В программе для учета путевых листов и расходов на топливо для нетранспортных организаций, использующих легковые автомобили для служебных поездок:
- должна быть установлена функциональность "Полная" или выборочная с установленным флажком "Путевые листы" на закладке "Запасы";
- предназначены документы:
- "Путевой лист";
- "Поступление (акт, накладная, УПД)" с видом операции "Топливо";
- в "Плане счетов" используются счета:
- 10.03.1 "Топливо на складе" - для учета топлива без использования документов "Путевой лист";
- 10.03.2 "Топливо в баке автомобиля" - для учета топлива по путевым листам, на этом счете можно вести учет топлива по каждому автомобилю по субконто "Транспортные средства"; если учет топлива велся без путевых листов, то для перехода к учету по путевым листам в программе необходимо отразить остаток топлива в баке по каждому автомобилю проводкой Дт 10.03.02 и Кт 10.03.01 (документ "Операция");
- 76.15 "Приобретение по топливным картам" - используется как вспомогательный для учета количества топлива без суммы.
- в справочник "Транспортные средства" добавляются данные по автомобилям, используемым для служебных поездок;
- в справочнике "Физические лица" для лиц, на которых будет оформляться путевой лист, указываются данные водительского удостоверения по ссылке "Все документы";
Первоначальные настройки (рис. 1):
- Раздел: Главное - Функциональность.
- На закладке "Запасы" установите флажок "Путевые листы".
Рис. 1
Документ "Путевой лист" (рис. 2 - 4):
- Раздел: Покупки - Путевые листы.
- Кнопка "Создать" (рис. 2).
Рис. 2
- По ссылке в поле "Счет затрат" можно изменить счет учета затрат на израсходованное топливо (рис. 3).
- На закладке "Топливо" укажите количество литров топлива, заправленного в бак автомобиля, в колонке "Документ" выберите вариант покупки топлива - "Топливная карта" или "Кассовый чек", заполните необходимые данные (рис. 3).
Рис. 3
- На закладке "Маршрут" по кнопке "Добавить" заполните табличную часть - укажите точки отправления и прибытия по маршруту следования автомобиля, дату, время, показания одометра. Расстояние и расход топлива рассчитаются автоматически на основании показаний одометра и нормы расхода топлива в одноименном поле (рис. 4).
- По кнопке "Печать" можно распечатать путевой лист по форме № 3 для легкового автомобиля или упрощенную форму путевого листа, а также авансовый отчет, если топливо приобреталось за наличные или по банковской карте (обратите внимание, что в этом случае нарушится сквозная нумерация авансовых отчетов, потребуется вручную поправить номер документа в печатной форме и номер следующего вновь создаваемого документа "Авансовый отчет").
- Кнопка "Провести и закрыть".
Рис. 4
По кнопке 
посмотрите результат проведения документа.
При оплате топлива топливной картой документ формирует проводки по дебету счета 10.03.2 только на количество заправленного в бак топлива. При оплате топлива подотчетными средствами (наличными или банковской картой) формируются проводки по дебету счета 10.03.2 на количество заправленного в бак топлива и сумму. На количество израсходованного топлива формируется проводка по кредиту счета 10.03.2 (количество без суммы).
При получении от поставщика топлива первичных документов (накладной и счета-фактуры) на выбранное за период топливо, создается документ "Поступление (акт, накладная)" с видом операции "Топливо", который формирует проводки по дебету счета 10.03.02 на общую сумму без количества.
Счет 76.15 "Приобретение по топливным картам" используется как вспомогательный.
При выполнении регламентной операции "Корректировка стоимости номенклатуры" в составе обработки "Закрытие месяца" формируется проводка по дебету счета затрат и кредиту счета 10.03.2 на сумму израсходованного топлива, рассчитанную по средней стоимости за месяц.
Рис. 5
