Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н.
Трудовая книжка выдается работнику:
- в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления в случае необходимости представить ее в Социальный фонд России (СФР) в целях обязательного социального страхования (для назначения пенсии или для сверки сведений о страховом стаже работника). В заявлении о выдаче трудовой книжки работнику следует указать причину ее выдачи, например "для представления в СФР с целью сверки данных о страховом стаже" (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 34 Порядка № 320н, письмо Роструда от 30.08.2021 № ПГ/25181-6-1);
- в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Порядка № 320н);
- в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (о ведении электронной трудовой книжки). Если работник подал заявление менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается не позднее дня увольнения (п. 35 Порядка № 320н).
По новому Порядку записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника больше не заверяются его личной подписью при увольнении. Теперь в трудовой книжке ставится только подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печать при ее наличии (можно использовать печать организации или кадровой службы и т.п.).
При выдаче трудовой книжки работнику можно в качестве доказательства передачи делать об этом отметку в книге учета трудовых книжек (за подписью работника).
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении (п. 36 Порядка № 320н).
Датой увольнения работника по общему правилу считается последний день работы. Однако иное может быть установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником (ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ, п. 16 Порядка № 320н).
Если в день увольнения работник отсутствовал на работе или отказался от получения трудовой книжки, ее можно направить работнику по почте, предварительно уведомив его о необходимости явиться лично, либо дать согласие на отправку почтой (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка № 320н).
Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений:
- при увольнении работника за прогул (пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) или в связи с осуждением к наказанию, которое делает продолжение работы невозможным (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
- при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или отпуска по БИР в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
При прекращении трудового договора в связи со смертью трудовая книжка (с внесенной записью о прекращении договора) выдается на руки члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти. С получателя необходимо взять расписку. Также трудовая книжка может быть выслана по почте кому-то из родственников по письменному заявлению (п. 38 Порядка № 320н).
Трудовые книжки (или их дубликаты), не выданные работникам (или их родственникам), хранятся до востребования у работодателя – организации или ИП в соответствии с главой IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (п. 43 Порядка № 320н).
Статьи-рекомендации: