Налог на добавленную стоимость

Дата публикации 03.10.2017

Оформление счета-фактуры

Вместо счета-фактуры можно использовать универсальный передаточный документ (УПД). Правила его составления см. подробнее.

См. также:

Обязательные реквизиты счета-фактуры, выставляемого при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, установлены в п.п. 5, 6 ст. 169 НК РФ, а форма счета-фактуры и порядок заполнения строк и граф документа приведен в Правилах заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Правила заполнения счета-фактуры).

Нумерация счетов-фактур

При заполнении строк счета-фактуры необходимо учитывать следующее:

Порядок нумерации счетов-фактур ни Налоговым кодексом РФ, ни Правилами заполнения счета-фактуры не определен. Поэтому организация вправе установить его самостоятельно. Основное требование – номера должны присваиваться в порядке возрастания и не должны повторяться. При этом налогоплательщик вправе сам установить периодичность, с которой нумерация начинается заново (месяц, квартал, год и т.п.). Однако следует учитывать, что ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера Правилами заполнения счета-фактуры не предусмотрена (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

Если налогоплательщик выставляет счета-фактуры как в электронном виде, так и в бумажном варианте, то в подшивке бумажных счетов-фактур нумерация будет с пропусками (которые относятся к электронным счетам-фактурам). Подобная нумерация (с пропусками) нарушением не является (письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@).

Правилами заполнения счета-фактуры четко определены случаи, когда допускается использование составных номеров. Прежде всего, это выставление счета-фактуры обособленным подразделением организации. В этом случае порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом подразделения, установленным в приказе об учетной политике. До разделительной черты обособленное подразделение вправе присваивать номера в порядке хронологии, установленной в таком подразделении (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466). Подробнее см. рубрику "Счета-фактуры обособленных подразделений".

Кроме этого, составной номер присваивается счету-фактуре в случае, когда реализацию товаров (работ, услуг) осуществляет участник товарищества или доверительный управляющий. При этом порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом, обозначающим совершение операции в соответствии с конкретным договором простого товарищества или доверительного управления имуществом (пп. "а" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

Минфин России рекомендовал во всех иных случаях, не поименованных в Правилах, разделительную черту при нумерации счетов-фактур не использовать. При этом он напомнил, что согласно абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ "некритичные" ошибки не являются основанием для отказа в применении налоговых вычетов (письма от 15.05.2012 № 03-07-09/52, от 15.05.2012 № 03-07-09/53).

Порядок нумерации электронных счетов-фактур рассмотрен в статье справочника "Обмен электронными документами".

О налоговых последствиях нарушения нумерации выставленных счетов-фактур см. здесь.

Сведения о продавце и покупателе в счете-фактуре

По строкам 2, и отражаются соответственно сведения о наименовании, адресе и идентификационном номере продавца.

Полное или сокращенное наименование продавца - юридического лица указывается в соответствии с учредительными документами, а ИНН и КПП – согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе. Адрес указывается согласно ЕГРЮЛ, в пределах места нахождения юридического лица. При заполнении адреса продавца необходимо указывать все имеющиеся адресообразующие элементы: наименование улицы, номер дома, почтовый индекс (письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2015 № 16-15/013654).

Если счет-фактуру составляет организация, которая является крупнейшим налогоплательщиком, то по строке 2б следует указывать КПП, присвоенный ей налоговым органом по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-07-09/49236).

Если счет-фактуру составляет предприниматель, в данных строках указываются его фамилия, имя, отчество, место жительства, указанное в ЕГРИП, и ИНН (подпункты "в", "г", "д" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

В аналогичном порядке в строках 6, и отражаются сведения о покупателе (подпункты "и", "к", "л" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

О том, какой адрес продавца (покупателя) указывать в счете-фактуре в том случае, если организация не находится по юридическому адресу, см. статью-рекомендацию.

Сведения о грузоотправителе и грузополучателе в счете-фактуре

По строкам 3 "Грузоотправитель и его адрес" и 4 "Грузополучатель и его адрес" отражаются сведения о грузоотправителе и грузополучателе.

Эти строки заполняются только в счетах-фактурах на отгрузку товаров, а в счетах-фактурах на работы или услуги в них ставятся прочерки (подпункты "е", "ж" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). Если счет-фактура выставляется одновременно на отгруженные товары и оказанные услуги, то сведения о грузоотправителе указываются в нем в общем порядке (письмо Минфина России от 30.10.2009 № 03-07-09/51).

