Налог на добавленную стоимость

Оформление счета-фактуры

Дата публикации 01.10.2024

Смотрите также

Обязательные реквизиты счета-фактуры, выставляемого при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, установлены в п. 5, 6 ст. 169 НК РФ. Форма счета-фактуры и порядок заполнения строк и граф документа приведены в Правилах заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства России от 26.12.2011 № 1137 (далее – Правила заполнения счета-фактуры).

Электронный формат счета-фактуры утвержден приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (далее – Приказ № 970). Вместе с тем до 01.04.2025 можно также использовать старый формат - счет-фактуру, который применяется при расчетах по НДС в соответствии со ст. 169 НК РФ (функция "СЧФ") (приложение № 2 к Приказу № 970).

Примечание

Вместо счета-фактуры можно использовать универсальный передаточный документ (УПД). Правила его составления см. подробнее.

Нумерация счетов-фактур

При заполнении строк счета-фактуры необходимо учитывать следующее:

Порядок нумерации счетов-фактур ни Налоговым кодексом РФ, ни Правилами заполнения счета-фактуры не определен. Поэтому организация вправе установить его самостоятельно. Основное требование – номера должны присваиваться в порядке возрастания и не должны повторяться. При этом налогоплательщик вправе сам установить периодичность, с которой нумерация начинается заново (месяц, квартал, год и т. п.). Однако следует учитывать, что ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера Правилами заполнения счета-фактуры не предусмотрена (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

Если налогоплательщик выставляет счета-фактуры как в электронном виде, так и в бумажном варианте, то в подшивке бумажных счетов-фактур нумерация будет с пропусками (которые относятся к электронным счетам-фактурам). Подобная нумерация (с пропусками) нарушением не является (письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@).

Правилами заполнения счета-фактуры четко определены случаи, когда допускается использование составных номеров. Прежде всего, это выставление счета-фактуры обособленным подразделением организации. В этом случае порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом подразделения, установленным в приказе об учетной политике. До разделительной черты обособленное подразделение вправе присваивать номера в порядке хронологии, установленной в таком подразделении (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466). Подробнее см. рубрику "Счета-фактуры обособленных подразделений".

Кроме этого, составной номер присваивается счету-фактуре в случае, когда реализацию товаров (работ, услуг) осуществляет участник товарищества или доверительный управляющий. При этом порядковый номер счета-фактуры через разделительную черту дополняется цифровым индексом, обозначающим совершение операции в соответствии с конкретным договором простого товарищества или доверительного управления имуществом (пп. "а" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

Минфин России рекомендовал во всех иных случаях, не поименованных в Правилах, разделительную черту при нумерации счетов-фактур не использовать. При этом он напомнил, что согласно абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ "некритичные" ошибки не являются основанием для отказа в применении налоговых вычетов (письма от 15.05.2012 № 03-07-09/52, от 15.05.2012 № 03-07-09/53).

Порядок нумерации электронных счетов-фактур рассмотрен в статье справочника "Обмен электронными документами".

О налоговых последствиях нарушения нумерации выставленных счетов-фактур см. здесь.

Сведения о продавце и покупателе

По строкам 2, и отражаются соответственно сведения о наименовании, адресе и идентификационном номере продавца.

Полное или сокращенное наименование продавца - юридического лица указывается в соответствии с учредительными документами, а ИНН и КПП – согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе. Адрес указывается согласно ЕГРЮЛ, в пределах места нахождения юридического лица. При заполнении адреса продавца необходимо указывать все имеющиеся адресообразующие элементы: наименование улицы, номер дома, почтовый индекс (письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2015 № 16-15/013654).

Если счет-фактуру составляет организация, которая является крупнейшим налогоплательщиком, то по строке 2б следует указывать КПП, присвоенный ей налоговым органом по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-07-09/49236).

Если счет-фактуру составляет предприниматель, в данных строках указываются его фамилия, имя, отчество, место жительства, указанное в ЕГРИП, и ИНН (подпункты "в", "г", "д" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

В аналогичном порядке в строках 6, и отражаются сведения о покупателе (подпункты "и", "к", "л" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

При указании адресов можно (письма Минфина России от 17.08.2018 № 03-07-14/58351, от 17.01.2018 № 03-07-09/1846):

О том, какой адрес продавца (покупателя) указывать в счете-фактуре в том случае, если организация не находится по юридическому адресу, см. статью-рекомендацию.

Сведения о грузоотправителе и грузополучателе

По строкам 3 "Грузоотправитель и его адрес" и 4 "Грузополучатель и его адрес" отражаются сведения о грузоотправителе и грузополучателе.

