Ответ на этот вопрос Минтруд России представил в разъяснении от 12.12.2014 № 17-3/В-609. Ведомство пояснило следующее. Работник, которому выданы денежные средства под отчет, должен обосновать их расходование в течение трех рабочих дней с даты:

• истечения срока, на который они предоставлены;
• выхода на работу (например, в случае командировки).

Для этого необходимо представить авансовый отчет и подтверждающие документы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник не исполнит данную обязанность, то подотчетные суммы признаются задолженностью работника перед организацией. Они могут быть удержаны из его заработной платы. Решение о подобном удержании работодатель принимает не позднее месяца с даты, установленной для погашения задолженности (ст. 137 ТК РФ). Однако это право работодателя. Следовательно, если будет принято решение не производить подобное удержание, то подотчетные средства, по кторым сотрудник не отчитался, нужно рассматривать в качестве выплаты в его пользу в рамках трудовых отношений. На нее в общем порядке начисляются страховые взносы (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Если впоследствии сотрудник все же представит отчет о расходовании средств и подтверждающие документы, потребуется пересчитать исчисленные и уплаченные взносы.

Подробнее об объекте обложения взносами см. справочник "Страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование".