Вопрос аудитору
Обязан ли работник при трудоустройстве передать работодателю оригиналы своих документов или достаточно их просто показать? Вправе ли работодатель хранить в личном деле работника копии его документов и вправе ли работник потребовать их выдачи при увольнении?
В статье 65 ТК РФ перечислены документы, которые работник должен предъявить работодателю при заключении трудового договора. Это паспорт, документ воинского учета, трудовая книжка и т. д. Закон не обязывает работника передавать работодателю оригиналы этих документов для хранения. Исключение – трудовая книжка в бумажном виде, её ведет и хранит у себя работодатель. Работник вправе предъявить оригиналы документов и забрать их назад. Кроме того, работник не обязан передавать работодателю копии этих документов. При необходимости работодатель может сделать копии сам.
Вопрос хранения в личном деле сотрудника копий документов с его персональными данными является неоднозначным. Так, например, Роструд допускает возможность хранения в личном деле работника копий документов (паспорт, СНИЛС и трудовая книжка), если работник дал согласие на обработку его персональных данных (см. доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г., утв. Рострудом).
Несмотря на это, некоторые суды расценивают хранение копий отдельных документов работника нарушением законодательства о персональных данных. Дело в том, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки (ч. 5 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и в продвижении по службе, а также для обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ). Например, паспорт и СНИЛС нужны работодателю исключительно для заключения трудового договора, дальнейшее их хранение нецелесообразно.
Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности, а также выдать другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника. Поскольку перечень таких документов в законе не приведен, это могут быть и копии документов работника, которые работодатель сделал при его приеме на работу. Еще одним поводом для выдачи работнику копий таких документов может стать его письменный отзыв согласия на обработку персональных данных, которое он ранее дал работодателю.