Переход на новый План счетов бюджетного учета № 162н в 1С:Бухгалтерии для бюджетных учреждений 7.7 (ред. 6.1)

1. Предварительные действия в ред. 6.1
1.1. Обновление релиза до 644
1.2. Выполнение технологического анализа ИБ.
1.3. Формирование регистров учета, по которым можно сверить правильность переноса данных
2. Порядок перехода на ред. 6.2
2.1. Создание базы для работы в 2011 году и резервной копии рабочей базы редакции 6.1
2.2. Свертка итогов
2.3. Создание резервной копии свернутой рабочей базы редакции 6.1
2.4. Обновление конфигурации на релиз 7.70.645
2.5. Первый запуск информационной базы редакции 6.2.
2.6. Удаление помеченных на удаление объектов
2.7. Формирование регистров учета и сверка данных

В соответствии с Федеральным законом от 8 мая 2010 года № 83-ФЗ “О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений” с 1 января 2011 года типами государственных, муниципальных учреждений признаются автономные, бюджетные и казенные.

Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 декабря 2010 г. № 162н для казенных учреждений утверждены новый План счетов бюджетного учета и Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета.

В связи с существенными изменениями в Плане счетов бюджетного учета и Инструкции по бюджетному учету (далее - План счетов № 162н, Инструкция № 162н) разработана новая редакция типовой конфигурации программы "1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений 7.7" - редакция 6.2 (далее - редакция 6.2).

Редакция 6.2 предназначена для ведения учета казенными учреждениями и бюджетными учреждениями – получателями бюджетных средств в виде ЛБО (ассигнований, предельных объемов финансирования).

Для автономных и бюджетных учреждений, финансовое обеспечение выполнения государственного (муниципального) задания которых осуществляется путем предоставления им субсидий, рекомендуем использовать новый программный продукт «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» на платформе «1С:Предприятие 8.2», которая предназначена для ведения бухгалтерского учета всеми типами государственных и муниципальных учреждений – казенными, бюджетными и автономными (http://v8.1c.ru/stateacc/ ).

В связи с изменением кодировки счетов необходимо вести учет в новой реорганизованной информационной базе. Методика перехода на редакцию 6.2 предусматривает реорганизацию исходной рабочей информационной базы (ред. 6.1, План счетов № 148н) – перенос остатков по состоянию на 01.01.2011 на счета Плана счетов № 162н, справочной информации и всех документов 2011 года согласно правилам учета, регламентированным Инструкцией по бюджетному учету № 162н.

Внимание! Методика перехода предназначена для перехода из типовой конфигурации  "Бухгалтерия для бюджетных учреждений" ред. 6.1 в типовую конфигурацию ред. 6.2.

Если в план счетов редакции 6.1 внесены изменения в режиме «Конфигуратор», то результат переноса данных не гарантирован.

Внимание! Реорганизация информационной базы производится при первом запуске конфигурации, обновленной на редакцию 6.2 (релиз 7.70.645).

Переход на релиз на редакцию 6.2 (релиз 7.70.645) возможен только с релиза 7.70.644.

Для проведения реорганизации рабочей ИБ требуется наличие свободного дискового пространства не меньше, чем 2 объема, который занимает исходная база.

1. Предварительные действия в ред. 6.1

Перед переходом на редакцию 6.2 в информационной базе редакции 6.1 надо выполнить следующие действия:

1.1. Обновление релиза до 644

Если используемый вами релиз конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных учреждений" ниже релиза 7.70.644, следует обновить релиз конфигурации информационной базы (далее - ИБ) на релиз 7.70.644.

1.2. Выполнение технологического анализа ИБ

Запустить ИБ в ред.6.1 отчет "Технологический анализ бухгалтерского учета". Выявленные в отчете ошибки следует устранить перед реорганизацией базы.

Внимание! Если какое-либо исправление ошибок влечет изменение валюты баланса или остатков по счетам, исправление следует вносить в информационную базу редакции 6.2 (после реорганизации информационной базы) операциями за 2011 г.

Также необходимо проверить уникальность кодов справочников «Номенклатура» и «Основные средства» и номеров документов одного вида. При необходимости перенумеровать элементы справочников, документы.

1.3. Формирование регистров учета, по которым можно сверить правильность переноса данных

Рекомендуем сформировать стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» (далее – ОСВ) за период с начала 2011 г. по дату переноса данных по каждому учреждению- балансодержателю, по которому ведется учет в информационной базе.

В Плане счетов редакции 6.1 (план счетов № 148н) счет 401.01 является пассивным. Счету 401.01 плана счетов №148н в новом плане счетов № 162н соответствуют субсчета 401.10 и 401.20. На счет 401.10 переносятся данные счета 401.01 по КОСГУ группы 100, на счет 401.20 переносятся данные счета 401.01 по КОСГУ группы 200.

Поэтому при стандартной настройке ОСВ данные по счету 401.00 в редакциях 6.1 и 6.2 будут отличаться. В редакции  6.1 данные по счету 401.01 будут свернуты, так как счет является пассивным. В редакции 6.2 соответствующие счета 401.20 – активный, 401.10 – пассивный.

