Заявления работников о приеме на работу и об увольнении с работы являются кадровыми документами, на основании которых работодатель заключает либо расторгает трудовые договоры с работниками.

Работодатель обязан хранить кадровые документы. Сроки их хранения закреплены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень).

Заявление работника о приеме на работу или об увольнении с работы может храниться работодателем как в составе его личного дела, так и отдельно.

Сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за тем, в котором документы подготовлены для архивного хранения (п. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Сроки составляют:

• 50 лет – для личных дел и заявлений, сданных в архив до 01.01.2003,
• 75 лет – для личных дел и заявлений, сданных в архив после 01.01.2003.

Такой вывод можно сделать из пп. 1 п. 434 и п. 445 Перечня, которые устанавливают сроки хранения личных дел руководителей и работников организаций, а также приказов, распоряжений, справок, заявлений и других кадровых документов.

Напомним, что порядок ведения личных дел работников действующим законодательством не определен. Обязанность оформлять личные дела сотрудников установлена только в отношении государственных и муниципальных служащих (см. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). Во всех других организациях порядок оформления личных дел работников, включая перечень входящих в них документов, работодатель определяет самостоятельно локальными нормативными актами.