Согласно ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме. В целях определения налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).

При этом не облагаются НДФЛ доходы налогоплательщика, связанные с исполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Таким образом, если участие сотрудника в проводимых организацией представительских мероприятиях является для него обязательным, его доходы, полученные в связи с участием в таком мероприятии, не подлежат налогообложению НДФЛ.

Обязательность участия работника в проводимых мероприятиях может подтверждаться (в частности) приказом руководителя, утвержденным перечнем участвующих сотрудников и наличием связи между предметом переговоров и служебными обязанностями сотрудника. Работник также должен представить подтверждающие документы, например, отчет о представительском мероприятии, счет из ресторана, выписку по банковской карте.

Такие разъяснения представил Минфин России в письме от 03.03.2015 № 03-04-06/11078.

Подробнее о компенсационных выплатах см. в справочнике "Налог на доходы физических лиц".