Для сопоставимости данных рекомендуем выполнить настройку счетов 401.01.1 и 401.01.2 по субконто «КОСГУ».

Для этого в форме настройки параметров формирования ОСВ надо нажать кнопку «Настройка» в открывшейся форме с помощью кнопки «+» надо ввести счета 401.01.1 и 401.01.2. Затем в графе «Субконто» для каждого счета надо оставить разворот только по субконто «КОСГУ» и сохранить настройки нажатием кнопок «ОК».

Сформированный отчет следует распечатать или сохранить в файл.

Также рекомендуем сформировать ОСВ по основным счетам учета с разворотом по соответствующей аналитике.

Внимание! Все дальнейшие операции по переходу производятся в монопольном режиме запуска «1С:Предприятие».

2. Порядок перехода на ред. 6.2

2.1. Создать копию рабочей базы редакции 6.1 для работы в 2011 году.
2.2. В базе 2011 года произвести свертку остатков и удаление помеченных на удаление объектов.
2.3. Создать резервную копию свернутой рабочей базы редакции 6.1.
2.4. Обновить конфигурацию на релиз 7.70.645.
2.5. Выполнить первый запуск информационной базы редакции 6.2 (релиз 645) в монопольном режиме.

При первом запуске обновленной конфигурации производится реорганизация информационной базы.

2.5. Выполнить полный пересчет итогов.
2.6. Выполнить удаление помеченных на удаление объектов.
2.7. Проверить результат переноса данных.

Внимание! Необходимо строго соблюдать последовательность действий

Рассмотрим порядок перевода информационной базы на редакцию 6.2 более подробно.

2.1. Создание базы для работы в 2011 году и резервной копии рабочей базы редакции 6.1

2.1.1. Скопируйте весь каталог рабочей базы редакции 6.1 в новый каталог, например BBU2011.

В форме запуска программы пропишите путь к новому каталогу, например:

«Бюджетная конфигурация ред.6.2 (2011)».

2.1.2. Создайте архивную (резервную) копию рабочей информационной базы.

Создание архивной (резервной) копии рабочей информационной базы производится при запуске ИБ в режиме "Конфигуратор" (пункт "Сохранить данные" меню "Администрирование" главного меню программы).

Внимание! Не удаляйте "старую" информационную базу, в которой учет велся ранее, или ее архивную копию.

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 г. № 129-ФЗ (статья 17, п. 2) "рабочий План счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз".

Внимание! Вся дальнейшая работа будет производиться со вновь созданной ИБ (BBU2011).

2.2. Свертка итогов

2.2.1. Запустите ИБ (BBU2011) в режиме "Предприятие" в монопольном режиме.

2.2.2. Произведите свертку вашей информационной базы.

Для проведения свертки следует использовать обработку WRAP.ERT из релиза конфигурации 7.70.645 (ред. 6.2).

Для подключения обработки необходимо предварительно переписать из подкаталога EXTFORMS каталога, в котором установлено обновление

...UPDATE\1SBUD62\ExtForms\,

файл WRAP.ERT в каталог EXTFORMS вашей информационной базы (BBU2011).

Запустите обработку (Сервис - Дополнительные возможности - Свертка бухгалтерских итогов) и установите в ней следующие параметры:

Дата - "31.12.2010";

Корр.счет - "00";

Способ удаления проводок - "Пометить на удаление документы";

Запустите обработку на выполнение кнопкой "Выполнить".

После завершения свертки будут помечены на удаление документы, которые формируют проводки, и операции с начала ведения учета в программе до даты свертки 31.12.2010 включительно, а также сформированы входящие остатки датой 31.12.2010, документы 2011 г. будут сохранены.

2.2.3. Удаление помеченных объектов

После проведения свертки объекты, помеченные на удаление, следует удалить окончательно (меню "Операции - Удаление помеченных объектов").

2.2.4. Удаление неиспользуемых данных

Для сокращения времени реорганизации ИБ рекомендуем удалить следующие данные.

1) Если в плане счетов присутствуют счета с префиксом «П» (переоценка), на которых в 2008 г. были отражены результаты переоценки ОС и НМА, их следует пометить на удаление.

2) Также следует пометить на удаление операции по остаткам на счетах с префиксом «П».

Это удобно сделать в журнале операций с разделением на Журнал операций и Журнал проводок (при выборе операции внизу будут видны ее проводки).

3) В Общем журнале можно пометить на удаление документы, которые не формируют проводок, за период с начала ведения учета в программе до даты 30.12.2010 г.

Это можно выполнить с помощью групповой обработки документов (меню «Сервис - Обработка документов»).

В форме «Обработка документов» следует установить период отбора документов – с даты начала ведения учета в программе (даты первого документа в Общем журнале) по 30 декабря 2010 года (именно 30 декабря!).

В поле «Виды обрабатываемых документов» надо включить все виды документов с помощью кнопки «Переместить влево».

В поле «Обработка» выбрать вид обработки «Пометить на удаление».

В поле «Обрабатываемые документы» установить опцию «Все, удовлетворяющие заданным условиям».

Для запуска обработки нажать кнопку «Выполнить».

