Вопрос аудитору
Всем увольняющимся сотрудникам организация выдает обходные листы, которые нужно подписать в бухгалтерии (об отсутствии задолженности по полученным авансам), в административно-хозяйственном отделе (о сдаче выдаваемой мебели, техники, специальной и форменной одежды, инвентаря и т. п.). Не все работники приносят подписанный обходной лист. Имеет ли организация право требовать заполнения обходного листа? Можно ли не выдавать таким сотрудникам трудовые книжки, пока они не принесут подписанный обходной лист?
В трудовом законодательстве не закреплена обязанность работодателя выдавать обходной лист. Однако нет и запрета на его выдачу. На практике многие работодатели выдают обходной лист увольняющимся сотрудникам – его заполнение подтверждает, что сотрудник выполнил все обязательства перед работодателем.
Работодатель может установить в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка) обязанность работника заполнить обходной лист при увольнении. Форму такого листа работодатель вправе утвердить самостоятельно. В ней можно предусмотреть перечень структурных подразделений, руководители которых должны проставить отметку о том, что сотрудник вернул полученное ранее имущество организации (либо не получал его).
Однако обязанность заполнить обходной лист, установленная локальным нормативным актом, не позволяет работодателю задерживать выдачу сотруднику трудовой книжки в качестве меры ответственности за её неисполнение. В соответствии с ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ работодатель должен в день увольнения выдать сотруднику трудовую книжку и произвести окончательный расчет. Эта норма обязательна для всех.
За задержку выдачи сотруднику трудовой книжки при увольнении работодателю грозит предупреждение или штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для организаций – в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
- для должностных лиц и ИП – от 1 000 до 5 000 руб.
Кроме того, за такое нарушение предусмотрена материальная ответственность. По статье 234 ТК РФ работодатель обязан выплатить сотруднику средний заработок за весь период, в который последний был лишен возможности трудиться, в том числе из-за задержки трудовой книжки.
Таким образом, работодатель вправе обязать сотрудника заполнить обходной лист при увольнении, но не может удерживать трудовую книжку, если работник не сдаст обходной лист. Аналогичный вывод содержится в письме Минтруда России от 16.09.2020 № 14-2/ООГ-14959.