Обязательные реквизиты счета-фактуры, выставляемого при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, установлены в п. 5, 6 ст. 169 НК РФ. Форма счета-фактуры и порядок заполнения строк и граф документа приведены в Правилах заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства России от 26.12.2011 № 1137 (далее – Правила заполнения счета-фактуры).
Электронный формат счета-фактуры утвержден приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (далее – Приказ № 970). Вместе с тем до 01.04.2025 можно также использовать старый формат - счет-фактуру, который применяется при расчетах по НДС в соответствии со ст. 169 НК РФ (функция "СЧФ") (приложение № 2 к Приказу № 970).
Примечание
Вместо счета-фактуры можно использовать универсальный передаточный документ (УПД). Правила его составления см. подробнее.
Нумерация счетов-фактур
При заполнении строк счета-фактуры необходимо учитывать следующее:
- по строке 1 "Счет-фактура №__ от__" отражается порядковый номер счета-фактуры и дата его составления.
Порядок нумерации счетов-фактур ни Налоговым кодексом РФ, ни Правилами заполнения счета-фактуры не определен. Поэтому организация вправе установить его самостоятельно. Основное требование – номера должны присваиваться в порядке возрастания и не должны повторяться. При этом налогоплательщик вправе сам установить периодичность, с которой нумерация начинается заново (месяц, квартал, год и т. п.). Однако следует учитывать, что ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера Правилами заполнения счета-фактуры не предусмотрена (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).
Если налогоплательщик выставляет счета-фактуры как в электронном виде, так и в бумажном варианте, то в подшивке бумажных счетов-фактур нумерация будет с пропусками (которые относятся к электронным счетам-фактурам). Подобная нумерация (с пропусками) нарушением не является (письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@).
Правилами заполнения счета-фактуры четко определены случаи, когда допускается использование составных номеров. Прежде всего, это выставление счета-фактуры обособленным подразделением организации. В этом случае порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом подразделения, установленным в приказе об учетной политике. До разделительной черты обособленное подразделение вправе присваивать номера в порядке хронологии, установленной в таком подразделении (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466). Подробнее см. рубрику "Счета-фактуры обособленных подразделений".
Кроме этого, составной номер присваивается счету-фактуре в случае, когда реализацию товаров (работ, услуг) осуществляет участник товарищества или доверительный управляющий. При этом порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом, обозначающим совершение операции в соответствии с конкретным договором простого товарищества или доверительного управления имуществом (пп. "а" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).
Минфин России рекомендовал во всех иных случаях, не поименованных в Правилах, разделительную черту при нумерации счетов-фактур не использовать. При этом он напомнил, что согласно абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ "некритичные" ошибки не являются основанием для отказа в применении налоговых вычетов (письма от 15.05.2012 № 03-07-09/52, от 15.05.2012 № 03-07-09/53).
Порядок нумерации электронных счетов-фактур рассмотрен в статье справочника "Обмен электронными документами".
О налоговых последствиях нарушения нумерации выставленных счетов-фактур см. здесь.
Сведения о продавце и покупателе
По строкам 2, 2а и 2б отражаются соответственно сведения о наименовании, адресе и идентификационном номере продавца.
Полное или сокращенное наименование продавца - юридического лица указывается в соответствии с учредительными документами, а ИНН и КПП – согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе. Адрес указывается согласно ЕГРЮЛ, в пределах места нахождения юридического лица. При заполнении адреса продавца необходимо указывать все имеющиеся адресообразующие элементы: наименование улицы, номер дома, почтовый индекс (письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2015 № 16-15/013654).
Если счет-фактуру составляет организация, которая является крупнейшим налогоплательщиком, то по строке 2б следует указывать КПП, присвоенный ей налоговым органом по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-07-09/49236).
Если счет-фактуру составляет предприниматель, в данных строках указываются его фамилия, имя, отчество, место жительства, указанное в ЕГРИП, и ИНН (подпункты "в", "г", "д" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).
В аналогичном порядке в строках 6, 6а и 6б отражаются сведения о покупателе (подпункты "и", "к", "л" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).