Эти строки заполняются только в счетах-фактурах на отгрузку товаров, а в счетах-фактурах на работы или услуги в них можно поставить прочерки (подпункты "е", "ж" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). Если счет-фактура выставляется одновременно на отгруженные товары и оказанные услуги, то сведения о грузоотправителе указываются в нем в общем порядке (письмо Минфина России от 30.10.2009 № 03-07-09/51).

В этих строках отражаются полные или сокращенные наименования лиц в соответствии с учредительными документами и их почтовые адреса. Вопрос о том, можно ли указывать в счете-фактуре фактический адрес грузоотправителя (грузополучателя), рассмотрен в статье-рекомендации.

Если грузоотправителем является сам продавец, то в строке 3 может быть указано "Он же" (пп. "е" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). На случай, когда в одном лице совпадают покупатель и грузополучатель, подобная возможность не предусмотрена. Поэтому счета-фактуры с записью "Он же" в строке 4 могут быть объектом претензий со стороны контролеров (подробнее см. статью-рекомендации).

Сведения о платежном документе

По строке 5 "К платежно-расчетному документу №__ от __" отражаются реквизиты платежно-расчетного документа или кассового чека, по которому была получена предоплата в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг) (пп. "з" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

Налоговые агенты по НДС, перечисленные в п. 2 ст. 161 НК РФ, в этой строке указывают номер и дату платежно-расчетного документа, подтверждающего оплату товаров (работ, услуг), приобретенных на территории РФ у иностранных лиц, которые не состоят на учете в РФ.

О том, как заполнять эту строку в том случае, если предоплата поступала частями на основании нескольких платежных документов, см. подробнее.

Сведения о документе об отгрузке

По строке 5а "Документ об отгрузке: наименование, № __ от __" указываются наименование, номер (при наличии) и дата документа об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав, на основании которого выставлен счет-фактура (пп. "з(1)" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры).

Например, документом, подтверждающим факт оказания услуг, может быть любой первичный учетный документ, составленный по форме, утвержденной руководителем организации, и содержащий все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 24.09.2021 № 03-07-09/78044). Именно его наименование, номер (при наличии) и дата указываются в строке 5а.

В случае одновременного отражения нескольких первичных документов, подтверждающих поставку (отгрузку) товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав, в этой строке указываются наименования, номера (при наличии) и даты таких документов через разделительный знак ";" (точка с запятой). Например, если строки 1-5 связаны с товарной накладной № 11 от 10.10.2024, а строки 6-9 – с товарной накладной № 15 от 11.10.2024, запись в строке "5а" должна выглядеть так: "№ п/п 1-5 № 11 от 10.10.2024; № п/п 6-9 № 15 от 11.10.2024".

Сведения о валюте

По строке 7 "Валюта: наименование, код" указываются наименование валюты и код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000, утв. постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст).

Если по условиям договора оплата товаров (работ, услуг), имущественных прав производится в российских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в у. е., в этой строке указывается наименование и код валюты РФ (пп. "м" п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). Из этого следует, что валютный счет-фактура составляется только в том случае, когда оплата обязательств, выраженных в иностранной валюте, также производится в иностранной валюте. Во всех остальных случаях счет-фактура составляется в рублях. Это подтверждает и Минфин России (см. письмо от 13.02.2012 № 03-07-11/37).

Идентификатор госконтракта

По строке 8 указывается идентификатор государственного контракта на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), договора (соглашения) о предоставлении из федерального бюджета юридическому лицу субсидий, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал. Эти данные указываются при наличии.

Сведения о товарах (работах, услугах), имущественных правах

В табличной части счета-фактуры приводится информация о реализуемых товарах (работах, услугах), имущественных правах, их стоимости и сумме НДС:

В письме от 18.04.2012 № 03-07-09/37 Минфин России разъяснил, что если в графе 6 счета-фактуры, оформленного при оказании услуг, проставлен прочерк, то такой счет-фактура не является основанием для отказа в вычете НДС.

О том, можно ли округлять сумму НДС в счете-фактуре, см. статью-рекомендацию.

В письме от 30.05.2013 № 03-07-09/19826 Минфин России разъяснил, что если в счете-фактуре неверно указана (в том числе из-за арифметических и технических ошибок) или отсутствует стоимость товаров (работ, услуг), то принять к вычету НДС на основании такого счета-фактуры организация не вправе.

Если реализуются товары, страной происхождения которых является группа либо союз стран, цифровые коды и краткие наименования которых в указанном классификаторе отсутствуют, то в графе 10 ("цифровой код") следует проставлять прочерк, а в графе 10а ("краткое наименование") – наименование группы (союза) стран, указанное в таможенной декларации или счете-фактуре поставщика. Например, если товары происходят из Европейского Союза – "ЕС" или "Европейский Союз" (см. письмо Минфина России от 10.02.2012 № 03-07-09/06).

