Работа носит разъездной характер, если она связана с постоянными поездками, но при этом сотрудник может возвращаться к месту жительства каждый день. При разъездном характере работ работодатель возмещает расходы сотрудника, связанные со служебными поездками, в частности, оплату его проезда (ст. 168.1 ТК РФ).
Размеры и порядок такого возмещения устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).
По общему правилу при выплате дохода сотруднику работодатель должен уплатить НДФЛ в бюджет в качестве налогового агента (п. 2 ст. 226 НК РФ). Так, НДФЛ облагается зарплата сотрудника, которая включает в себя вознаграждение за труд и компенсационные, стимулирующие выплаты (ст. 129 ТК РФ).
Вместе с тем компенсационные выплаты, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей, освобождены от НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ.
Не вполне ясно, являются ли компенсации за проезд при разъездном характере работ частью зарплаты или компенсацией, освобожденной от НДФЛ. В связи с этим возникает вопрос, должен ли работодатель удержать с них НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Рекомендации для осторожных налоговых агентов
Суммы возмещения расходов сотрудника на проезд при разъездном характере работ являются компенсационными выплатами, освобожденными от НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ при условии, что они подтверждены документально.
Объясняется это следующим.
В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ законодательно установленные выплаты, имеющие компенсационный характер.
Компенсация – денежная выплата сотруднику, направленная на возмещение его расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Предусмотренное ст. 168.1 ТК РФ возмещение затрат сотрудника на проезд, обусловленное разъездным характером работ, является освобожденной от НДФЛ компенсацией.
Такие выплаты не облагаются НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором. При этом возмещаемые расходы работника должны быть подтверждены документально. Без подтверждающих документов теряется компенсационный характер выплат, они облагаются НДФЛ.
(См. письма Минфина России от 23.03.2021 № 03-04-06/20746, от 24.02.2021 № 03-04-06/12696, от 08.12.2020 № 03-04-06/107247, от 21.11.2019 № 03-04-05/90156, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 17.01.2019 № 03-15-05/1909, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364, от 25.07.2018 № 03-04-06/52242, от 20.07.2018 № 03-04-05/51201, постановления Шестого арбитражного апелляционного суда от 06.09.2021 № 06АП-4324/2021, АС Северо-Кавказского округа от 11.02.2020 № Ф08-218/2020, решение Арбитражного суда Республики Татарстан от 24.05.2021 № А65-1963/2021).
Например, разъездной характер работы водителя-экспедитора организации может быть подтвержден приказами, путевыми листами, отчетами по рейсам (см. письмо Минфина России ФНС России от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@).
Рекомендации для тех, кто готов отстаивать свою позицию
Компенсация расходов сотрудника на проезд при разъездном характере работ освобождается от НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ (независимо от документального подтверждения расходов работника). Объясняется это следующим.
Законодательно установленные компенсации освобождаются от НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ. Возмещаемые по ст. 168.1 ТК РФ затраты сотрудника на проезд при разъездном характере работ являются компенсациями. Их размер и порядок выплат определяются коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором. Ни в ст. 168.1 ТК, ни в ст. 217 НК РФ не сказано, что возмещаемые расходы работника на проезд должны быть документально подтверждены. Поэтому для освобождения от НДФЛ этих выплат не требуется документального подтверждения расходов. Например, компенсации в связи с разъездным характером работ могут быть осуществлены исходя их предполагаемых затрат работника или в фиксированной сумме за отработанный день. Такой подход разделяет Верховый Суд РФ.
(Пункт 4 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015, письмо Минфина России от 19.11.2021 № 03-01-10/93643, постановление АС Северо-Западного округа от 11.02.2016 № А66-2028/2015).
При разъездном характере работ (помимо компенсаций за проезд) сотрудники могут получать надбавки (доплаты), а также суточные.