При указании адресов можно (письма Минфина России от 17.08.2018 № 03-07-14/58351, от 17.01.2018 № 03-07-09/1846):
- сокращать слова "город", "улица";
- перечислять элементы адреса в последовательности, отличной от ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
- заменять прописные буквы на строчные;
- менять местами слова в названии улицы.
О том, какой адрес продавца (покупателя) указывать в счете-фактуре в том случае, если организация не находится по юридическому адресу, см. статью-рекомендацию.
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе
По строкам 3 "Грузоотправитель и его адрес" и 4 "Грузополучатель и его адрес" отражаются сведения о грузоотправителе и грузополучателе.
Эти строки заполняются только в счетах-фактурах на отгрузку товаров, а в счетах-фактурах на работы или услуги в них можно поставить прочерки (подпункты "е", "ж" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). Если счет-фактура выставляется одновременно на отгруженные товары и оказанные услуги, то сведения о грузоотправителе указываются в нем в общем порядке (письмо Минфина России от 30.10.2009 № 03-07-09/51).
В этих строках отражаются полные или сокращенные наименования лиц в соответствии с учредительными документами и их почтовые адреса. Вопрос о том, можно ли указывать в счете-фактуре фактический адрес грузоотправителя (грузополучателя), рассмотрен в статье-рекомендации.
Если грузоотправителем является сам продавец, то в строке 3 может быть указано "Он же" (пп. "е" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). На случай, когда в одном лице совпадают покупатель и грузополучатель, подобная возможность не предусмотрена. Поэтому счета-фактуры с записью "Он же" в строке 4 могут быть объектом претензий со стороны контролеров (подробнее см. статью-рекомендации).
Сведения о платежном документе
По строке 5 "К платежно-расчетному документу №__ от __" отражаются реквизиты платежно-расчетного документа или кассового чека, по которому была получена предоплата в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг) (пп. "з" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).
Налоговые агенты по НДС, перечисленные в п. 2 ст. 161 НК РФ, в этой строке указывают номер и дату платежно-расчетного документа, подтверждающего оплату товаров (работ, услуг), приобретенных на территории РФ у иностранных лиц, которые не состоят на учете в РФ.
О том, как заполнять эту строку в том случае, если предоплата поступала частями на основании нескольких платежных документов, см. подробнее.
Сведения о документе об отгрузке
По строке 5а "Документ об отгрузке: наименование, № __ от __" указываются наименование, номер (при наличии) и дата документа об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав, на основании которого выставлен счет-фактура (пп. "з(1)" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).
Например, документом, подтверждающим факт оказания услуг, может быть любой первичный учетный документ, составленный по форме, утвержденной руководителем организации, и содержащий все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 24.09.2021 № 03-07-09/78044). Именно его наименование, номер (при наличии) и дата указываются в строке 5а.
В случае одновременного отражения нескольких первичных документов, подтверждающих поставку (отгрузку) товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав, в этой строке указываются наименования, номера (при наличии) и даты таких документов через разделительный знак ";" (точка с запятой). Например, если строки 1-5 связаны с товарной накладной № 11 от 10.10.2024, а строки 6-9 – с товарной накладной № 15 от 11.10.2024, запись в строке "5а" должна выглядеть так: "№ п/п 1-5 № 11 от 10.10.2024; № п/п 6-9 № 15 от 11.10.2024".
Сведения о валюте
По строке 7 "Валюта: наименование, код" указываются наименование валюты и код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000, утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст).
Если по условиям договора оплата товаров (работ, услуг), имущественных прав производится в российских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в у. е., в этой строке указывается наименование и код валюты РФ (пп. "м" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). Из этого следует, что валютный счет-фактура составляется только в том случае, когда оплата обязательств, выраженных в иностранной валюте, также производится в иностранной валюте. Во всех остальных случаях счет-фактура составляется в рублях. Это подтверждает и Минфин России (см. письмо от 13.02.2012 № 03-07-11/37).
Идентификатор госконтракта
По строке 8 указывается идентификатор государственного контракта на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), договора (соглашения) о предоставлении из федерального бюджета юридическому лицу субсидий, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал. Эти данные указываются при наличии.
