Как учесть расходы, понесенные в связи с отменой командировки из-за коронавируса?
Ответы по учету в коммерческих организациях

Как учесть расходы, понесенные в связи с отменой командировки из-за коронавируса?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Организация в условиях распространения коронавируса (в том числе в связи с запретом на ж/д и авиасообщения с рядом стран) отменила запланированную командировку сотрудника. Как учесть расходы, понесенные организацией, в виде сборов (штрафов), удержанных при возврате ж/д и авиабилетов, отмены брони на гостиницу и иные подобные расходы?

В случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При направлении сотрудника в командировку за пределы РФ ему дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других выездных документов, обязательной медицинской страховки, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

В связи с тяжелой эпидемиологической обстановкой и угрозой распространения коронавирусной инфекции Роспотребнадзором и Главным санитарным врачом РФ даны указания по ограничению командировок сотрудников организаций (подробнее см. здесь и здесь).

Если принято решение отменить запланированную командировку или отозвать сотрудника из командировки, издайте приказ, в котором:

  • укажите причину отмены командировки или отзыва из командировки сотрудника;
  • определите сроки возврата денежных средств сотрудником, если он не успел уехать в командировку;
  • определите сроки сдачи билетов, отмены брони на гостиницу;
  • определите сроки отзыва сотрудника из командировки, если он на момент издания приказа находится в командировке.

Обратите внимание, что на сайте Минтранса РФ размещена информация по возврату ж/д и авиабилетов в связи вынужденной отменой поездки из-за неблагоприятной эпидемиологической обстановки.

Бухгалтерский учет

В общем случае суммы, удержанные при возврате билетов и аннулировании гостиничной брони (комиссии, сборы и т.п.), при отмене командировки признаются в составе прочих расходов организации как санкции за нарушение условий договоров (п. 11 ПБУ 10/99).

Если командировка отменена из-за с пандемии коронавируса, то расходы, понесенные в связи с ее отменой, могут быть признаны на основании п. 13 ПБУ 10/99 в составе прочих расходов как расходы, связанные с чрезвычайными обстоятельствами. К таким расходам относятся:

  • суммы, удержанные перевозчиком при возврате билетов (комиссии, невозвратные сборы и пр., в том числе стоимость невозвратных билетов);
  • суммы, удержанные отелем при отмене брони или отказе от проживания в уже оплаченном номере;
  • стоимость полученной визы, медицинской страховки и аналогичные затраты.

Такие расходы при наличии приказа об отмене командировки признаются на дату (п. 16, п. 18, п. 19 ПБУ 10/99):

  • возврата билетов, отмены брони в гостинице (если оплачивались организацией);
  • приказа об отмене командировки по полученной визе, медицинской страховке (если оплачивались организацией);
  • утверждения авансового отчета (если билеты, гостиница, виза, медицинская страховка оплачивались работником самостоятельно).

Авансовый отчет по произведенным расходам работник должен представить в течение трех рабочих дней с даты приказа об отмене командировки (п. 26 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Бухгалтерские записи:

  • Дт 60 Кт 50.3 (60) – возвращены билеты перевозчику (если они оплачены организацией)
  • Дт 60 Кт 19 – НДС со стоимости возвращенных билетов отнесен на расчеты с перевозчиком
  • Дт 91.2 Кт 60 – списаны в расходы невозвратная часть билетов (с учетом входного НДС) и гостиничной брони, другие затраты на командировку (виза, медстраховка, оплаченные организацией)
  • Дт 91.2 Кт 71 – списаны в расходы невозвратная часть билетов (с учетом входного НДС) и гостиничной брони, другие затраты на командировку (виза, медстраховка, оплаченные сотрудником)
  • Дт 51 Кт 60 – получены денежные средства за возврат билетов от перевозчика, возвратная часть за отмену гостиничной брони
  • Дт 71 Кт 51 (50) – возмещены работнику понесенные им расходы
  • Дт 51 (50) Кт 71 – возвращены работником денежные средства, выданные ему на командировку

Налог на прибыль

В целях исчисления налога на прибыль убытки, понесенные в связи с отменой командировки, можно учесть, только если они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и не поименованы в ст. 270 НК РФ (письма Минфина России от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Если командировка отменена в связи с мерами противодействия распространению коронавирусной инфекции, убытки от ее отмены следует учитывать как потери, связанные с чрезвычайными ситуациями (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Документальным подтверждением обоснованности затрат в данном случае (помимо прочих документов) будет приказ руководителя на отмену командировки (в том числе согласно указаниям Роспотребнадзора и Главного санитарного врача РФ).

Расходы следует признавать на дату (пп. 3, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  • возврата билетов, отмены брони в гостинице (если оплачивались организацией);
  • приказа об отмене командировки по полученной визе, медицинской страховке (если оплачивались организацией);
  • утверждения авансового отчета (если билеты, гостиница, виза, медицинская страховка оплачивались работником самостоятельно).

Если работник приобретал билеты для проезда к месту командировки и обратно за свой счет, то возвращать их перевозчику он должен сам. Удержанные при возврате билетов суммы организация обязана ему возместить (ст. 168 ТК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

Минтруд России в письме от 27.11.2014 № 17-3/В-572 высказал мнение, что возмещение сотруднику расходов по оплате визы и медицинской страховки (вне зависимости от того, отменилась командировка или нет) не подлежит обложению страховыми взносами. Эти рекомендации даны в период действия Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, однако они применимы и сейчас (см. письмо Минфина России от 16.11.2016 № 03-04-12/67082).

Аналогичное мнение высказал Минфин России в отношении НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).