В соответствии с трудовым законодательством для увольнения за прогул составлять акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте необязательно. Однако рекомендуем такой документ составить, поскольку он будет дополнительным доказательством отсутствия сотрудника на рабочем месте в случае возникновения трудового спора.

Обоснуем ответ.

Уволить работника за прогул можно, только если он отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин. Отсутствие должно длиться в течение всего рабочего дня (смены) либо в течение более чем четырех часов подряд (пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Увольнение в случае такого отсутствия является мерой дисциплинарной ответственности, поэтому увольнять сотрудника нужно с соблюдением норм ст. 193 ТК РФ, т. е. сначала следует затребовать письменное объяснение. До тех пор, пока сотрудник отсутствует на работе, узнать причину отсутствия и определить, является ли она уважительной, работодатель не может. Ему остается только фиксировать отсутствие сотрудника на рабочем месте.

Для этого достаточно заполнить табель учета рабочего времени. Однако акт, подписанный несколькими сотрудниками, будет более весомым доказательством в суде при возникновении трудового спора с бывшим работником (см. определения Третьего КСОЮ от 31.01.2024 № 88-1540/2024-(88-27431/2023), Седьмого КСОЮ от 19.09.2023 по делу № 88-16015/2023, от 23.12.2019 № 88-1568/2019, Первого КСОЮ от 19.06.2023 по делу № 88-19739/2023).

Некоторые суды считают, что несоставление актов об отсутствии работника на рабочем месте не свидетельствует о нарушении порядка применения дисциплинарного взыскания, поскольку такие акты являются одним из способов фиксации отсутствия сотрудника (определение Восьмого КСОЮ от 06.07.2023 № 88-14329/2023). Другие суды признают отсутствие актов нарушением процедуры увольнения за прогул (апелляционное определение Московского областного суда от 24.08.2022 по делу № 33-24704/2022).

Отметим, что на сайте Роструда онлайнинспекция.рф высказано мнение, согласно которому акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте необходимо составлять, даже если у работодателя действует электронная система пропусков.

Периодичность составления и количество таких актов работодатель определяет самостоятельно. Для увольнения достаточно фиксации одного периода отсутствия определенной длительности (более 4 часов подряд или в течение смены). Важно, чтобы акт был составлен в день отсутствия сотрудника.

При этом если сотрудник не был ознакомлен с актом (актами) отсутствия на рабочем месте, это не будет основанием для признания увольнения за прогул незаконным, если нет нарушений процедуры (определения Шестого КСОЮ от 31.03.2022 № 88-7218/2022 по делу № 2-8532/2021, от 24.12.2020 № 88-24894/2020, Восьмого КСОЮ от 16.12.2021 № 88-22129/2021, Второго КСОЮ от 01.12.2020 по делу № 88-26090/2020, апелляционное определение Саратовского областного суда от 13.08.2020 по делу № 33-5115/2020, 2-1409/2020).