Сведения о товарах (работах, услугах), имущественных правах
В табличной части счета-фактуры приводится информация о реализуемых товарах (работах, услугах), имущественных правах, их стоимости и сумме НДС:
- в графе 1 указывается порядковый номер записи поставляемых (отгруженных) товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав
- в графе 1а отражается наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (пп. "а(1)" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры). Вопрос о том, можно ли в данной графе указывать неполную (обобщенную) информацию о товаре (работе, услуге), рассмотрен здесь
- в графе 1буказывается код вида товара в соответствии с единой ТН ВЭД ЕАЭС. Эта графа заполняется по товарам, вывезенным в государства – члены ЕАЭС
- графы 2 и 2а предназначены для отражения информации о единице измерения
В счете-фактуре следует указывать не просто наименование единицы измерения, а ее код и национальное условное обозначение в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94 (МК 002-97), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 366 (пп. "б" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры).
Данный реквизит заполняется только при возможности его указания. Например, нельзя указать единицу измерения в счетах-фактурах по услугам (см. письма Минфина России от 15.10.2012 № 03-07-05/42, от 10.02.2012 № 03-07-09/06) или в том случае, когда в договоре указана единица измерения, которая Общероссийским классификатором единиц измерения не предусмотрена (см. письмо Минфина России от 30.07.2012 № 03-07-09/94). - в графах 3 "Количество (объем)" и 4 "Цена (тариф) за единицу измерения" указываются количество (объем) товаров (работ, услуг),
исходя из принятых по счету-фактуре единиц измерения (графа 3), а также цена (тариф) за единицу измерения (графа 4). Эти показатели заполняются только при
возможности их указания.
Цена указывается в соответствии с договором без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, – с учетом суммы налога (пп. "г" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры, письмо Минфина России от 17.09.2014 № 03-07-РЗ/46588); - в графе 5 отражается стоимость всего количества (объема) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных
имущественных прав без НДС (пп. "д" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры).
Однако если налог уплачивается не в обычном порядке (со стоимости товаров, работ, услуг), а с разницы между ценой приобретения и ценой реализации товаров
(работ, услуг, имущественных прав), в данной графе указывается межценовая разница с НДС. Это правило применяется в случаях:
- реализации имущества, подлежащего учету по стоимости с учетом уплаченного налога;
- реализации сельскохозяйственной продукции и продуктов ее переработки, закупленной у физических лиц;
- реализации автомобилей, приобретенных у физлиц для перепродажи;
- при передаче отдельных видов имущественных прав;
- в графе 6 указывается сумма акциза по подакцизным товарам. При отсутствии показателя вносится запись "без акциза" (пп. "е" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры);
В письме от 18.04.2012 № 03-07-09/37 Минфин России разъяснил, что если в графе 6 счета-фактуры, оформленного при оказании услуг, проставлен прочерк, то такой счет-фактура не является основанием для отказа в вычете НДС.
- в графах 7, 8 и 9 отражаются соответственно налоговая ставка, исчисленная исходя из нее сумма предъявляемого покупателю НДС и стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога (подпункты "е", "ж", "з" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры);
О том, можно ли округлять сумму НДС в счете-фактуре, см. статью-рекомендацию.
В письме от 30.05.2013 № 03-07-09/19826 Минфин России разъяснил, что если в счете-фактуре неверно указана (в том числе из-за арифметических и технических ошибок) или отсутствует стоимость товаров (работ, услуг), то принять к вычету НДС на основании такого счета-фактуры организация не вправе.
- в графах 10 и 10а отражается информация о стране происхождения товаров. Эти графы заполняются в отношении иностранных товаров, в них указывается цифровой код и соответствующее ему краткое наименование страны по Общероссийскому классификатору стран мира ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001, утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 № 529-ст (пп. "к" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры).
Если реализуются товары, страной происхождения которых является группа либо союз стран, цифровые коды и краткие наименования которых в указанном классификаторе отсутствуют, то в графе 10 ("цифровой код") следует проставлять прочерк, а в графе 10а ("краткое наименование") – наименование группы (союза) стран, указанное в таможенной декларации или счете-фактуре поставщика. Например, если товары происходят из Европейского Союза – "ЕС" или "Европейский Союз" (см. письмо Минфина России от 10.02.2012 № 03-07-09/06).
