1С:Документооборот.
Новое в версии 2.1.18

Введение

Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 2.1.18 от версии 2.1.17.

Что нового

Еженедельные отчеты о трудозатратах

Версии: КОРП, ДГУ

В новой версии программы появились еженедельные отчеты. Они помогут отследить динамику работ, трудозатраты по конкретным задачам и построить планы на следующую неделю.

Чем полезны:

Как включить: для использования еженедельных отчетов нужно изменить политику учета рабочего времени:

Для этого в Настройках программы – Проекты и трудозатраты нужно выбрать один из предложенных вариантов работы.

Если выбрана политика учета Использовать еженедельные отчеты, то вводятся только они, и в них заполняется закладка Работы с разбивкой по дням недели. Она, как и раньше, может заполняться автоматически, если пользователь включил указание фактических трудозатрат.

Если выбрана политика Использовать ежедневные и еженедельные отчеты, то ежедневные отчеты вводятся, как прежде; в еженедельных нет закладки Работы, а есть только сводка по дням недели со ссылками на ежедневные отчеты, а также закладки с достижениями, неудачами и планами.

Как создать: из списка Мои отчеты или просто командой Создать – Отчет за неделю из раздела Учет времени.

Отчет за неделю оформляется в последний день этой недели – пятницу и содержит сводную информацию обо всех работах, которые сотрудник выполнил.

В зависимости от политики учета рабочего времени новый отчет может быть заполнен вручную или автоматически из ежедневных отчетов, оформленных за текущую неделю. Автоматически заполненные данные можно изменить, в том числе полностью создать отчет с нуля.

В табличной части отчета за неделю есть список работ, длительность на каждый день недели, вид работ и проект, задача, к которому относится работа.

На закладке Дни недели нужно вручную отметить, какие из дней в течение недели являлись больничными, отсутствием, отпуском. Далее заполнить достижения, неудачи, планы.

Контроль за рабочим временем подчиненных

Версии: КОРП, ДГУ

Теперь в списке Отчеты подчиненных выводятся не просто заполненные отчеты, а сотрудники подразделения с пометкой о наличии отчета или его отсутствии.

Руководителю будет проще увидеть, кто из подчиненных забыл заполнить отчет о рабочем времени, кому удается работать выдержать норму по графику времени, а кто даже перерабатывает. Прямо из списка можно написать письмо или открыть чат. Прямо в списке видны отсутствия сотрудников, чтобы отсутствие отчета не вводило руководителя в заблуждение.

Для анализа более крупных периодов, а также для анализа по крупным отделам и по предприятию в целом в разделе Учет времени – Отчеты появились три новых варианта отчета.

Развитие поддержки удаленной работы в отсутствиях

Версии: КОРП, ДГУ

Мы внесли ряд изменений в новую версию программы, чтобы сделать отражение удаленной работы в отсутствиях еще удобнее.

Вид отсутствия Временная удаленная работа переименован в Удаленная работа, флаг Работаю удаленно переименован в Буду на связи.

Если вы выбрали причину отсутствия Удаленная работа, то флаг Буду на связи устанавливается автоматически без возможности его снять, также недоступно поле Заместитель. Ведь если вы работаете удаленно, вы должны быть на связи любым из оговоренных на вашем предприятии способов. Если вы недоступны, необходимо выбрать другую причину отсутствия.

Отсутствие с флагом Буду на связи отключает предупреждение о делах, запланированных на время отсутствия.

В общем писке отсутствующих вместо флага Скрыть работающих удаленно появился отбор Все / Только работающие удаленно / Только не работающие удаленно.

Изменения в отчетах:

Отсутствующие сотрудники, которые не могут быть на связи, теперь помечены восклицательным знаком в адресной книге, исходящих письмах, списках Задачи отдела и Задачи подчиненных.

В календаре настройка Скрыть удаленную работу переименована в Скрыть отсутствия с признаком «На связи».

Настройка Устанавливать флаг «Работаю удаленно» по умолчанию удалена.

