Порядок внесения изменений в график отпусков Трудовым кодексом РФ не определен. Если работник не уходит в ежегодный отпуск в запланированный срок, изменения (дополнения) в график отпусков вносятся посредством заполнения специальных граф, предусмотренных для информации о перенесенных отпусках. Такую информацию, как правило, вносят вручную.

Например, при использовании работодателем унифицированной формы графика отпусков (форма № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) необходимо заполнить раздел "Перенесение отпуска":

• графу 8 "Основание (документ)";
• графу 9 "Дата предполагаемого отпуска".

В графе 10 "Примечание" можно указать причину переноса ежегодного отпуска. Поскольку отпуск работника начинается не с той даты, которая была первоначально запланирована, в графе 6 и графе 7 запланированная и фактическая даты будут различаться.

При использовании самостоятельно утвержденной работодателем формы графика отпусков в ней необходимо предусмотреть графы для отражения указанной информации.