Исправлять запись должен работодатель, допустивший ошибку. Исправления можно внести во вкладыш после записи о приеме на работу к следующему работодателю.

Правила заполнения и исправления записей в трудовой книжке регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее добавляется вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 32 Порядка № 320н). При внесении неточных и неправильных записей в трудовую книжку их необходимо исправить (п. 12 Порядка № 320н).

Исправлять можно только собственные записи. Записи, сделанные по прежнему месту работы, исправлять нельзя. Исключение составляют случаи, когда (абз. 2, 3 п. 30 Порядка):

• организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована (ошибка исправляется правопреемником);
• организация или ИП, которые допустили ошибку, ликвидированы (ошибка исправляется работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку).

Таким образом, если прежний работодатель не ликвидирован и не реорганизован, то исправлять некорректную запись в трудовой книжке работника должен он.

В разделе "Сведения о работе" зачеркивание ранее внесенных неточных и неправильных записей не допускается. Однако Порядок № 320н не содержит положений, описывающих последовательность действий работодателя при исправлении некорректных записей. В связи с этим считаем возможным применять тот порядок исправления неправильных записей в трудовой книжке, который действовал ранее.

Таким образом, для исправления некорректной записи работодатель, допустивший ошибку, должен сначала признать запись недействительной. Поскольку блок записей прежнего работодателя при увольнении работника был закрыт подписями и печатью, для внесения исправлений необходимо открыть блок записей.

Сначала в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при наличии). Наименование работодателя можно внести посредством проставления штампа. После этой строки указываются:

• в графе 1 – следующий порядковый номер;
• в графе 2 – дата внесения записи;
• в графе 3: "Запись за № ___ недействительна";
• графа 4 не заполняется.

После этого следует внести корректную запись об увольнении с указанием порядкового номера, даты и правильной причины увольнения (прекращения трудового договора).

Если ошибочная запись не содержала ошибки в дате, то при внесении новой записи в графе 2 необходимо указывать прежнюю дату (например, при исправлении причины увольнения работника в записи об увольнении необходимо указать дату прекращения трудового договора).

В графе 4 указывается приказ (распоряжение), на основании которого была произведена неточная запись.

Исправительную запись об увольнении работника необходимо заверить подписью работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если у работодателя есть печать организации (ИП) или кадровой службы, записи нужно заверить этой печатью (п. 36 Порядка № 320н).

При указании порядковых номеров записей необходимо учитывать следующее. Если новый работодатель уже дополнил трудовую книжку вкладышем и внес запись о приеме на работу, то необходимо указать следующий порядковый номер за номером записи о приеме.

Если же работник обнаружил ошибку до приема на работу к новому работодателю, то именно работодатель, допустивший ошибку, обязан оформить вкладыш в трудовую книжку. В этом случае в трудовой книжке сначала будут сделаны исправительные записи (с соответствующими номерами), а потом уже запись о приеме.

При этом важно помнить, что в соответствии п. 9 Порядка № 320н запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня издания соответствующего приказа.