кадровых документов организации обнаружилось, что некоторым сотрудникам присвоены одинаковые табельные номера. В результате в приказах о приеме на работу, переводе и прочих кадровых документах у разных сотрудников оказался один и тот же табельный номер. Является ли это основанием для привлечения работодателя к ответственности и не повлечет ли отмену неверно оформленных приказов о приеме на работу?

Закон не содержит требований к порядку присвоения табельных номеров работникам, поэтому работодатель вправе определять его самостоятельно (например, в локальном нормативном акте).

За присвоение одинаковых табельных номеров работникам штраф (на организацию и ее должностных лиц) законодательством не предусмотрен.

Однако совпадение табельных номеров работников может повлечь ошибки в начислении им заработной платы, поэтому такие совпадения следует исправлять. С этой целью можно издать приказ (распоряжение) руководителя организации с указанием сотруднику отдела кадров (либо бухгалтерии) оставить табельный номер у работника организации, который был принят на работу раньше, и изменить табельный номер у работника, который был принят на работу позднее.

Также необходимо исправить иные документы, в которых содержатся совпавшие табельные номера. Например, приказ о приеме на работу, приказ о переводе на другую работу, расчетно-платежную (расчетную) ведомость на выплату заработной платы, личную карточку работника, табель учета рабочего времени и др.

Если исправление вносится в первичный учетный документ, то оно должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Такие исправления нужно вносить следующим образом. Неправильный текст зачеркивается одной чертой и над зачеркнутым текстом надписывается исправленный, делается пометка "Исправлено", проставляются дата исправления и подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов (п. 4.2-4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Кроме того, совпавшие табельные номера следует исправить в программе 1С, в которой ведется начисление заработной платы работникам.

Ошибки (неверные сведения) в приказах работодателя (в приказе о приеме работника на работу, приказе о переводе работника на другую работу и пр.) на практике исправляются путем издания соответствующего приказа руководителя организации о внесении изменений (исправлений) в такие приказы со следующей (к примеру) формулировкой: "В связи с допущенной технической ошибкой (опечаткой) внести следующие изменения в приказ (приказы)...".

С таким приказом (распоряжением) необходимо ознакомить самих работников, а также сотрудников отдела кадров и бухгалтерии под подпись.