Нужно ли хранить заявления о приеме на работу и об увольнении?
Ответы по кадрам и оплате труда

Нужно ли хранить заявления о приеме на работу и об увольнении?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Должен ли работодатель хранить заявления, которые писали работники при приеме на работу и при увольнении? Если да, то как долго?

Заявления работников о приеме на работу и об увольнении с работы являются кадровыми документами, на основании которых работодатель заключает либо расторгает трудовые договоры с работниками.

Работодатель должен хранить кадровые документы. Сроки их хранения закреплены в Перечне типовых архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Срок хранения заявлений о приеме на работу и об увольнении зависит от того, входит такое заявление в состав личного дела работника или хранится работодателем отдельно, вне дела. Если заявление включено в состав личного дела работника, срок его хранения равен сроку хранения личного дела, это 75 лет.

Личные дела руководителей организации, членов ее руководящих, исполнительных и контрольных органов, а также работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся бессрочно (п. 656 Перечня).

Если работодатель не ведет личные дела работников, то заявления о приеме на работу хранятся отдельно. Впрочем, их можно хранить отдельно и при ведении личных дел. В таком случае работодатель должен хранить их в течение 5 лет (ст. 665 Перечня).

Напомним, что порядок ведения личных дел работников действующими нормами не определен. Порядок их оформления (включая перечень входящих в них документов) работодатель определяет самостоятельно. Обязанность оформлять личные дела установлена только в отношении государственных и муниципальных служащих (указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ).