Согласно п. 1 ст. 93 НК РФ при проведении налоговой проверки должностное лицо налогового органа вправе истребовать у проверяемого лица необходимые документы. В соответствии с п. 2 этой статьи в общем случае, если истребуемые документы составлены на бумажном носителе, то они могут представляться в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий или в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов).

В то же время пунктом 2 ст. 93 НК РФ установлено, что в случае необходимости должностное лицо налогового органа вправе ознакомиться с подлинниками документов.

ФНС России выпустила письмо от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@, в котором разъяснила, что понимается под подлинником документа и можно ли вместо него представить в налоговый орган электронный скан-образ.

Налоговое ведомство разъяснило, что согласно п. 3.1 Национального стандарта Российской Федерации "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) подлинником документа является первый или единичный его экземпляр.

Следовательно, в случае оформления документа на бумажном носителе подлинником признается экземпляр с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции.

ФНС указала, что если в НК РФ установлена обязанность налогоплательщика представить подлинник документа, то замена его электронным скан-образом с усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц является неправомерной, так как не предусмотрена действующим законодательством.