Обмен электронным УПД при реализации маркированных товаров рассмотрим на примере выставления электронного счета-фактуры и документа об отгрузке маркированных товаров (УПД) в "1С:Бухгалтерии 8":
- Формирование, подписание и отправка УПД
- Обработка подтверждения оператора о получении УПД
- Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке
Формирование, подписание и отправка УПД
Организация ООО "Софтехно" оформляет операцию по реализации маркированных товаров (обувной продукции) с применением электронного УПД (формата счета-фактуры и документа об отгрузке товаров) в соответствии с постановлением Правительства РФ от 05.07.2019 № 860.
С 01.01.2020 действует формат электронного УПД, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ "Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме" (далее - Приказ № 820@).
Для формирования в программе электронного УПД, включающего счет-фактуру и первичный документ об отгрузке товаров, необходимо в форме "Настройки ЭДО" на закладке "Настройки отправки" проставить флажок "Счет-фактура и первичный документ в одном документе" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО) (рис. 1).
Рис. 1
В графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" необходимо уточнить применяемый порядок обмена электронным УПД (рис. 2):
- флажок "Ожидать ответную подпись" устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ требуется составление двустороннего документа, удостоверяющего приемку (при передаче товаров в рамках договора купли-продажи наличие флажка обязательно);
- флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена формируется извещение о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к счету-фактуре согласно п. 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (далее - Порядок обмена).
Перед формированием УПД в электронной форме с функцией счета-фактуры и первичного документа необходимо создать и провести документы учетной системы "Реализация (акт, накладная)" (рис. 3) и "Счет-фактура выданный" (рис. 6) (раздел Продажи - подраздел Продажи).
При составлении документа "Реализация (акт, накладная)" следует обратить внимание на правильное заполнение сведений о кодах маркировки реализуемых обувных товаров. Подбор и проверка кодов обувных товаров производится в форме "Подбор и проверка обувной продукции", в которую можно перейти по гиперссылке Подобрать и проверить обувную продукцию (рис. 3).
До начала формирования электронного УПД гиперссылка под табличной частью документа "Реализация (акт, накладная)", отражающая текущее состояние обмена электронным УПД, будет содержать значение "ЭДО не начат".
Для того, чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу и позволяющую наиболее точно оформить свершившийся факт хозяйственной жизни, нужно перейти по гиперссылкам "Подписи" и (или) "Доставка" документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 3) и заполнить открывшиеся формы документов.
Так, например, если отгрузку товаров производит конкретное ответственное лицо (для данного примера - заведующий складом Николаев Владимир Анатольевич), то необходимо внести эту информацию в форму "Подписи" в поле "Отпуск произвел" (рис. 4).
При формировании электронного УПД поле "Ответственный за оформление (для УПД)" можно не заполнять, если в программе производится подписание документа одним лицом, которое имеет квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и полномочия на совершение сделки (операции), на ее оформление и на подписание счетов-фактур.
Рис. 4
Если доставку осуществляет сам поставщик, то в форму "Доставка" можно внести:
- в поле "Сопроводительные документы" - сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
- в поле "Сведения о транспортировке (для УПД)" - при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т.д.);
- флажок для значения "Перевозка автотранспортом" и далее сведения об автомобиле, водителе и грузе, которые используются для оформления транспортной накладной в организации.
При доставке груза сторонней транспортной компанией в форме "Доставка" можно указать:
- в поле "Другой" - сведения о привлеченной для доставки транспортной компании;
- в поле "Сопроводительные документы" - сведения, например, о сертификате соответствия, если наличие такого документа предусмотрено условиями договора поставки;
- в поле "Сведения о транспортировке (для УПД)" - реквизиты транспортной накладной, а также при необходимости сведения о грузе (количество мест, вид упаковки, масса нетто/брутто и т.д.) (рис. 5).
Рис. 5
В документе "Счет-фактура выданный" (рис. 6), который формируется из документа "Реализация (акт, накладная)" (рис. 3) по кнопке Выписать счет-фактуру, до момента формирования электронного УПД при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме:
- переключатель "Составлен" будет установлен в положение "В электронном виде";
- в строке "Выставлен (передан контрагенту)" будут отсутствовать флажок и дата выставления;
- в строке, отражающей текущее состояние процесса обмена электронным документом, будет присутствовать гиперссылка со значением "ЭДО не начат".
Рис. 6
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного УПД необходимо выбрать команду Отправить электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, проведенных документов "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" (раздел Продажи - подраздел Продажи) (рис. 7).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документов "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее).
Формирование электронного УПД также можно выполнить из списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис), выбрав в папке "Создать" списка исходящих документов один из документов учетной системы ("Реализация (акты, накладные)" или "Счет-фактура выданный") и выполнив команду Создать, подписать и отправить (рис. 8).
Перейти в список документов "Текущие дела ЭДО" можно из документов "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" (рис. 7), выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 8) программа отправит подписанный электронный документ контрагенту (или подготовит подписанный электронный УПД для отправки, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет тукже написано далее).
Перед созданием, подписание и отправкой электронного УПД можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 9), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документов "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" (рис. 7).
В форме просмотра электронного УПД можно удостовериться в том, что документ дополнительно содержит сведения о кодах маркировки реализуемых товаров. Эти сведения размещены под основной табличной частью документа.