Чат-бот (тестовый режим)

Версии: КОРП, ДГУ

Возможность работает в тестовом режиме и будет развиваться в следующих версиях программы.

В программе появился чат-бот. Мы назвали его – Ася. Она еще «учится», но уже умеет отвечать на некоторые вопросы, открывать файлы и выполнять действия.

Это простой в настройке помощник со следующими возможностями:

Как это работает:

Просто напишите Асе в Обсуждениях свой вопрос или его часть. Например:

Как настроить:

Чат-бота включает администратор Настройки программы – Общие – Использовать чат-бот – Настройки. Настройки отображаются только если в программе включены Обсуждения.

Мы создали специального пользователя Ася (бот в помощь). Если вы хотите поменять имя или фотографию – сделайте это в карточке этого пользователя. Затем выберите его в настойках и придумайте приветственное сообщение.

Примечание

Если создать приветственное сообщение и настроить несколько состояний, то чат бот поздоровается с каждым пользователем один раз при его входе в программу.

Настроить чат-бота так, чтобы он отвечал на вопрос и открывал файлы, может сотрудник без навыков программирования и специальных знаний. Нужно просто перейти по ссылке Состояния чат-бота и добавить новое состояние.

По умолчанию состояния не настроены. После обновления вам необходимо сделать это самостоятельно под ваши сценарии. Примеры настроек можно взять из демобазы и сделать по аналогии.

Примечание

Право на настройку чат-бота имеет администратор и пользователь, в полномочия которого вы включите роль Администратор чат-бота.

Карточку состояния заполнить очень просто:

  1. Добавить ключевые слова, по которым чат-бот будет искать это состояние.
  2. Фразу, которой ответит чат-бот.
  3. Если нужно, добавить вложения – файлы или папки.
  4. Установить флажок Используется.

Флаг Доступно из любого состояния сделает состоянием доступным при поиске по ключевым словам из любых других состояний. Даже если вы вошли в какое-то состояние с подчиненными элементами.

Рекомендации по подбору ключевых слов:

Если вы хотите, чтобы чат-бот выполнил какое-то действие, например, создал письмо или отсутствие, открыл какой-то список с отборами, нажмите кнопку Расширенные настройки. Для настройки действия уже потребуются навыки программирования на языке 1С. В качестве примера можно использовать скрипты из демобазы.

Здесь можно прописать любой код, доступный на клиенте. Параметром этого действия может служить любая ссылка, дата, число, строка. Можно добавить Вычисляемые параметры, по сути это автоподстановки для чат-бота. С их помощью можно, например, вычислить Руководителя, Подразделение сотрудника и пр.

Для проверки корректной работы скрипта есть контекстная команда Проверить.

Примечание

Действия чат-бота не поддерживаются в веб-клиенте.

Как анализировать:

Для анализа и улучшения работы чат-бота используйте историю бесед с ним. Открывается по одноименной команде в меню раздела Настройка и администрирование.

В списке видно, что спрашивал пользователь и что отвечал ему чат-бот. Эта информация позволит улучшить наполнение ключевых слов для состояний и понять потребности пользователей для новых настроек состояний.

Получение уведомлений в «центре оповещений» и чате

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ

Теперь уведомления, которые раньше всплывали Окном, отображаются в Центре оповещений.

Каждое уведомление отображается отдельной записью и считается просмотренным при открытии. Повторно уведомления не всплывают.

Информация и предупреждения отображается с иконкой .

Ошибки – с иконкой .

В версии КОРП появилась возможность получать уведомления не только в Центре оповещений, но и через чат-бота. Возможность доступна если включено использование Обсуждений и Чат-бота.

Настроить способ получения уведомлений в чате может как администратор, так и пользователи в персональных настройках программы.

После обновления получение уведомлений в центре оповещений включится автоматически. Чтобы отключить это поведение, в настройках уведомлений достаточно снять флаг Уведомления окном показывать в центре оповещений.

Автообновляемые чаты для проектов, подразделений, мероприятий и рабочих групп

Версии: КОРП, ДГУ

В новой версии программы можно создавать чаты для подразделений, рабочих групп, мероприятий, проектов.