Затем следует удалить помеченные на удаление объекты (меню "Операции - Удаление помеченных объектов").

Внимание! Документы, которые не удастся удалить из-за наличия на них ссылок, не нужно пытаться удалять. Их следует оставить в том же виде.

Внимание!
При обновлении производится реорганизация ИБ - перезапись элементов справочников «Номенклатура» и «Основные средства», документов. При нарушении уникальности кодов элементов справочников и номеров документов обновление не будет выполнено.

Прежде чем проводить обновление ИБ, рекомендуем проверить уникальность кодов справочников «Номенклатура» и «Основные средства» и номеров документов и при необходимости перенумеровать неуникальные коды.

2.3. Создание резервной копии свернутой рабочей базы редакции 6.1

Создание архивной (резервной) копии рабочей информационной базы производится в режиме запуска ИБ "Конфигуратор" (пункт "Сохранить данные" меню "Администрирование" главного меню программы).

Внимание!

Для свернутой рабочей базы редакции 6.1 следует установить новое имя архива.

2.4. Обновление конфигурации на релиз 7.70.645

Откройте  ИБ (BBU2011) в режиме "Конфигуратор" и произведите обновление конфигурации до релиза 7.70.645.

Для обновления релиза конфигурации следует использовать режим "Объединение конфигураций" (меню "Конфигурация" - "Объединение конфигураций").

Вам потребуется файл метаданных (файл 1Cv7.MD) нового релиза конфигурации.

Релиз конфигурации для обновления установлен в подкаталоге UPDATE.

После обновления подкаталог UPDATE может быть удален или использован для следующих обновлений.

Объединение конфигураций производится согласно описанию, приведенному в файле update.txt (содержится в каталоге UPDATE обновления).

2.5. Первый запуск информационной базы редакции 6.2.

Выполнить первый запуск ИБ редакции 6.2 (релиз 645) в режиме «1С:Предприятие».

При первом запуске обновленной конфигурации производится реорганизация информационной базы.

Реорганизация выполняется в два этапа.

На первом этапе план счетов приводится в соответствие Плану счетов № 162н.

После преобразования Плана счетов выдается сообщение о том, что необходимо выполнить полный пересчет итогов для последующего обновления. Следует нажать кнопку «ОК».

Будет выдано предложение, завершить работу программы.

Следует ответить «Да» для завершения работы программы, а затем запустить ИБ (BBU2011) повторно в режиме «1С:Предприятие».

На запрос программы о необходимости пересчета итогов следует ответить «Да», нажав соответствующую кнопку.

После пересчета итогов будет выполнен следующий этап реорганизации информационной базы.

На втором этапе производится замена счетов в справочниках «Номенклатура» и «Основные средства», а также во всех документах и проводках.

После завершения реорганизации информационной базы выдается информация о завершении обработки. Следует нажать кнопку «ОК».

2.6. Удаление помеченных на удаление объектов

Выполнить удаление помеченных на удаление объектов (меню "Операции - Удаление помеченных объектов").

2.7. Формирование регистров учета и сверка данных

Для проверки результата переноса данных в ИБ ред. 6.2 следует сформировать те же регистры, которые были сформированы в ИБ редакции 6.1 (на этапе 1.3).

При первом запуске обновленной конфигурации производится реорганизация информационной базы.

На этапе 1 производится реорганизация плана счетов: удаляются счета, отсутствующие в Плане счетов №162н, и вводятся счета согласно Плану счетов №162н.

На этапе 2 производится перенос данных со счетов Плана счетов № 148н на счета Плана счетов №162н согласно Таблице соответствия счетов (Приложение 1 к письму Минфина России от 29.12.2010 № 02-06-07/5396).

Таблица соответствия счетов приведена в файле 148_162.mxl. Для просмотра Таблицы в меню «Сервис – Дополнительные возможности – Соответствие планов счетов № 148н и 162н» главного меню программы файлы 148_162.mxl и 148_162.efd следует скопировать из подкаталога EXTFORMS каталога, в котором установлено обновление

...UPDATE\1SBUD62\ExtForms\,

в каталог EXTFORMS вашей информационной базы (BBU2011).

Следует учитывать, что счету 401.01 в новом плане счетов № 162н соответствуют субсчета 401.10 и 401.20. Поэтому итоги на дату перехода в ОСВ, сформированной в ИБ ред. 6.1, не будут соответствовать ОСВ, сформированной в ИБ ред. 6.2.

Данные по КОСГУ 100 счета 401.01 редакции 6.1 надо сравнивать с данными по счету 401.10 редакции 6.2. Данные по КОСГУ 200 счета 401.01 надо сравнивать с данными по счету 401.20.

Если есть другие расхождения, надо сверить данные ОСВ по каждому счету. При расхождении данных по конкретному счету следует проверить данные в отчете «ОСВ по счету» по этому счету.

При обнаружении ошибок вносить исправления надо в соответствующие документы ИБ ред.6.2.

Внимание! Не удаляйте "старую" информационную базу, в которой учет велся ранее, или ее архивную копию.

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 г. № 129-ФЗ (статья 17, п. 2) "рабочий План счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз".