Можно ли использовать унифицированную форму путевого листа?
Ответы по учету в коммерческих организациях

Можно ли использовать унифицированную форму путевого листа?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Наша организация эксплуатирует автомобили и оформляет на них путевые листы. Какую форму путевого листа использовать, чтобы не было проблем с признанием расходов – унифицированную или собственную?

Можно использовать самостоятельно разработанную форму путевого листа. А если вы собираетесь использовать унифицированную форму, в нее необходимо внести изменения.

В соответствии со ст. 252 НК РФ в расходах учитываются затраты при наличии документов, составленных по требованиям законодательства. Таким образом, путевой лист в качестве документа, подтверждающего расход, должен содержать все обязательные реквизиты, установленные как статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете, так и специальными нормами.

Так, в разделе II Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – Постановление № 152), перечислены обязательные реквизиты для включения в путевой лист. В частности, согласно п. 4 этого документа путевой лист должен содержать срок его действия. Следует указать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может использоваться, а если он оформляется более чем на один день, то даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого его можно использовать.

Унифицированная форма путевого листа № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, не содержит графы "Срок действия". Эта форма не соответствует действующим требованиям к оформлению путевого листа. Следовательно, использовать ее в качестве оправдательного документа можно только при условии внесения всех необходимых реквизитов, перечисленных в Постановлении № 152. Если организация добавляет какие-либо реквизиты в унифицированную форму, она должна утвердить готовый документ в качестве первичного в учетной политике. Ссылки на применение унифицированной формы в этом случае будет недостаточно.

Кроме того, вы можете разработать собственную форму путевого листа, но со всеми обязательными реквизитами. Форму, которую планируется использовать, необходимо утвердить в учетной политике организации соответствующим приказом.