В этот чат автоматически попадут все сотрудники выбранного подразделения, участники мероприятия, проекта или рабочей группы.

Состав участников чата будет обновляться автоматически. Например, новый сотрудник подразделения будет автоматически добавлен в чат, а переведенный или уволенный сотрудник – из чата исключен.

Чтобы создать чат или перейти в уже созданный, в карточке подразделений, мероприятий, проектов и рабочих групп достаточно нажать на кнопку . Она доступна всем участникам этих объектов.

Как настроить:

Возможность доступна только если в программе включены Обсуждения.

Администратор может настроить и создать автообновляемые чаты в разделе Настройка и администрирование – Настройка программы – Общие настройки – Обсуждения.

Лимит количества участников чата по умолчанию составляет 200 человек. Эту цифру можно изменить.

Если флаг Добавить обсуждения для новых подразделений автоматически установлен, то при добавлении новых подразделений автоматически появится и чат для его участников.

По ссылке Создать автоматические обсуждения администратор после обновления можем быстро создать большое количество чатов.

Поддержка работы в разных часовых поясах

Версии: КОРП, ДГУ

Теперь программа поддерживает работу сотрудников в различных часовых поясах в мероприятиях, отсутствиях, бронировании помещений. В этих сценариях пользователи теперь видят даты в часовом поясе своего компьютера.

Если часовой пояс компьютера отличается от часового пояса сервера – программа показывает разницу голубым цветом.

Поддержка часовых поясов включится автоматически при обновлении. Это можно изменить в настройках программы или персональных настройках:

Значение настройки:

Встроенный html-редактор файлов

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ

В новой версии программы появилась возможность открывать html-файлы во встроенном редакторе с активными ссылками и форматированием.

txt-файлы теперь тоже открываются на просмотр в html-поле с активными ссылками.  

Как настроить:

В персональных настройках работы с файлами выбрать способ открытия html-файлов – Во встроенном редакторе. После обновления это значение будет установлено по умолчанию.

Если настройка установлена, то html-файлы будут открываться во встроенном редакторе.

В окне просмотра справа расположены команды работы с файлом. При выполнении команды Редактировать и откроется html-редактор с панелью всех необходимых команд: управление шрифтами, начертанием, цветом, вставками, выравниванием, цитированием, добавлением гиперссылок.

Работа со ссылками поддерживается и в редакторе html-, и txt-файлов. Если вы вставляете ссылку на данные в 1С:ДО, то ее представление меняется на наименование этих данных. Если ссылка на справочник Файлы, то по ней откроется сам файл, а не его карточка.

Просмотр сканов документов во встроенном редакторе

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ

В новой версии программы появилась возможность открыть сканы документов во встроенном редакторе. Вместе со сканом открывается его распознанный текст.

Как настроить:

В персональных настройках работы с файлами выбрать способ открытия сканов – Во встроенном редакторе.

Если настройка установлена, то сканы открываются на просмотр во встроенном редакторе, а на редактирование – во внешнем приложении.

Если распознавание включено, то во встроенном редакторе слева отображаем скан, справа распознанный текст. Текст распознается автоматически.

Распознанный текст можно скопировать и использовать для цитирования или выполнить по нему поиск (Ctrl+F).

Если распознавание отключено или на момент открытия распознанный текст отсутствует, отображается только превью скана.

В окне просмотра справа расположены команды работы с файлом.

Автоматический возврат отредактированных файлов в базу

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ

Теперь программа автоматически «возвращает» отредактированные файлы в базу в следующих случаях:

Вы можете настроить список расширений файлов, которые программа будет «возвращать» в базу автоматически.

Формирование описания подчиненных задач из резолюции

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ

В новой версии программы изменен порядок формирования описания для подзадач.

Раньше при создании подзадач исполнения в описание попадал весь текст резолюции, а не конкретное описание вышестоящей задачи. Теперь описание подзадач всех типов берется из исходной задачи или истории выполнения процесса.

В описание подзадач «Рассмотрение – Обработать резолюцию» попадает текст резолюции.

