Трудовые отношения с сотрудниками, чья работа носит разъездной характер, имеет ряд нюансов, которые следует учитывать работодателю. Разберемся, что такое разъездная работа и что нужно учесть при ее оформлении и оплате.
Что такое разъездная работа
В действующем трудовом законодательстве нет такого понятия, как "разъездной характер работы". В общепринятой практике работа считается разъездной, если выполняющий ее сотрудник вынужден регулярно отправляться в служебные поездки в пределах определенной территории. По мнению Роструда, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне территории организации. В отличие от командировок, которые носят временный характер и ограничены определенным сроком, работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер (см. письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ). Примером разъездной работы может служить работа водителя.
Работник с разъездным характером работы может возвращаться к месту своего жительства ежедневно либо задерживаться в месте работы на несколько дней. Такой вывод следует из положений ст. 168.1 ТК РФ, которая регулирует порядок возмещения расходов работников с разъездным характером работы.
Надбавка за разъездной характер работ
Ни Трудовой кодекс РФ, ни другие нормативные акты в области трудового законодательства не требуют от работодателя выплачивать работнику надбавку за разъездной характер труда. Такая выплата была предусмотрена постановлением Минтруда России от 29.06.1994 № 51, которое отменено постановлением Минтруда России от 26.04.2004 № 60.
Таким образом, в настоящее время установление надбавки за разъездной характер работы не является обязательным для работодателя. Вместе с тем работодатель по собственной инициативе может установить надбавку для работников с разъездным характером работы. Поскольку трудовое законодательство не предусматривает минимального и максимального размера надбавки за разъездной характер работы, работодатель самостоятельно определяет размер этой надбавки (письмо Минтруда России от 04.04.2024 № 14-1/ООГ-1994).
Размер и условия выплаты надбавки можно установить в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте, а также в трудовом договоре с работником (письмо Роструда от 18.01.2023 № ПГ/32983-6-1).
Размер надбавки, как правило, исчисляется в процентах от часовой (дневной) ставки сотрудника или его месячного оклада. Таким образом, условие о заработной плате в трудовом договоре с работником может предусматривать выплату оклада и надбавки (например, оклад в размере 30 000 рублей + надбавка в размере 10 % от оклада, итого 33 000 рублей).
Компенсация расходов при разъездном характере работ
Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Перечисленные выплаты являются компенсационными (ст. 164 ТК РФ).
В ст. 168.1 ТК РФ сказано, что размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также трудовым договором.
Отметим, что компенсация за разъездной характер работы в фиксированной сумме, выплачиваемая "разъездным" работникам, не является элементом оплаты труда. Поэтому она не учитывается при расчете среднего заработка для выплаты отпускных (письмо Роструда от 02.11.2023 № ПГ/22827-6-1).
Как оформить разъездной характер работы
Утвердить перечень должностей, работа на которых имеет разъездной характер
Перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером должен быть утвержден работодателем (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Для этого необходимо составить такой список, а затем издать приказ об утверждении и ознакомить с ним всех заинтересованных работников.
Перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы не обязательно оформлять отдельным документом. Этот перечень может быть, например, частью или приложением к Положению о разъездном характере работы или к Правилам внутреннего трудового распорядка.
Включить условие о разъездном характере в трудовой договор и должностную инструкцию работника
Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы, обязательно должны быть включены в трудовой договор (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Если разъездной характер работы определяется при приеме сотрудника на работу, соответствующее условие следует включить в договор при его заключении. Если разъездной характер работы устанавливается уже действующему работнику, в трудовой договор с ним следует внести соответствующие изменения, заключив соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.
Пример
Примерная формулировка условия трудового договора о разъездном характере:
"Выполняемая в соответствии с настоящим трудовым договором работа носит разъездной характер. Работа осуществляется в пределах города Владимира и Владимирской области".
Поскольку должностная инструкция определяет трудовую функцию работника и круг его должностных обязанностей, целесообразно включить условие в должностную инструкцию о том, что работа в должности носит разъездной характер.
Закрепить порядок возмещения расходов работников с разъездным характером работ
Размер и порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с разъездной работой, определяется коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Порядок компенсации затрат на разъездную работу можно включить, например, в Положение об оплате труда или в отдельный документ – Положение о разъездном характере работ.
Кроме того, целесообразно определить порядок и перечень документов, которыми работник будет подтверждать понесенные им затраты на разъездную работу. Такими документами могут быть билеты, чеки, квитанции, подтверждающие приобретение билетов или топлива для автомобиля, документы из гостиниц о проживании и т.д.
Кроме того, следует фиксировать и сам факт служебной поездки, поскольку согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Такими документами могут быть, например, разъездная ведомость, маршрутный лист, журнал учета поездок и т.д.