Из формы просмотра также можно выполнить формирование, подписание и отправку электронного УПД с помощью кнопки Подписать и отправить.
Рис. 9
Если у текущего пользователя нет права подписи, то даже при выполнении команды Отправить электронный документ из документов "Реализация (акт, накладная)" и "Счет-фактура выданный" (рис. 7) или команды Создать, подписать и отправить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 8) программа направит сформированный электронный УПД на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированный электронный УПД можно по кнопке Подписать и отправить из папки "Подписать" списка исходящих документов "Текущие дела ЭДО" (или Подписать, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) (рис. 10).
Кроме того, подписание сформированных электронных документов лицом, имеющим право электронной подписи, можно произвести из формы "Документы на подпись", в которой указываются сведения о доступном сертификате (доступных сертификатах) (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы - Документы на подпись или раздел Руководителю - подраздел Электронные документы - Документы на подпись).
Сформированные электронные документы, отмеченные флажком, подписываются при выполнении команды Подписать и отправить отмеченные (рис. 11).
Рис. 11
Если требуется только сформировать электронный УПД, то в форме "Текущие дела ЭДО" необходимо выполнить команду Создать электронный документ (рис. 8). А далее сформированный электронный документ будет проходить стадии подписания и отправки, как было описано выше.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) в строке "Отложенная отправка электронных документов" отсутствует флажок (рис. 12), то подписанный электронный документ будет незамедлительно автоматически направлен оператору ЭДО.
Рис. 12
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться по кнопке Отправить из формы просмотра электронного документа (рис. 13).
Рис. 13
Также отправить сформированный и подписанный электронный УПД можно:
- по команде Отправить и получить из формы списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 10);
- по команде Отправить и получить электронные документы (раздел Администрирование - подраздел Сервис или раздел Руководителю - подраздел Сервис, или раздел Продажи - подраздел Сервис).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 14).
Рис. 14
Отправленный УПД, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО и информации покупателя, перекладывается в папку документов "На контроле" списка исходящий документов формы "Текущие дела ЭДО" (рис. 15).
Просмотреть содержимое отправленного электронного УПД (рис. 16) и состояние обмена данным электронным документом можно:
- из списка "Текущие дела ЭДО", дважды щелкнув по активной строке (рис. 15);
- по команде Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа "Реализация (акт, накладная)" или документа "Счет-фактура выданный" (раздел Продажи - подраздел Продажи) (рис. 7).
На соответствующих закладках формы просмотра электронного УПД можно получить информацию о подписях электронного документа (рис. 17), а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии.
Рис. 17
Из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще (рис. 16), можно сохранить электронный УПД вместе с электронной подписью.
После отправки электронного УПД продавец ожидает:
- от оператора ЭДО - подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла УПД;
- от покупателя - извещение о получении УПД. Напомним, что согласно п. 2.9 Порядка обмена извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным документом и формируется покупателем только при взаимном согласии сторон сделки;
- от покупателя - информацию покупателя об оформляемой сделке.
После формирования, подписания и отправки УПД в документе "Реализация (акт, накладная)" в строке состояния будет содержаться информация "Ожидается подтверждение отправки" (рис. 18).
Рис. 18
До получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке "Выставлен (передан контрагенту)", а в информационной строке будет указано, что "Требуются действия со стороны других участников" (рис. 19).
Рис. 19
Обработка подтверждения оператора о получении УПД
Получение электронных документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:
- Отправить и получить электронные документы (раздела Администрирование - подраздела Сервис);
- Отправить и получить из списка "Текущие дела ЭДО" (рис. 15).
При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 20).
Рис. 20
Полученные служебные электронные документы отображаются в форме просмотра отправленного электронного УПД (рис. 21), открываемой из документа учетной системы "Реализация (акт, накладная)" или "Счет-фактура выданный" по команде Просмотреть электронные документы из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 7).
Дата поступления файла счета-фактуры (файла УПД) оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена).
Рис. 21
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически (рис. 22).
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
Рис. 22
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе "Счет-фактура выданный" в поле "Выставлен" проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 23), а в информационной строке документа "Счет-фактура выданный" отражается информация "Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников".
Напомним, что в книге продаж электронный счет-фактура (электронный УПД) будет зарегистрирован еще до поступления подтверждения оператора ЭДО после проведения документов учетной системы "Реализация (акт, накладная)" и "Счет-фактура выданный", поскольку счета-фактуры регистрируются в книге продаж при возникновении обязанности по исчислению НДС и вне зависимости от даты их выставления покупателям (п. 2 и п. 3 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением № 1137).
Рис. 23
После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа "Реализация (акт, накладная)" будет отражена информация "Ожидается извещение о получении" (рис. 24).
Рис. 24
Получение от покупателя извещения о получении УПД и информации об оформляемой сделке
Пунктом 2.9 Порядка обмена предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.
Кроме того, при реализации товаров продавец должен получить информацию покупателя об оформляемой сделке.
Получение продавцом таких документов от покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО, после чего в документах "Реализация (акт, накладная)" и "Счет-фактура выданный" в информационной строке состояния электронного обмена появится статус "ЭДО завершен" (рис. 25).
Рис. 25
После завершения обмена в режиме просмотра электронного УПД будет отражена информация о подписании документа от отгрузке товаров (электронного УПД) обеими сторонами сделки (рис. 26).
Рис. 26