Автоматическое получение обновлений

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ

Теперь, если подключена интернет-поддержка, программа при запуске сообщит вам о наличии обновлений, предложит автоматически скачать и установить их.

Если интернет-поддержка не подключена, это можно сделать в разделе Настройка и администрирование – Поддержка и обслуживание – Интернет-поддержка и сервисы.

По умолчанию Монитор Портала 1С:ИТС с информацией об обновлении. Показ каждый день можно отключить, выбрав вариант При наличии новой информации.

Важно!

Не забывайте делать резервное копирование перед обновлением.

Технические особенности:

Если программа снята с поддержки, то обновление будет скачано, но установка завершится неудачей. Это можно будет увидеть по ошибке в Журнале регистрации.

Если конфигурация требует новой версии платформы, можно автоматически скачать и установить и новую версию платформы.

При использовании файловой версии обновление платформы только на одной из машин может сделать невозможным использование конфигурации с других машин со старой версией платформы.

При использовании клиент-серверной версии сервер автоматически не обновится.

В этих случаях обновление платформы лучше выполнять вручную.

Обновление доступно начиная с версии 2.1.18, то есть можно обновить 2.1.18 на 2.1.19, но не 2.1.17 на 2.1.18.

ЭДО: Контроль создания внутренних документов до на основании входящих электронных документов

Версии: КОРП, ДГУ

В новой версии программы расширены настройки отражения входящих электронных документов во внутренних документах ДО – теперь у них более дружелюбный интерфейс.

В карточке настроек обмена ЭДО с контрагентом настройки создания документов вынесены в отдельную колонку, в которой виден индикатор корректности этих настроек.

Индикатор корректности настроек может принимать три положения:

При переходе по ссылкам откроется карточка настроек отражения входящих электронных документов во внутренних документах ДО.

Как и прежде, здесь доступен выбор шаблона заполнения реквизитов документа, но теперь программа подскажет, заполнен ли в шаблоне необходимый реквизит. Если реквизит не заполнен, нужно будет указать его напрямую в настройке. Помимо этого, появилась возможность выбрать значение определенного реквизита, вне зависимости от правила, которое указано в шаблоне.

Появилась возможность настроить заполнение наименования и содержания входящих документов. Для этого нажмите на кнопку выбора в шаблонах наименования и заполнения.

В открывшейся карточке можно «собрать» шаблон заполнения, подобрав параметры. В указанном шаблоне верно заполненные параметры будут выделены синим цветом, если какие-либо из параметров нельзя разобрать, они выделятся красным.

Параметры в тексте представляют собой участок формата «[Имя параметра]». По этим причинам в заполнении шаблонов присутствуют определенные ограничения:

При записи правила проходит проверка корректности введенных настроек. Если не заполнены обязательные реквизиты, программа предупредит о том, что документы созданы не будут.

В случае ошибки в шаблоне или незаполненного наименования программа предупредит о том, что существуют проблемы и документы будут созданы с ошибками. При этом правило можно записать даже с ошибками, для возвращения к его редактированию позже.

При записи настроек программа проанализирует каждое из правил и сообщит о проблемах, если они будут.

БИД: открытие предметов задач

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ

Теперь в списках Задачи мне и Задачи интегрированной с 1С:ДО системы стало проще понять, есть ли связанный с предметом объект ИС или нет. Соответствующая пометка отображается в заголовке предмета.

В меню Еще появилась новая команда Открыть основной предмет – открывает карточку основного предмета из 1С:ДО.

В контекстном меню списка предметов теперь только одна команда Открыть карточку. По команде в зависимости от наличия связи будет открываться или связанный документ ИС или документ ДО. Что именно будет открыто можно понять из заголовка предмета.

БИД: согласование переноса срока исполнения задач

Версии: КОРП, ДГУ

В новой версии программы в ИС доступен перенос срока исполнения задач.

В списках и карточках задач в меню Еще теперь доступна команда Согласовать перенос срока, а также ссылка Срок в описании задачи.

По команде откроется карточка запроса на переноса срока. Подробнее об этой возможности: здесь.

