Вопрос аудитору
Сотрудники нашей организации выразили желание, чтобы их трудовые книжки одновременно велись в электронной и бумажной форме. Как следует поступить работодателю в данном случае? Нужно ли брать с работника два заявления – о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге и о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ведении электронной трудовой книжки)?
Работнику, который подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ), трудовая книжка выдается на руки, а работодатель освобождается от ответственности за ее хранение и ведение (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Таким образом, ведение бумажной трудовой книжки в этом случае исключается.
Работник, который подал заявление о дальнейшем ведении трудовой книжки на бумаге, сохраняет это право, до тех пор пока не подаст на имя работодателя заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Причем это правило действует и при увольнении и последующем трудоустройстве к новому работодателю (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Ведение трудовой книжки работника в электронном виде предполагает обязанность работодателя передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности работника в перечисленных в законе случаях, в том числе при его трудоустройстве, увольнении, переводе на другую постоянную работу, а также в случае подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге или в электронной форме. Такая обязанность возлагается на всех работодателей с 01.01.2020 (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ) и не зависит от того, изъявил ли работник желание о полном переходе на электронный учет его деятельности или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Из этого можно сделать следующий вывод. Если работник пожелал продолжить ведение трудовой книжки на бумаге, работодателю придется одновременно вести и бумажную, и электронную трудовую книжку, подавая необходимые сведения в ПФР. Исходя из этого, в вашем случае не следует требовать от работника предоставления двух противоречащих друг другу заявлений, достаточно заявления о сохранении трудовой книжки на бумажном носителе.