Порядок заполнения трудовых книжек

Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н.

В трудовые книжки вносятся записи о:

выполняемой работе;
получении второй и последующей специальности (профессии), присвоении нового класса, разряда и иных категорий (о квалификации);
переводе на другую постоянную работу;
изменении наименования организации;
награждении за успехи в работе;
совместительстве (по желанию работника);
увольнении.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными) (п. 3 Порядка).

Например, работник был принят на работу 1 сентября 2021 года. Запись в трудовой книжке делается так: "01.09.2021".

Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Записи нельзя сокращать. Не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

Записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Порядка). Таким образом, в трудовой книжке можно проставить штамп "Принят в _______________на должность ________________". Чернилами можно вписать структурное подразделение и должность.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, о квалификации и награждениях вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

Записи вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, а запись об увольнении – в день увольнения. Записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 9 Порядка).

Поскольку обязанности вести личные карточки больше нет, то расписываться за каждую внесенную запись сотрудник больше не должен.

Заполнение сведений о работнике

Начиная с 01.01.2021 для лиц, впервые поступивших на работу, трудовая книжка в бумажном виде не заполняется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Титульный лист, содержащий сведения о работнике, необходимо заполнять при выдаче дубликата и вкладыша в трудовую книжку.

Также новая трудовая книжка может выдаваться лицу, поступающему на работу после 31 августа 2021 года и утратившего трудовую книжку (см. письмо Минтруда России от 01.09.2021 № 14-6/В-1049).

В этом случае заполнению подлежат следующие сведения.

1. Фамилия, имя и отчество (при наличии) и дата рождения.

Фамилия, имя и отчество (при наличии) указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Фамилия, имя, отчество работника указываются в именительном падеже. Число и месяц в дате рождения указываются двухзначными цифрами, год – четырехзначными.

Если работник меняет фамилию или имя, в трудовую книжку вносятся исправления.

См. Порядок исправления записей в трудовой книжке.

2. Сведения об образовании.

Запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее) заполняется на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома).

Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" (далее – Закон № 273-ФЗ) установлены уровни общего и профессионального образования.

Общее образование, в частности, делится на (ч. 4 ст. 10 Закона № 273-ФЗ):

основное общее;
среднее общее.

Сведения о таком образовании вносятся в трудовую книжку, обычно, на основании аттестата или удостоверения.

Профессиональное образование имеет следующие уровни (ч. 5 ст. 10 Закона № 273-ФЗ):

среднее профессиональное;
высшее - бакалавриат;
высшее - специалитет, магистратура;
высшее - подготовка кадров высшей квалификации.

Записи об уровнях профессионального образования вносятся на основании диплома или удостоверения.

Записи об образовании дополняются через запятую без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Например: основное общее, высшее – бакалавриат.

3. Сведения о профессии или специальности.

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Ссылки на документы, на основании которых внесены данные в титульный лист, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица и заверяются печатью (при наличии).

Заполнение сведений о работе и переводах

При внесении записи о приеме на новое место работы не нужно оставлять пустые строки после записи об увольнении с предыдущего места работы (см. письмо Минтруда от 30.11.2020 № 14-2/ООГ-17410).

Правила внесения записи о приеме на работу регулируются п. 10 Порядка № 320н.

Сначала в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Наименование работодателя можно внести посредством проставления штампа (см. Можно ли вносить в трудовую книжку наименование организации при помощи штампа?. После этой строки указываются:

в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 – дата приема на работу (указать нужно именно дату поступления на работу, а не дату приказа о приеме);
в графе 3 – запись о приеме на работу. При этом указывается: структурное подразделение (отдел, служба, управление, департамент, цех и т. п.) – если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведена запись о приеме на работу.

Заполнение сведений о квалификации и получении профессии (специальности)

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, класс, категория, классный чин, то об этом производится соответствующая запись в разделе "Сведения о работе":

в графе 1 – порядковый номер записи, которая вносится;
в графе 2 – дата, когда сотруднику установили новую профессию или присвоили разряд;
в графе 3 – запись о присвоении разряда и т. п. Например, "Присвоен 3-й разряд по профессии контролера станочных и слесарных работ";
в графе 4 – дата и номер документа о присвоении (удостоверение, диплом).