Новый интерфейс настройки мобильного приложения

Версии: КОРП, ДГУ

Мы упростили интерфейс настроек мобильного приложения: теперь все они расположены в одном окне.

Как найти: Настройки – Персональные настройки – Мобильное приложение.

По ссылке Папки синхронизации нужно отметить папки писем, которые вы хотите видеть на мобильном.

По ссылке Общие настройки нужно выбрать за какой период нужны данные, установить ограничение на размер файлов, включить протоколирование:

По ссылке Скачать приложение откроется помощник установки.  

Отсутствия в мобильном приложении

Версии: КОРП, ДГУ

В мобильном приложении появились отсутствия.

Как настроить: в настольном клиенте в персональных настройках приложения нужно установить флаг Мои отсутствия. Срок хранения отсутствий в приложении равен общему сроку хранения данных.

После этого на рабочем столе приложения появится раздел Мои отсутствия .

В мобильном приложении можно просматривать свои отсутствия, создавать или редактировать уже созданные.

Исправленные ошибки

Версия ПРОФ

Версии КОРП, ДГУ

Списки исправленных ошибок также можно посмотреть на сайте поддержки пользователей:

Порядок обновления с предыдущих версий

Особенности обновления с предыдущих версий

Перед обновлением с версии 2.1.12 и ниже, снятой с поддержки

При обновлении с версии 2.1.12 и ниже, снятой с поддержки, нужно перед сравнением-объединением с новой версией удалить регистры:

В версии 2.1.13 вместо перечисленных добавлены регистры с такими же именами, но с другой структурой.

Перед обновлением с версии 2.0 (КОРП, ДГУ)

Перед обновлением с редакции 2.0 необходимо:

  1. В монопольном режиме выполнить обработку Переход_с_20_на_21.epf. Обработка включена в состав дистрибутива.
  2. Не допуская работы пользователей, приступить к обновлению.

При использовании РИБ, обработка должна быть выполнена в каждом узле РИБ.

Перед обновлением с версии 2.1.0 (ознакомительная)

Перед обновлением с версии 2.1.0 запустите обработку Переход_с_210_на_211.epf. Обработка включена в состав дистрибутива.

При переходе с версий 2.0 и 1.4 запуск обработки не требуется.

При обновлении со всех предыдущих версий

Если дополнительная процедура обработки данных ВерсионированиеОбъектов.ОбновитьСведенияОВерсияхОбъектов выполняется более нескольких часов, необходимо:

После обновления с версии 1.4.13

После обновления на 2.1 для начального заполнения списка Мои документы необходимо запустить обработку ЗаполнениеСпискаМоиДокументы.

Обратите внимание: при большом количестве документов обновление информационной базы на версию 2.1 может занять продолжительное время.

Порядок обновления на редакцию 2.1

Рабочую информационную базу можно перевести на новую версию «1С:Документооборота» несколькими способами:

  1. Полное обновление – запустить обновление, дождаться его полного завершения, разрешить вход пользователям в базу. Этот способ подходит для небольших и средних информационных баз, обновление которых может пройти за несколько часов.
  2. Частичное обновление – запустить обновление, дождаться нужного прогресса пересчета прав и разрешить пользователям вход в программу, не дожидаясь полного завершения обновления. Этот способ подходит для средних и крупных информационных баз.
  3. Плавное обновление – развернуть полноценную копию информационной базы, запустить обновление, дождаться его полного завершения и настроить регулярную синхронизацию копии с основной базой. Этот способ подходит для особо крупных внедрений. Его мы и рассмотрим подробнее.

Примечание

Плавное обновление на редакцию 2.1 рекомендуется использовать в следующих случаях: если время полного или частичного обновления велико (день или больше); если перед вводом в эксплуатацию требуется тщательное тестирование информационной базы, которое может занять несколько дней. Инструкция по проведению плавного обновления – http://v8.1c.ru/doc8/news/update_2_1.htm.

Расчет прав после обновления (КОРП, ДГУ)

При завершении обновления на версию 2.1 автоматически запускается полный пересчет прав. Пересчет выполняется автоматически и состоит из трех шагов:

  1. Очистка прав,
  2. Расчет обязательных прав,
  3. Расчет всех остальных прав.

При полном обновлении необходимо дождаться окончания расчета прав и разрешить пользователям вход в базу. При частичном обновлении можно разрешить вход пользователей на третьем шаге расчета прав.

На каждом шаге отображается прогноз времени расчета, количество обработанных и оставшихся объектов.

Шаг 1. Очистка прав. На первом шаге выполняется очистка прав доступа.

Очистка прав при обновлении

При выполнении очистки прав пользователи не смогут войти в программу. При попытке сделать это, они увидят следующее сообщение.

Сообщение программы при обновлении на новую версию

Шаг 2. Расчет прав обязательных объектов. На втором шаге рассчитываются права, без которых пользователи не смогут работать с другими объектами. Это права на папки документов, папки файлов, виды документов, категории и другие.

На этом шаге пользователям запрещен вход в программу.

Расчет прав обязательных объектов

Шаг 3. Расчет прав оставшихся объектов. На третьем шаге выполняется расчет оставшихся прав, которые не препятствуют работе пользователей. Расчет ведется по дате, по убыванию, т.е. в первую очередь будут расcчитаны права самых свежих данных.

По умолчанию до окончания расчета вход пользователей в программу запрещен. Но если вы видите, что расчет прав уже достаточно продвинулся, можно, не прерывая расчет, разрешить вход пользователей в программу. Обратите внимание: при этом никому кроме администратора не будут доступны объекты, права которых не еще рассчитаны.

Расчет прав оставшихся объектов

Чтобы разрешить пользователям вход в программу до окончания расчета необходимо:

  1. Проанализировать, до какой даты права уже рассчитаны. Информация отображается в колонке По дату. Права рассчитываются в обратном хронологическом порядке.
  2. Оценить оставшееся время выполнения расчета прав и принять решение о разрешении входа пользователей в программу.
  3. Если пользователям можно работать в программе, необходимо нажать кнопку Разрешить вход в программу. При этом пересчет прав продолжится, а пользователи смогут работать в программе. Некоторые данные будут недоступны до полного окончания расчета.

Примечание

Не закрывайте программу до завершения обработки! Если программа закрыта и произошел перезапуск процесса на сервере, то расчет прав прервется. Для возобновления  расчета необходимо запустить сеанс администратора.  

При работе в распределенной информационной базе пересчет прав после обновления выполняется в каждом узле РИБ при обновлении на «1С:Документооборот» редакции 2.1 и при создании нового узла в «1С:Документообороте» редакции 2.1.

Если по каким-то причинам данный способ обновления не подходит (например, ожидаемое время расчета велико, а пользователям постоянно нужен быстрый доступ ко всем данным, накопленным за время работы в программе), воспользуйтесь инструкцией по плавному переходу на «1С:Документооборот» 2.1 http://v8.1c.ru/doc8/news/update_2_1.htm.

Расчет прав после обновления (ПРОФ)

При завершении обновления на версию 2.1 автоматически запускается полный пересчет прав. Пересчет выполняется автоматически и состоит из трех шагов:

  1. Очистка прав,
  2. Расчет прав папок,
  3. Расчет прав объектов.

Пересчет прав выполняется в монопольном режиме, вход пользователей в программу запрещен. При попытке сделать это, они увидят следующее сообщение.

Сообщение программы при обновлении на новую версию

На каждом шаге отображается примерное время расчета и прогресс выполнения расчета с количеством рассчитанных и оставшихся объектов.

Шаг 1. Очистка прав. На первом шаге выполняется очистка прав доступа.

Очистка прав при обновлении

Шаг 2. Расчет прав папок. На втором шаге рассчитываются права, без которых пользователи не смогут работать (например, права папок документов и папок файлов).

Расчет прав папок

Шаг 3. Расчет прав объектов. На третьем шаге выполняется расчет прав всех остальных объектов, начиная с самых последних.

Расчет прав объектов