Вопрос аудитору
Сотрудник был направлен в командировку на 2 недели. В связи с производственной необходимостью служебную поездку пришлось продлить еще на неделю. Выданных ранее работнику наличных подотчетных денежных средств для дальнейшего нахождения в командировке не хватает. Можно ли перечислить денежные средства на зарплатную карту работника?
Выдача под отчет денежных средств наличными регулируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У).
Законодательство не устанавливает ограничений на перечисление денежных средств на командировочные расходы организацией на банковский счет физического лица, открытый для совершения операций с использованием платежной карты. Это подтвердили Казначейство России в письме от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896 и ЦБ РФ в письме от 31.05.2018 № 04-45-7/4048.
Также рекомендуем учитывать разъяснения, содержащиеся в письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Прежде всего, целесообразно закрепить возможность расчетов с подотчетными лицами в безналичном порядке в локальном нормативном акте (например, в Положении о выдаче денежных средств под отчет).
Также необходимо обязательно указывать в платежном поручении в поле "Назначение платежа", что средства являются подотчетными. При этом указывать какой-либо код из предусмотренных Указанием Банка России от 14.10.2019 № 5286-У не нужно (подробнее см. статью).
Еще одна рекомендация финансового ведомства – это получение от сотрудника заявления с просьбой перечислять ему подотчетные суммы на банковскую карту.
Однако когда работник находится в месте командировки, он зачастую не может представить такое заявление (за исключением ситуаций, когда в организации используется Кадровый ЭДО).
Выход из этой ситуации подсказывает п. 6.3 Указания № 3210-У, согласно которому наличные денежные средства под отчет выдаются работнику по его письменному заявлению либо распорядительному документу работодателя. Полагаем, что это правило можно применить и при безналичном порядке выдачи денежных средств под отчет.
Соответственно, перечислить необходимую сумму на банковскую карту командированного сотрудника можно на основании распорядительного документа организации, например, приказа руководителя.