Указанные записи в трудовую книжку работника вносит работодатель, в период работы у которого произошли соответствующие изменения. Новый работодатель такие записи не вносит.

Однако возможна ситуация, когда работник не может обратиться к прежнему работодателю для внесения пропущенной записи, поскольку он был реорганизован или ликвидирован. В этих случаях Роструд считает возможным внесение записи в соответствии с п. 30 Порядка:

при реорганизации организации – ее правопреемником;
при ликвидации организации – работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку.

Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 09.11.2023 № ПГ/23192-6-1.

В таком же порядке вносится в трудовую книжку запись об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации. В случае с профессией дополнительно эти сведения добавляются на титульный лист трудовой книжки. При этом ранее внесенные записи не зачеркиваются, а реквизиты документа на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывать не нужно. Это следует из п. 10 Порядка № 320н.

Если занимая должность или профессия дают какие-либо льготы работнику, то при указании профессий и специальностей необходимо использовать Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих и Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Внесение записи о переводе на другую постоянную работу

В трудовую книжку вносится только запись о постоянном переводе. Временный перевод на другую работу в трудовой книжке не отражается.

Запись вносится в раздел "Сведения о работе" следующим образом.

При переводе сотрудника на другую постоянную работу, в трудовую книжку вносится запись в следующем порядке:

в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 – дата перевода работника на другую постоянную работу или должность;
в графе 3 – наименование должности (работы, специальности, профессии) на которую сотрудник переводится, название структурного подразделения организации, куда работник переводится;
в графе 4 – дата и номер приказа, на основании которого произведена запись о постоянном переводе.

Если временный перевод сотрудника станет постоянным, то запись в трудовой книжке делается в следующем порядке (абз. 6 п. 10 Порядка):

в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 – дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;
в графе 3 – название структурного подразделения организации, куда работник переводится, наименование должности (работы, специальности, профессии), на которую сотрудник переводится;
в графе 4 – дата и номер приказа, на основании которого работник был временно переведен, дата и номер приказа, на основании которого работник переведен на постоянной основе.

При переводе к другому работодателю или на выборную должность делаются две записи:

об увольнении по собственному желанию (у прежнего работодателя);
о приеме на работу в порядке перевода (у нового работодателя).

Правила внесения записей установлены п. 21 Порядка № 320н.

Запись об увольнении:

в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 – дата увольнения работника;
в графе 3 – указать "Трудовой договор прекращен в связи с переводом по просьбе работника (или с его согласия) в… (наименование организации или ИП, куда переводится работник)";
в графе 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись об увольнении в порядке перевода (приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер).

При увольнении работника, записи, внесенные в трудовую книжку за время работы на текущем месте, заверяется подписью работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Если у работодателя есть печать организации (ИП) или кадровой службы, записи нужно заверить этой печатью (п. 36 Порядка).

При приеме на новое место работы в трудовой книжке в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается заголовок с полным (и сокращенным – при наличии) наименованием организации (абз. 1 п. 10, п. 21 Порядка).

Далее запись делается в обычном порядке:

в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 – дата приема на работу;
в графе 3 – запись о приеме на работу в порядке перевода от (указать наименование организации и сокращенное – при наличии);
в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведена запись о приеме на работу.

При увольнении в связи с переходом работника на выборную работу (должность) в другую организацию, в графе 3 делается следующая запись (п. 22 Порядка): "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в… (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

На новом месте работы запись производится в следующем порядке:

В графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается полное наименование выборного органа, после нее:

в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 – дата приема на работу;
в графе 3 – запись о том, на какую работу (должность) избран работник;
в графе 4 – дата и номер решения выборного органа.

Внесение записи об изменении наименования организации

Запись в трудовую книжку при изменении наименования организации вносится в графу 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки отдельной строкой (п. 13 Порядка № 320н).

