Нужно ли переносить в СЗВ-ТД все данные из бумажной трудовой книжки?
Ответы по отчетности

Нужно ли переносить в СЗВ-ТД все данные из бумажной трудовой книжки?

Дата публикации

Вопрос аудитору

В связи с переводом сотрудников на электронные трудовые книжки возникает вопрос, нужно ли в ПФР сдавать сведения обо всех записях в трудовых книжках работников на 1 января 2020 года. Если нужно, то по какой форме? Подходит ли для этих целей СЗВ-ТД?

С 1 января 2020 года действует новая статья 66.1 ТК РФ, позволяющая работникам выбрать, в какой форме будут храниться данные об их трудовом стаже. Первый вариант – это традиционные бумажные книжки. Второй вариант – это формирование основной информации о трудовом стаже и трудовой деятельности в электронном виде с обязательной передачей ее в ПФР.

Обязанность представлять отчетность о трудовой деятельности и трудовом стаже работников установлена п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ). Причем эта отчетность сдается не только на тех сотрудников, которые выбрали электронную форму сведений о трудовом стаже (так называемую электронную трудовую книжку), но на тех, по кому работодатели будут вести бумажную трудовую книжку, как и прежде.

В ПФР необходимо представлять не все подряд данные о трудовой деятельности, а лишь о нескольких случаях, которые важны с точки зрения ПФР для учета стажа для назначения пенсий. Это данные о (п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 2.5.3 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п):

  • приеме на работу;
  • увольнении с работы;
  • переводе на другую постоянную работу;
  • подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки;
  • изменении наименования работодателя;
  • установлении (присвоении) работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации;
  • лишении права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенным видом деятельности.

В соответствии с п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ форму СЗВ-ТД необходимо сдавать по тем сотрудникам, в отношении которых произошли указанные выше кадровые изменения, с 1 января 2020 года. Данные по каждому сотруднику необходимо подавать не каждый месяц, а только за те периоды, в которых произошло одно из событий, подлежащих учету.

Особенность состоит в том, что при первой подаче сведений по конкретному сотруднику необходимо заполнить данные по нему по состоянию на 1 января 2020 года. Например, если сотрудник, принятый на работу до 1 января 2020 года, уволен после этой даты, то при подаче СЗВ-ТД с данными об увольнении в нее же необходимо включить и сведения о приеме его на работу. При этом по записи о приеме необходимо указать фактическую дату приема, а также номер и дату приказа о приеме.

Таким образом, работодатель не должен подавать по сотруднику все данные из его трудовой книжки. Нужно только один раз представить данные по состоянию на 1 января 2020 года. Это также может быть информация о переводе или об установлении сотруднику новой специальности.

Важен еще один момент. Если в течение 2020 года никаких кадровых перемещений из указанных в п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ и п. 2.5.3 Порядка по сотруднику произведено не будет, то до 15 февраля 2021 года на него необходимо подать форму СЗВ-ТД, указав в ней только данные по состоянию на 1 января 2020 года.