Выданные работнику подотчетные суммы облагаются НДФЛ, если расходы не подтверждены документами.
Организации и индивидуальные предприниматели вправе выдавать под отчет работникам наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации (или ИП). Сумма денег, срок, на который они выдаются, подпись руководителя и дата указываются на заявлении подотчетного лица.
При этом работник обязан впоследствии предъявить авансовый отчет о произведенных расходах и приложить к нему документы, подтверждающие расходование подотчетных денежных средств в интересах организации (ИП). Это необходимо сделать не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу.
Такой порядок следует из п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций…".
Если по истечении указанных выше сроков оправдательные документы работником не представлены, денежные средства не возвращены, доказательства наличия (оприходования) соответствующих ТМЦ (работ, услуг) отсутствуют, это означает, что полученные под отчет денежные средства фактически поступили в распоряжение работника.
При этом в налоговой базе по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика (в денежной и натуральной форме), включая доходы, право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ). Следовательно, с невозвращенных подотчетных сумм налоговый агент (работодатель) должен удержать НДФЛ.
Данный вывод следует из постановления Арбитражного суда Центрального округа от 24.12.2015 № Ф10-4388/2015. Он основан на позиции Президиума ВАС РФ, изложенной в постановлениях от 05.03.2013 № 13510/12, от 05.03.2013 № 14376/12 (направлены для использования в работе письмом ФНС России от 24.12.2013 г. № СА-4-7/23263).
Однако такая точка зрения не является бесспорной. Связано это с тем, что невозвращенные подотчетные средства могут быть взысканы работодателем с работника в течение года с момента наступления дня, к которому последний должен отчитаться по полученным суммам (ст. 243, 248, 392 ТК РФ). Следовательно, датой получения работником дохода будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно (см. письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 № А55-15647/2012). Тем не менее правомерность данной позиции, скорее всего, придется доказывать в суде.