В этих строках отражаются полные или сокращенные наименования данных лиц в соответствии с учредительными документами и их почтовые адреса. Вопрос о том, можно ли указывать в счете-фактуре фактический адрес грузоотправителя (грузополучателя), рассмотрен в статье-рекомендации.

Если грузоотправителем является сам продавец, то в строке 3 может быть указано "Он же" (пп. "е" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). На случай, когда в одном лице совпадают покупатель и грузополучатель, подобная возможность не предусмотрена. Поэтому счета-фактуры с записью "Он же" в строке 4 могут быть объектом претензий со стороны контролеров (подробнее см. статью-рекомендации).

Сведения о платежном документе, валюте в счете-фактуре

По строке 5 "К платежно-расчетному документу №__ от __" отражаются реквизиты платежно-расчетного документа или кассового чека, по которому была получена предоплата в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг) (пп. "з" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

О том, как заполнять данную строку в том случае, если предоплата поступала частями на основании нескольких платежных документов, см. подробнее.

По строке 7 "Валюта: наименование, код" указываются наименование валюты и код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000, утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст).

Если по условиям договора оплата товаров (работ, услуг), имущественных прав производится в российских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в у. е., в этой строке указывается наименование и код валюты РФ (пп. "м" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). Из этого следует, что валютный счет-фактура составляется только в том случае, когда оплата обязательств, выраженных в иностранной валюте, также производится в иностранной валюте. Во всех остальных случаях счет-фактура составляется в рублях. Это подтверждает и Минфин России (см. письмо от 13.02.2012 № 03-07-11/37).

В ранее действовавшей форме счета-фактуры такая строка отсутствовала, и данный реквизит можно было в счет-фактуру не включать (см. письма Минфина России от 29.12.2010 № 03-07-09/55, от 22.10.2010 № 03-07-11/417).

Идентификатор госконтракта

По строке 8 указывается идентификатор государственного контракта на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), договора (соглашения) о предоставлении из федерального бюджета юридическому лицу субсидий, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал. Эти данные указываются при наличии.

Сведения о товарах (работах, услугах), имущественных правах в счете-фактуре

В табличной части счета-фактуры приводится информация о реализуемых товарах (работах, услугах), имущественных правах, их стоимости и сумме НДС:

В счете-фактуре следует указывать не просто наименование единицы измерения, а ее код и национальное условное обозначение в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94 (МК 002-97), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 366 (пп. "б" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры).

Данный реквизит заполняется только при возможности его указания. В противном случае по данной графе ставится прочерк (пп. "б" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры). Это возможно, например, в счетах-фактурах по услугам (см. письма Минфина России от 15.10.2012 № 03-07-05/42, от 10.02.2012 № 03-07-09/06) или в том случае, когда в договоре указана единица измерения, которая Общероссийским классификатором единиц измерения не предусмотрена (см. письмо Минфина России от 30.07.2012 № 03-07-09/94);

В письме от 18.04.2012 № 03-07-09/37 Минфин России разъяснил, что если в графе 6 счета-фактуры, оформленного при оказании услуг, проставлен прочерк, то такой счет-фактура не является основанием для отказа в вычете НДС.

О том, можно ли округлять сумму НДС в счете-фактуре см. статью-рекомендацию.

В письме от 30.05.2013 № 03-07-09/19826 Минфин России разъяснил, что если в счете-фактуре неверно указана (в том числе из-за арифметических и технических ошибок) или отсутствует стоимость товаров (работ, услуг), то принять к вычету НДС на основании такого счета-фактуры организация не вправе. О том, может ли покупатель применить вычет по счету-фактуре, в котором указана неверная ставка НДС, см. статью-рекомендацию.

Данные графы заполняются в отношении иностранных товаров, а графа 11 также в отношении товаров, выпущенных для внутреннего потребления при завершении таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области. В графах 10 и 10а указываются цифровой код и соответствующее ему краткое наименование страны в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001, утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 № 529-ст (пп. "к" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры). В графе 11 указывается регистрационный номер таможенной декларации. Следовательно, в ней должен указываться 23-х разрядный номер из графы «А» основного и добавочного листа декларации на товары, формируемый в соответствии с пп. 1 п. 43 Инструкции о порядке заполнения декларации на товары, утв. Решением комиссии ТС от 20.05.2010 № 257. До 01.10.2017 в этой графе указывался просто номер таможенной декларации.

