Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ от НДФЛ освобождаются компенсации командировочных расходов сотрудника:
- суточные в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в РФ и 2500 руб. – за день в заграничной командировке (документальное подтверждение расходов не требуется);
- документально подтвержденные затраты на проезд и провоз багажа, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, получение и регистрацию загранпаспорта, получение виз, а также расходы, связанные с обменом валюты или чека.
Под суточными понимаются дополнительные расходы командированного работника в связи с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 НК РФ). При однодневных командировках на территории РФ сотрудник имеет возможность вернуться к месту постоянного жительства, поэтому суточные ему не положены (п. 11 Положения о командировках). Однако работодатель в подобном случае может предусмотреть в коллективном договоре и локальном нормативном акте выплату компенсации взамен суточных. В связи с этим не ясно, должен ли работодатель исчислять, удерживать и уплачивать НДФЛ с такой выплаты сотруднику.
Рекомендации
Если выплаты взамен суточных при однодневных командировках документально подтверждены, они освобождаются от НДФЛ в полном объеме, если не подтверждены, то в пределах 700 руб. за день.
Объясняется это следующим.
Несмотря на то, что при однодневной командировке сотруднику не положены суточные, работодатель обязан возместить ему понесенные командировочные расходы. Порядок и размеры возмещения таких расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 НК РФ). Выплаты взамен суточных освобождаются от НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ как иные командировочные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Если такие расходы работника подтверждены документально, они освобождаются от НДФЛ в полном размере. При отсутствии документального подтверждения они не облагаются НДФЛ в тех же пределах, что и суточные – 700 руб. за день нахождения в командировке на территории России. С суммы превышения работодатель должен исчислить, удержать и уплатить НДФЛ в бюджет.
(См. письма Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 01.10.2015 № 03-04-06/56259, от 26.05.2015 № 03-03-06/30062, от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916, от 01.03.2013 № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26.03.2013 № ЕД-4-3/5200@), постановления Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12, ФАС Центрального округа от 25.04.2014 № Ф10-956/14, ФАС Московского округа от 03.04.2012 № А40-73890/11-91-314).