Как в бумажной трудовой книжке изменить фамилию сотрудницы, которая вышла замуж?
Ответы по кадрам и оплате труда

Как в бумажной трудовой книжке изменить фамилию сотрудницы, которая вышла замуж?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Работница вышла замуж и сменила фамилию. Она просит изменить фамилию в трудовой книжке. Как и на основании каких документов это сделать?

На титульном листе трудовой книжки одной чертой необходимо зачеркнуть прежнюю фамилию, после чего указать новую фамилию сотрудницы. Реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения, указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Обоснуем ответ.

Порядок внесения исправлений и изменений в трудовую книжку регулируется приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок.

Фамилия сотрудника указывается на титульном листе бумажной трудовой книжки (п. 28 Порядка).

Фамилия, имя и отчество (при наличии) указываются полностью (без сокращений или замены имени и отчества инициалами) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

В отличие от остальных записей в трудовой книжке, отдельные записи на титульном листе можно зачеркивать (абз. 2 п. 7 Порядка). Порядок не предусматривает использование корректирующей жидкости для удаления прежних записей. Поэтому изменение фамилии происходит именно посредством ее зачеркивания.

Изменения сведений о сотруднике, в том числе фамилии, производятся на основании (п. 7 Порядка):

  • паспорта;
  • свидетельства о рождении;
  • свидетельства о заключении брака;
  • свидетельства о расторжении брака;
  • свидетельства о перемене имени;
  • других документов, подтверждающих изменение.

Таким образом, для изменения фамилии сотрудница должна представить новый паспорт (он нужен и для изменения данных, необходимых для сдачи отчетности) и свидетельство о заключении брака, где указана ее новая фамилия.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с вступлением в брак, то на титульном листе трудовой книжки одной чертой зачеркивается ее прежняя фамилия и указывается новая фамилия. На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо указать данные документа, на основании которого внесены изменения. Например, "Фамилия "Иванова" изменена на фамилию "Петрова" на основании свидетельства о заключении брака серия V-МЮ № 995347, выданного Царицынским отделом ЗАГС г. Москвы 22.04.2022". Эта ссылка заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы при ее наличии) (п. 7 Порядка).

Если на внутренней стороне первой страницы обложки трудовой книжки недостаточно места, то сведения о документе, на основании которого была изменена фамилия сотрудницы, можно отразить на внутренней стороне последней страницы обложки трудовой книжки (Доклад Роструда с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за I квартал 2017 года).