Куда ввести информацию об отсутствии

В «1С:Документообороте» ведется учет отсутствий сотрудников на рабочем месте по любым причинам: в связи с удаленной работой, болезнью, командировкой, отпуском, отгулом и т. п.

Информация об отсутствии отображается в карточке сотрудника, адресной книге и календаре. При попытке взаимодействия с отсутствующим вы получите уведомление о датах, причине его отсутствия и имени заместителя (если он указан).

5.1 Как создать новое отсутствие

Чтобы ввести информацию об отсутствии выполните команду Создать – Отсутствие в меню разделов Рабочий стол, Совместная работа или списке отсутствий.

При этом откроется карточка отсутствия, в которой нужно указать:

■ вид отсутствия;

■ длительность (можно указать как весь день, так и несколько часов);

■ одного или нескольких заместителей;

■ при необходимости вписать детали в поле Комментарий.

Флажок Буду разбирать задачи даст понять остальным сотрудникам, будете вы выполнять задачи во время отсутствия или нет.

5.2 Как отметить удаленню работу

Если вы работаете из дома и хотите сообщить об этом коллегам:

1. Создайте отсутствие

2. Укажите период

3. Выберите причину - Временная удаленная работа

 

Флаг Работаю удаленно установится автоматически. Он отключит предупреждения об отсутствии для тех, кто будет с вами взаимодействовать.

4. Если нужно, создайте на основании отсутствия письмо.

5. Нажмите Записать и закрыть. Теперь коллеги будут знать, что вы работаете из дома.

Отсутствие «Работаю удаленно» не мешает созданию отсутствий с другими причинами, например, «Больничный» или «Местная командировка».

Информация об отсутствии  «Работаю удаленно» не отображается в календаре, адресной книге, почте, карточке пользователя и т. д.

Чтобы не показывать сотрудников на «удаленке» в общем списке отсутствий, установите флажок Скрыть работающих из дома.

Чтобы узнать, кто сегодня работает дома, выберите в отборе ПричинаВременная удаленная работа.

Для удобной работы в отделах и группах по команде Еще – Настройки доступна команда Учитывать иерархию подразделений.

В отчетах об отсутствиях:

■ Вариант отчета Работающие удаленно – показывает кто сейчас работает удаленно.

■ Вариант отчета Дни отсутствия – показывает кто сколько дней работал в обычном режиме / работал удаленно / отсутствовал. Если включен отбор Подразделение – в отчет попадут все пользователи выбранного подразделения и его подчиненных.

5.3 Проверка занятости

При сохранении отсутствия программа автоматически проверит ваш календарь на наличие запланированных в указанное время задач и мероприятий.

Если на указанное время уже запланированы дела, программа покажет список этих дел. При этом рекомендуется внимательно ознакомиться с этим списком, перенести или отменить дела. Отсутствие может быть создано, несмотря на назначенные ранее дела.

5.4 Создание письма на основании отсутствия

Если на время отсутствия дел не запланировано, программа предложит отправить вашим коллегам письмо об отсутствии.  

Если флажок Больше не спрашивать установлен, то программа запомнит выбранное действие и будет выполнять его при создании дальнейших отсутствий. Изменить такое поведение можно в персональных настройках программы.

Кнопка Создать откроет новое исходящее письмо с уже заполненной информацией о датах отсутствия и заместителе.

В список адресатов письма автоматически добавляются: заместитель отсутствующего, руководитель, все сотрудники его отдела. До отправки письма список адресатов можно редактировать.

Примечание

Письмо об отсутствии также можно создать через меню Создать на основании в карточке отсутствия.

5.5 Создание правила автоответа на основании отсутствия

Из карточки нового письма программа предложит создать правило автоответа. По такому правилу во время вашего отсутствия программа будет автоматически отвечать на все входящие письма заранее подготовленным текстом. Например, с датами вашего отсутствия, именем заместителя и другими важными сведениями.

Кнопка Создать откроет карточку нового правила обработки входящих писем.

Примечание

Правило автоответа также можно создать через меню Создать на основании в карточке отсутствия.

Процесс создания правила состоит из четырех шагов:

1. Назначить Условия отбора писем.

2. Выбрать Действия с отобранными письмами.

3. Указать Исключения.

4. Проверить введенные настройки.

Для каждого из перечисленных шагов предусмотрена отдельная закладка.

На первом шаге отметьте условия, по которым правило будет обрабатывать письма, и укажите их значения. Например, укажите период отсутствия в условии Получено в течение периода. Если вы отметили несколько условий, то правило сработает только при выполнении всех этих условий (условия соединяются по принципу И).

Для каждого условия можно указать несколько значений. Правило сработает при соответствии письма хотя бы одному из этих значений (значения соединяются по принципу ИЛИ).

На втором шаге настройки укажите, какие будут выполняться с отобранными письмами. Например, впишите текст «В командировке до …  По всем вопросам обращайтесь к…» в пункте Ответить текстом.

Одновременно может быть выбрано несколько действий.

Действие Остановить проверку всех следующих правил означает, что после выполнения правила следующие за ним правила выполняться не будут, даже если письмо соответствует их условиям отбора.

На третьем шаге можно указать условия, по которым письма будут исключаться из числа выбранных на первом шаге.

На последнем шаге проверьте правильность всех условий и действий. Для этого выводится текстовое описание правила.

По завершении настройки не забудьте нажать кнопку Готово для записи правила.

5. 6 Как посмотреть список всех отсутствий

Посмотреть список всех отсутствий можно по команде Отсутствие сотрудников в меню разделов Рабочий стол и Совместная работа.

Чтобы посмотреть отсутствия за определенный период, используйте отбор в верхней части окна.

Чтобы посмотреть, не запланировано ли отсутствий на какую-то определенную дату, достаточно выбрать число в календаре.

Фильтр Подразделения удобно использовать для просмотра отсутствий по подразделениям и другим структурным единицам.

5.7 Предупреждения об отсутствии

При каком-либо взаимодействии с отсутствующим сотрудником (например, если вы указали его адресатом письма или назначили исполнителем задачи) вы получите предупреждение с указанием причины отсутствия и именем заместителя.

Информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте отображается в карточке пользователя, в адресной книге и в календаре.

5.8 Отсутствия в календаре

Записи календаря по отсутствиям ведутся автоматически. Такие записи недоступны для изменения вручную, так как поддерживаются в актуальном состоянии автоматически и меняются только при внесении изменений в карточку исходного отсутствия.

Двойной клик по записи календаря открывает карточку отсутствия.

Включить напоминание и выбрать цвет записи календаря можно прямо из карточки отсутствия.

Если вы работаете из дома и хотите сообщить об этом коллегам:

1. Создайте отсутствие

2. Укажите период

3. Выберите причину – "Временная удаленная работа" (Рис.1). Флаг "Работаю из дома" установится автоматически. Он отключит предупреждения об отсутствии для тех, кто будет вам писать и ставить задачи.

4. Если нужно, создайте на основании отсутствия письмо.

5. Нажмите "Записать и закрыть". Теперь коллеги будут знать, что вы работаете из дома.