Отражение в графах 10 и 10а нескольких кодов и, соответственно, наименований стран происхождения товаров не является основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письмо Минфина России от 31.05.2012 № 03-07-09/60).
В графе 10 счета-фактуры можно проставить прочерки, если:
- оказаны услуги (письмо Минфина России от 20.09.2012 № 03-07-08/275);
- реализуются товары, страной происхождения которых является Российская Федерация (письмо Минфина России от 20.09.2012 № 03-07-08/275). При этом указание в графе 10 счета-фактуры цифрового кода РФ "643", а в графе 10а – наименования страны "Россия" при реализации отечественных товаров не является основанием для отказа в вычете НДС (письмо Минфина России от 10.01.2013 № 03-07-13/01-01);
- реализуются товары, собранные на территории РФ из компонентов, ввезенных из разных иностранных государств (письма Минфина России от 05.02.2015 № 03-07-09/4572, от 13.12.2012 № 03-07-13/01-57);
- реализуются товары, ввезенные с территории стран – участниц Таможенного союза. Однако указание дополнительной информации в счете-фактуре не запрещено, поэтому не является нарушением указание в графе 10 страны происхождения товара – "Республика Беларусь", "Республика Казахстан" (письма Минфина России от 12.09.2012 № 03-07-14/88, от 25.07.2012 № 03-07-13/01-43, от 17.10.2011 № 03-07-13/01-41);
- реализуются товары, ввезенные с территории стран – членов ЕАЭС, но произведены эти товары в странах, не являющихся членами ЕАЭС (письма Минфина России от 22.11.2023 № 03-07-13/1/112040 от 23.08.2017 № 03-07-13/1/53878, от 15.09.2016 № 03-07-13/1/53940);
- если реализуются доработанные (очищенные) и переупакованные товары и в силу особенностей операций по технической доработке (очистке) и переупаковке не представляется возможность определить страну происхождения ввезенных товаров (письмо Минфина России от 22.06.2018 № 03-07-08/42823);
- реализуются товары, приобретенные у налогоплательщика, применяющего УСН (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-07-08/48092).
- в графе 11 "Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости". В этой графе
указывается регистрационный номер таможенной декларации если ввозятся товары, не относящиеся к прослеживаемым. При этом сведения о регистрационном номере
таможенной декларации указываются по товарам, произведенным за пределами ЕАЭС.
Если товар ввезен из страны ЕАЭС (в том числе произведенный в другой стране), то эта графа не заполняется (абз. 2 пп. 18 п. 5 ст. 169 НК РФ, пп. "л" п. 2 Правил заполнения счета-фактуры, письмо Минфина России от 22.11.2023 № 03-07-13/1/112040). Налогоплательщики, которые реализуют прослеживаемые товары, должны вносить в графу 11 регистрационный номер партии таких товаров (РНПТ). Такие пояснения содержатся в письме ФНС России от 01.03.2021 № СД-4-3/2500@.
Сведения о реализации прослеживаемых товаров
Для отражения сведений о реализации прослеживаемых товаров в табличной части счета-фактуры указываются (абз. 3 пп. 18 п. 5 ст. 169 НК РФ):
- в графе 11 – регистрационный номер партии таких товаров. При реализации товара, который не подлежит прослеживаемости, в этой графе указывается регистрационный номер декларации на товары (ранее – таможенной декларации) при его наличии. Если организация реализует товары, выпуск которых осуществлен таможенным органом до подачи таможенной декларации, то в этом случае в графе 11 может указываться номер обязательства о подаче таможенной декларации, в соответствии с которым осуществлен выпуск товаров (письмо Минфина России от 06.02.2015 № 03-07-08/5026).
- в графах 12 и 12а – количественная единица измерения товара, используемая в целях прослеживаемости (код и соответствующее ему условное обозначение согласно ОКЕИ);
- в графе 13 – количество товара в единице измерения, используемой для прослеживаемости;
- в графе 14 – стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС, в рублях.
Указанные сведения отражаются в счете-фактуре при реализации товаров (в т. ч. в составе комплектов (наборов), подлежащих прослеживаемости), а также при передаче прослеживаемых товаров в составе выполненных работ.