Если реализуются товары, страной происхождения которых является группа либо союз стран, цифровые коды и краткие наименования которых в указанном классификаторе отсутствуют, то в графе 10 "цифровой код" следует проставлять прочерк, а в графе 10а "краткое наименование" - наименование группы (союза) стран, указанное в таможенной декларации или счете-фактуре поставщика. Например, если товары происходят из Европейского Союза - "ЕС" или "Европейский Союз" (см. письмо Минфина России от 10.02.2012 № 03-07-09/06).

Отражение в графах 10, 10а и 11 нескольких кодов и, соответственно, наименований стран происхождения товаров и нескольких номеров таможенных деклараций не является основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письмо Минфина России от 31.05.2012 № 03-07-09/60).

Если организация реализует товары, выпуск которых осуществлен таможенным органом до подачи таможенной декларации, то в этом случае в графе 11 может указываться номер обязательства о подаче таможенной декларации, в соответствии с которым осуществлен выпуск товаров (письмо Минфина России от 06.02.2015 № 03-07-08/5026).

В графах 10 и 11 счета-фактуры ставятся прочерки, если:

Подпись в счете-фактуре

По общему правилу счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Однако это также могут делать иные лица, уполномоченные на то приказом или иным распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Минфин России разъяснил, что при подписании счетов-фактур уполномоченным лицом в показателях "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" проставляются подпись этого лица, его фамилия и инициалы. При этом дополнительное указание в счетах-фактурах должности уполномоченного лица нормами гл. 21 НК РФ не запрещено (письма от 23.04.2012 № 03-07-09/39, от 10.04.2013 № 03-07-09/11863).

В письме от 19.07.2013 № ЕД-4-3/13161@ ФНС России отметила, что в силу технологических особенностей в компании экземпляры счетов-фактур могут быть подписаны от ее имени разными лицами. Если эти лица уполномочены подписывать счета-фактуры на основании приказов, распоряжений или доверенности, то основания для отказа в вычете НДС отсутствуют при условии, что соблюдаются иные требования, предусмотренные п. 2 ст. 169 НК РФ.

Обратите внимание, что в счете-фактуре может отсутствовать подпись главного бухгалтера, если в штате организации такой должности не предусмотрено (письмо Минфина России от 02.07.2013 № 03-07-09/25296).

О необходимости расшифровки подписей на счетах-фактурах см. здесь.

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то помимо подписи в нем проставляются также реквизиты свидетельства о его государственной регистрации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Если предприниматель зарегистрирован после 1 января 2017 года, то в качестве реквизитов свидетельства он указывает данные Листа записи ЕГРИП (письмо Минфина России от 27.04.2017 № 03-07-09/25676).
При этом индивидуальный предприниматель может подписывать счет-фактуру как лично, так и передавать право подписи иному лицу по доверенности.

О правомерности использования в счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи см. здесь.

Заверять счета-фактуры печатью организации не нужно, поскольку такого требования не содержит ни Налоговый кодекс РФ, ни Правила заполнения счета-фактуры.

Особенности заполнения счета-фактуры

Свои особенности заполнения счета-фактуры имеются:

Статьи-рекомендации:

Каковы последствия нарушения нумерации выставленных счетов-фактур?

Какой адрес продавца (покупателя) указывать в счете-фактуре, если его юридический и фактический адреса не совпадают?

Какой адрес грузоотправителя (грузополучателя) указывается в счете-фактуре, если его юридический и фактический адреса не совпадают?

Правомерен ли вычет НДС, если в счете-фактуре в строке "грузополучатель" указано "он же"?

Нужно ли указывать в счете-фактуре реквизиты всех платежных документов, если аванс перечислялся частями?

Является ли основанием для отказа в вычете указание в счете-фактуре неполного (обобщенного) наименования товаров (работ, услуг)?

Можно ли округлять сумму НДС в счете-фактуре?

Правомерен ли вычет НДС, предъявленного по неверной ставке (например, 18 вместо 0 процентов)?

Можно ли применить вычет НДС по счетам-фактурам, подписанным факсимильной подписью (факсимиле)?

Правомерен ли отказ в принятии к вычету НДС, если в счетах-фактурах отсутствуют расшифровки подписей?

Вправе ли индивидуальный предприниматель передать право подписи выставленных им счетов-фактур другому лицу?

Является ли внесение в счет-фактуру дополнительных сведений нарушением и основанием для отказа в вычете?