Документы, которые образуются в деятельности организации, могут составляться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов с электронной подписью. В частности, возможность использования электронных первичных учетных документов предусмотрена в п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

По общему правилу налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность:

• данных бухгалтерского и налогового учета;
• документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Например, к ним относятся документы, которые подтверждают доходы или расходы, а также уплату (удержание) налогов.

Это следует из пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Таким образом, НК РФ устанавливает единый срок хранения для любых документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (независимо от формы их составления). Такого же мнения придерживается Минфин России (см. письма от 23.03.2016 № 03-02-08/16273, от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

При организации хранения документов (в т.ч. электронных) организациям необходимо руководствоваться Правилами, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.