Законодательство не содержит однозначного ответа на вопрос о необходимости хранения работодателем формы СТД-Р, предоставленной работником при трудоустройстве. Считаем, что работодатель вправе не хранить у себя оригинал предоставленной новым работником справки по форме СТД-Р. Обосновывается это следующим.

Устраиваясь на работу к новому работодателю, работник вместе с другими документами обязан предъявить ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если он отказался от ведения бумажной трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ). Исключение составляют случаи, когда работник устраивается на работу впервые.

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, утв. приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н, предоставляются работнику прежним работодателем. Действующее законодательство не обязывает текущего работодателя хранить эти сведения. Таким образом, оригинал формы можно вернуть работнику или оставить у себя (например, в личном деле работника). Заметим, весной 2020 года, отвечая на часто задаваемые вопросы о переходе на электронные трудовые книжки, Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости, высказал аналогичное мнение.

Если в будущем работодателю потребуется информация о трудовом стаже работника, он может попросить работника сделать запрос в ПФР и предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности повторно.

Существует мнение, согласно которому работодатель должен хранить предоставленные работником сведения о его трудовой деятельности по форме СТД-Р в течение 50 лет в качестве документа по личному составу, законченный делопроизводством после 1 января 2003 года. Это предусмотрено ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Однако прямого указания на это в действующем законодательстве нет. Поэтому работодатели, которые хотят перестраховаться и избежать вопросов со стороны контролирующих органов, могут хранить форму у себя (как и другие кадровые документы).