Отражение в графах 10 и 10а нескольких кодов и, соответственно, наименований стран происхождения товаров не является основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письмо Минфина России от 31.05.2012 № 03-07-09/60).

В графе 10 счета-фактуры можно проставить прочерки, если:

Сведения о реализации прослеживаемых товаров

Для отражения сведений о реализации прослеживаемых товаров в табличной части счета-фактуры указываются (абз. 3 пп. 18 п. 5 ст. 169 НК РФ):

Указанные сведения отражаются в счете-фактуре при реализации товаров (в т. ч. в составе комплектов (наборов), подлежащих прослеживаемости), а также при передаче прослеживаемых товаров в составе выполненных работ.

Для большинства прослеживаемых товаров показатели граф 2, 2а и 12, 12а будут совпадать. Так, например, при реализации импортных холодильников во всех графах будет указываться единица измерения "шт" и соответствующий код "796".

Прослеживаемые товары, имеющие одинаковое наименование, единицу измерения, цену, могут иметь различные регистрационные номера партий, поэтому формой счета-фактуры предусмотрена возможность составления к одной строке счета-фактуры нескольких подстрок граф 11-14 (п. 2(2) Правил заполнения счета-фактуры).

При этом при составлении счета-фактуры на бумажном носителе (т. е. для непрослеживаемых товаров) графы 12-14 не формируются (п. 2(2) Правил заполнения счета-фактуры).

Электронный формат счета-фактуры (УПД) утвержден приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (далее – Приказ № 970). Он действует с 09.02.2024. С этой же даты утратил силу приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, которым был утвержден предыдущий формат счета-фактуры в электронном виде. При этом Приказом № 970 предусмотрены переходные положения, целью которых является обеспечение плавного перехода от старого формата (5.01) к новому (5.02). Так, налогоплательщики до 01.04.2025 вправе применять как новые электронные форматы счета-фактуры (УПД), так и старые.

Однако при реализации прослеживаемых товаров рекомендуем оформлять счета-фактуры (УПД) по новому формату, утвержденному Приказом № 970. Это связано с тем, что новый формат соответствует действующему законодательству. В частности, он позволяет указывать стоимость прослеживаемого товара без НДС в рублях (пп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ).

Подпись в счете-фактуре

По общему правилу счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Однако это также могут делать иные лица, уполномоченные на то приказом или иным распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Причем одно лицо вправе подписывать счет-фактуру одновременно, как за руководителя, так и за главного бухгалтера, если это лицо имеет соответствующие полномочия на основании доверенности (письмо Минфина России от 24.07.2019 № 03-07-11/55067).

Минфин России разъяснил, что при подписании счетов-фактур уполномоченным лицом в показателях "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" проставляются подпись этого лица, его фамилия и инициалы. При этом дополнительное указание в счетах-фактурах должности уполномоченного лица нормами гл. 21 НК РФ не запрещено (письма от 23.04.2012 № 03-07-09/39, от 10.04.2013 № 03-07-09/11863).

В письме от 19.07.2013 № ЕД-4-3/13161@ ФНС России отметила, что в силу технологических особенностей в компании экземпляры счетов-фактур могут быть подписаны от ее имени разными лицами. Если эти лица уполномочены подписывать счета-фактуры на основании приказов, распоряжений или доверенности, то основания для отказа в вычете НДС отсутствуют при условии, что соблюдаются иные требования, предусмотренные п. 2 ст. 169 НК РФ.

Обратите внимание, что в счете-фактуре может отсутствовать подпись главного бухгалтера, если в штате организации такой должности не предусмотрено (письмо Минфина России от 02.07.2013 № 03-07-09/25296).

О необходимости расшифровки подписей на счетах-фактурах см. здесь.

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то помимо подписи в нем проставляются также реквизиты свидетельства о его государственной регистрации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Если предприниматель зарегистрирован после 1 января 2017 года, то в качестве реквизитов свидетельства он указывает данные Листа записи ЕГРИП (письмо Минфина России от 27.04.2017 № 03-07-09/25676).
При этом индивидуальный предприниматель может подписывать счет-фактуру как лично, так и передавать право подписи иному лицу по доверенности.

О правомерности использования в счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи см. здесь.

Заверять счета-фактуры печатью организации не нужно, поскольку такого требования не содержит ни Налоговый кодекс РФ, ни Правила заполнения счета-фактуры.

Особенности заполнения счета-фактуры

Свои особенности заполнения счета-фактуры имеются:

 

Статьи-рекомендации:

Смотрите также