Для большинства прослеживаемых товаров показатели граф 2, 2а и 12, 12а будут совпадать. Так, например, при реализации импортных холодильников во всех графах будет указываться единица измерения "шт" и соответствующий код "796".
Прослеживаемые товары, имеющие одинаковое наименование, единицу измерения, цену, могут иметь различные регистрационные номера партий, поэтому формой счета-фактуры предусмотрена возможность составления к одной строке счета-фактуры нескольких подстрок граф 11-14 (п. 2(2) Правил заполнения счета-фактуры).
При этом при составлении счета-фактуры на бумажном носителе (т. е. для непрослеживаемых товаров) графы 12-14 не формируются (п. 2(2) Правил заполнения счета-фактуры).
Электронный формат счета-фактуры (УПД) утвержден приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (далее – Приказ № 970). Он действует с 09.02.2024. С этой же даты утратил силу приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, которым был утвержден предыдущий формат счета-фактуры в электронном виде. При этом Приказом № 970 предусмотрены переходные положения, целью которых является обеспечение плавного перехода от старого формата (5.01) к новому (5.02). Так, налогоплательщики до 01.04.2025 вправе применять как новые электронные форматы счета-фактуры (УПД), так и старые.
Однако при реализации прослеживаемых товаров рекомендуем оформлять счета-фактуры (УПД) по новому формату, утвержденному Приказом № 970. Это связано с тем, что новый формат соответствует действующему законодательству. В частности, он позволяет указывать стоимость прослеживаемого товара без НДС в рублях (пп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ).
Подпись в счете-фактуре
По общему правилу счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Однако это также могут делать иные лица, уполномоченные на то приказом или иным распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Причем одно лицо вправе подписывать счет-фактуру одновременно, как за руководителя, так и за главного бухгалтера, если это лицо имеет соответствующие полномочия на основании доверенности (письмо Минфина России от 24.07.2019 № 03-07-11/55067).
Минфин России разъяснил, что при подписании счетов-фактур уполномоченным лицом в показателях "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" проставляются подпись этого лица, его фамилия и инициалы. При этом дополнительное указание в счетах-фактурах должности уполномоченного лица нормами гл. 21 НК РФ не запрещено (письма от 23.04.2012 № 03-07-09/39, от 10.04.2013 № 03-07-09/11863).
В письме от 19.07.2013 № ЕД-4-3/13161@ ФНС России отметила, что в силу технологических особенностей в компании экземпляры счетов-фактур могут быть подписаны от ее имени разными лицами. Если эти лица уполномочены подписывать счета-фактуры на основании приказов, распоряжений или доверенности, то основания для отказа в вычете НДС отсутствуют при условии, что соблюдаются иные требования, предусмотренные п. 2 ст. 169 НК РФ.
Обратите внимание, что в счете-фактуре может отсутствовать подпись главного бухгалтера, если в штате организации такой должности не предусмотрено (письмо Минфина России от 02.07.2013 № 03-07-09/25296).
О необходимости расшифровки подписей на счетах-фактурах см. здесь.
Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то помимо подписи в нем проставляются также реквизиты свидетельства о его государственной
регистрации (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Если предприниматель зарегистрирован после 1 января 2017 года, то в качестве реквизитов свидетельства он указывает данные Листа записи ЕГРИП (письмо Минфина России
от 27.04.2017 № 03-07-09/25676).
При этом индивидуальный предприниматель может подписывать счет-фактуру как лично, так и передавать право подписи иному лицу по доверенности.
О правомерности использования в счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи см. здесь.
Заверять счета-фактуры печатью организации не нужно, поскольку такого требования не содержит ни Налоговый кодекс РФ, ни Правила заполнения счета-фактуры.
Особенности заполнения счета-фактуры
Свои особенности заполнения счета-фактуры имеются:
- при получении предоплаты (подробнее см. рубрику "Счет-фактура на аванс");
- при реализации или приобретении товаров (работ, услуг) через обособленные подразделения (подробнее см. рубрику "Счета-фактуры обособленных подразделений");
- у налоговых агентов (подробнее см. рубрику "Налоговые агенты по НДС");
- у посредников (подробнее см. рубрику "Операции с участием посредников").
Статьи-рекомендации: