Плательщики НДС обязаны вести книгу покупок, кроме случая, когда осуществляют операции, освобожденные от НДС по ст. 149 НК РФ (п. 3 ст. 169 НК РФ). Однако это освобождение не применяется при вывозе из России на территорию ЕАЭС товаров, указанных в ст. 149 НК РФ.
Налогоплательщики, осуществляющие как облагаемые, так и освобожденные от НДС операции и выставляющие счета-фактуры, также ведут указанную книгу.
Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету.
Форма и правила ее ведения утверждены приложением № 4 постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137).
Согласно п. 1 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137 (далее – Правила ведения книги покупок) книга покупок ведется на бумажном носителе или в электронном виде.
В книге покупок регистрируются все счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), полученные от продавцов, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, если возникло право на налоговые вычеты в порядке, установленном ст. 172 НК РФ (п. 2 Правил ведения книги покупок).
Особенности регистрации электронных счетов-фактур рассмотрены в статье "Регистрация электронных счетов-фактур покупателем" справочника "Обмен электронными документами".
Кроме того, в книге покупок регистрируются:
- корректировочные счета-фактуры, составленные и выставленные продавцами при уменьшении стоимости после отгрузки при возникновении права на налоговые вычеты в порядке, установленном абз. 1 п. 13 ст. 171 и п. 10 ст. 172 НК РФ (п. 12 Правил ведения книги покупок);
- "авансовые" счета-фактуры при отгрузке товаров (работ, услуг), если ранее они были зарегистрированы продавцами в книге продаж, а также в случае изменений условий или расторжения договора и возврата соответствующей суммы предоплаты (п. 22 Правил ведения книги покупок);
- счета-фактуры, составленные по выполненным СМР для собственного потребления и зарегистрированные в книге продаж, для заявления налогового вычета в порядке, установленном п. 5 ст. 172 НК РФ (п. 20 Правил ведения книги покупок).
Также в книгу покупок вносятся и иные документы, служащие основанием для налоговых вычетов:
- документы, которыми оформляется передача имущества, НМА, имущественных прав в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ и товариществ или паевых взносов в паевые фонды кооперативов и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ (п. 14 Правил ведения книги покупок);
- таможенная декларация на ввозимые в РФ товары (пп. "е" п. 6 Правил ведения книги покупок);
- заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате НДС (пп. "е" п. 6 Правил ведения книги покупок);
- бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке при приобретении услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке к месту служебной командировки и обратно (п. 18 Правил ведения книги покупок);
- договор, соглашение, иные первичные документы, подтверждающие согласие (факт уведомления) покупателя на уменьшение стоимости товаров (работ, услуг). Эти документы продавец регистрирует в книге покупок в случае, если он не выставляет покупателям счета-фактуры (письмо Минфина России от 20.01.2015 № 03-07-05/1271);
- документы (чеки), выданные гражданину иностранного государства для компенсации НДС (tax free). Эти документы регистрируют в книге покупок организации, которые компенсировали НДС иностранному покупателю (п. 4.1 ст. 171 и п. 11 ст. 172 НК РФ, п. 2 Правил ведения книги покупок).
Не регистрируются в книге покупок счета-фактуры, не соответствующие требованиям, установленным:
- ст. 169 НК РФ;
- приложениями № 1 и № 2 постановления Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137 (п. 3 Правил ведения книги покупок).
Также не регистрируются в книге покупок счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), полученные:
- при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг);
- комиссионером (агентом) от комитента (принципала) по переданным для реализации товарам (работам, услугам), имущественным правам, а также по полученной предоплате;
- комиссионером (агентом) от продавца, выписанные на имя комиссионера (агента) на сумму предоплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- на сумму предоплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, "входной" НДС по которым не принимается к вычету, а учитывается в расходах при исчислении налога на прибыль в случаях, предусмотренных п.п. 2 и 5 ст. 170 НК РФ;
- на сумму предоплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, составленные и (или) полученные после получения (составления) счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав.
После окончания налогового периода до 25-го числа следующего месяца книга покупок, составленная на бумажном носителе, подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, ее страницы пронумеровываются. Дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе, подписываются руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прикладываются к книге покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги покупок за указанный налоговый период, прошнуровываются.
Книга покупок, составленная в электронном виде за налоговый период, подписывается усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или индивидуального предпринимателя при ее передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ. В период хранения книги до ее направления в налоговый орган такая подпись не нужна (см. письмо ФНС России от 24.01.2019 № ЕД-4-15/1044).
Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок).
Порядок заполнения книги покупок рассмотрен в следующих рубриках: