Обязан ли работник уведомить работодателя о смене своего адреса и других паспортных данных?
Ответы по кадрам и оплате труда

Обязан ли работник уведомить работодателя о смене своего адреса и других паспортных данных?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Работник сменил адрес проживания и фамилию (получил новый паспорт), однако новые данные работодателю не сообщил. Можно ли обязать его сообщать о таких изменениях? Какая ответственность грозит работодателю?

По общему правилу работник обязан предоставить паспортные данные только при приеме на работу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). При этом Трудовой кодекс РФ не обязывает работника, с которым уже заключен трудовой договор, заново предоставлять работодателю паспортные данные, если они изменились.

Адрес работника, фамилия, имя, отчество и другая личная информация относятся к сведениям, составляющим его персональные данные. Правила защиты персональных данных регулирует Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее – Закон № 152-ФЗ).

Закон № 152-ФЗ также не обязывает работника сообщать оператору данных (работодателю) об изменении персональных данных. Кроме того, закон ограничивает возможность работодателя получать персональные данные работника от третьих лиц. Сделать это работодатель может только с согласия работника (ч. 3 ст. 18 Закона № 152-ФЗ).

Работодатель должен установить и утвердить порядок хранения и использования персональных данных работника (ст. 87 ТК РФ). Это может быть Положение о персональных данных или другой локальный нормативный акт. В таких ЛНА работодатель может предусмотреть обязанность работника сообщить ему об изменении персональных данных (в т. ч. паспортных данных) и установить срок, в который работник должен это сделать. Либо такую обязанность можно установить в Правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

Обязанность уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных (в т. ч. о новых паспортных данных) можно установить для работника в трудовом договоре (письмо Роструда от 21.06.2022 № ПГ/14377-6-1). По мнению контролирующих органов, нарушения трудового законодательства в этом нет (см. Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за февраль 2018 года, ответ на вопрос № 2).

Если такие требования закреплены в локальном нормативном акте или в трудовом договоре, то работодатель может привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за несообщение новых паспортных данных. Дисциплинарная ответственность наступает за совершение дисциплинарного проступка – виновного неисполнения работником возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 190 ТК РФ). Работник должен не только исполнять обязанности, возложенные на него трудовым договором, но и соблюдать трудовую дисциплину работодателя (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Дисциплина труда – это подчинение работника не только требованиям трудового законодательства, но и положениям локальных нормативных актов (ч. 1 ст. 189 ТК РФ).

Если работодатель представляет недостоверные сведения о работниках, то его могут привлечь к ответственности за такие нарушения. Это еще один довод в пользу того, чтобы обязать сотрудников своевременно предоставлять работодателю изменившиеся персональные данные.

За допущенные нарушения работодателю грозит штраф:

  • за представление налоговым агентом документов, содержащих недостоверные сведения – в размере 500 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ);
  • за представление неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах – в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо (ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).