Нужно ли делать копии документов работника для смены фамилии в трудовой книжке?
Ответы по кадрам и оплате труда

Нужно ли делать копии документов работника для смены фамилии в трудовой книжке?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Сотрудница вышла замуж, сменила фамилию и написала заявление о внесении изменений в кадровые документы (личную карточку работника, трудовую книжку). Ознакомила сотрудника отдела кадров с обновленными документами (паспортом и свидетельством о браке), однако не позволила сделать их копии. Должен ли работник предоставить работодателю возможность снять копии с документов или для внесения изменения в кадровые документы работодателю достаточно с ними просто ознакомиться?

В действующем законодательстве нет норм, обязывающих работника предоставлять работодателю документы для снятия копий. Поэтому в случае обновлений документов работника достаточно просто ознакомить с ними кадрового сотрудника организации.

Например, в соответствии с пп. 2.3 п. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, изменение записи о фамилии работника осуществляется "на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении Ф. И. О. и других документов со ссылкой на их номер и дату". Иными словами, для внесения изменений в трудовую книжку важен сам факт наличия такого документа, а наличие его копии у работодателя необязательно.