в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 – дата регистрации нового названия;
в графе 3 – фраза "Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)"
в графе 4 – основание переименования – приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер.

Внесение записи об увольнении

Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора).

Записи в трудовую книжку о причинах увольнения работника вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.

Записи об увольнении делаются в следующем порядке (п. 15 Порядка № 320н):

в графе 1 – порядковый номер записи;
в графе 2 – дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 – запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись об увольнении (приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер).

Порядок № 320н не требует от увольняемого работника заверять своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку его работодателем. До 01.09.2021 такое правило было предусмотрено Правилами, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (утратили силу).

Если трудовой договор прекращается по основаниям, предусмотренным частью первой статьи 77 ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Исключение составляют случаи (п. 17 Порядка):

расторжения трудового договора по инициативе работодателя (п. 4 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
расторжения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 10 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Пример формулировки

Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий подпункт, пункт части первой статьи 81 ТК РФ (п. 18 Порядка).

Пример формулировки

Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Если трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, запись об увольнении вносится со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 83 ТК РФ (п. 19 Порядка).

Пример формулировки

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Если трудовой договор прекращен, по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ и другими федеральными законами, запись об увольнении должна содержать ссылку на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

Пример формулировки

Уволен в связи с повторным в течение одного года грубым нарушением устава организации, осуществляющей образовательную деятельность, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации.

Заполнение сведений о награждениях

В раздел "Сведения о награждении" трудовой книжки вносятся сведения о (п. 25 Порядка № 320н):

награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
награждении наградами Президента РФ и Правительства РФ, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);
награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;
других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о награждении (поощрении) вносятся в следующем порядке (п. 26 Порядка):

в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указываются полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии);
ниже в графе 1 – порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
в графе 2 – дата награждения;
в графе 3 – записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Внесение записи о работе по совместительству

Запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится работодателем по основному месту работы. При этом такая запись вносится только по желанию работника (п. 11 Порядка № 320н). Если работник не выразил такого желания, запись в трудовую книжку не вносится.

Поскольку требований к форме волеизъявления законодательство не содержит, работник может обратиться как письменно (написать заявление), так и устно (письмо Роструда от 18.04.2024 № ПГ/06513-6-1). В любом случае отказать ему нельзя.

Запись вносится на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (трудовой договор о работе по совместительству, заверенные копии приказов (распоряжений) о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении или выписки из указанных приказов, справки о работе по совместительству).

Копии должны быть заверены работодателем, издавшим документ. На копии указывается должность, подпись и расшифровка подписи лица, заверившего копию. Печать на копии должна быть, если она используется работодателем.

Записи о приеме на работу по совместительству, переводе и увольнении могут вноситься в трудовую книжку в хронологическом порядке либо блоками. В этом случае по каждому работодателю вносится сразу запись о приеме и об увольнении. Во втором случае записи могут вноситься в трудовую книжку при увольнении.

Работодатель по основному месту может внести запись о работе по совместительству и в том случае, если:

сотрудник начал работать по совместительству раньше, чем у текущего основного работодателя;
сотрудник уволился из совместителей до трудоустройства к этому работодателю.

Такое право дает п. 11 Порядка № 320н.

Работодатель по совместительству может внести запись в трудовую книжку только в одном случае: если сотрудник нигде не работает на дату внесения записи, и он обратился к своему бывшему работодателю с соответствующей просьбой.

Запись о приеме на работу по совместительству вносится следующим образом:

в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 – дата приема на работу по совместительству (это следует из п. 10 Порядка № 320н);
в графе 3 – запись о приеме на работу по совместительству;
в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о приеме.

Запись об увольнении с работы по совместительству вносится следующим образом:

в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 – дата увольнения (это следует из пунктов 15-16 Порядка № 320н);
в графе 3 – запись об увольнении со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона;
в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения) работодателя об увольнении.

Статьи-рекомендации:

Справочник кадровика