Вопрос аудитору
Сотрудник перестал ходить на работу. По телефону отказывается объяснить отсутствие, в табеле проставляется код "НН". Если работодатель планирует увольнять сотрудника за прогул, обязательно ли составлять акт?
Для увольнения сотрудника в соответствии с законодательством составление акта о прогуле необязательно. Однако рекомендуем такой документ составлять, поскольку он будет дополнительным доказательством отсутствия на рабочем месте в судебном споре.
Обоснована такая позиция следующим.
Уволить работника за прогул можно, только если он отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин. Отсутствие должно длиться в течение всего рабочего дня (смены) либо в течение более чем четырех часов подряд (пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ).
Увольнение при таком отсутствии является мерой дисциплинарной ответственности, поэтому увольнять сотрудника нужно с соблюдением норм ст. 193 ТК РФ, т.е. сначала следует затребовать письменное объяснение. До тех пор, пока сотрудник отсутствует на работе, узнать причину отсутствия и определить, является ли она уважительной, работодатель не может. Ему остается только фиксировать отсутствие сотрудника на рабочем месте.
Для этого достаточно заполнить табель учета рабочего времени. Однако акт, подписанный несколькими сотрудниками, будет более весомым доказательством в суде при возникновении спора с работником (см. например, определение Седьмого КСОЮ от 23.12.2019 № 88-1568/2019). Некоторые суды считают отсутствие актов нарушением процедуры увольнения за прогул (апелляционное определение Московского областного суда от 24.08.2022 по делу № 33-24704/2022).
Отметим, что на сайте Роструда онлайнинспекция.рф высказано мнение, согласно которому акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте необходимо составлять, даже если у работодателя действует электронная система пропусков.
Периодичность составления и количество таких актов работодатель определяет самостоятельно. Для увольнения достаточно фиксации одного периода отсутствия определенной длительности (более 4 часов подряд или в течение смены). Важно, чтобы акт был составлен в день отсутствия сотрудника.
Отметим также, что неознакомление сотрудника с актом (актами) отсутствия его на рабочем месте не является основанием для признания увольнения за прогул незаконным, если нет нарушений процедуры (определения Второго КСОЮ от 01.12.2020 по делу № 88-26090/2020 и Шестого КСОЮ от 24.12.2020 № 88-24894/2020, апелляционное определение Саратовского областного суда от 13.08.2020 по делу № 33-5115/2020, 2-1409/2020).