Регистрация приема на работу в организацию

Основанием для приема на работу в организацию является трудовой договор.

Дополнительно может оформляться приказ (распоряжение) руководителя организации о приеме на работу данного работника с указанием даты зачисления на работу по форме № Т—1 (код по ОКУД 0301001).

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

При приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, работник предъявляет документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Оформление приказа о приеме на работу в настоящее время не является обязательным (соответствующие изменения в Трудовой кодекс были внесены Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Однако, на практике, особенно в крупных организациях, при приеме на работу по-прежнему выпускается приказ. Приказ составляется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех вновь принятых на работу, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Например, генерального директора акционерного общества назначают учредители или иной уполномоченный орган.

Зачастую сначала готовится проект приказа. В проекте фактически указываются непосредственные условия трудового договора. Проект приказа является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями работы.

Начальник (мастер) структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа (распоряжения) указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом, а также продолжительность испытательного срока.

Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляются на оборотной стороне формы № Т—1.

Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливается тарифная ставка (оклад), визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого тарифной ставки (оклада). На основании приказа составляется и подписывается трудовой договор, в который переносятся все согласованные сторонами условия.

Работник отдела кадров на основании трудового договора заполняет личную карточку по форме № Т—2 и готовит сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 для передачи в Социальный фонд России, а также, если трудовая книжка работника ведется в бумажном виде, - делает отметку о зачислении на работу в бумажной трудовой книжке. Затем бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ. Помимо этого в трехдневный срок готовятся и передаются в Социальный фонд России сведения о застрахованном лице, на основании которых фонд затем будет производить выплату пособий работнику, если такая потребность возникнет.

Для отражения факта приема физического лица на работу по трудовому договору в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 предназначены документ Прием на работу и Прием на работу списком (регистрируются в журнале Кадры → Приемы, переводы, увольнения). Лицо, принимаемое на работу, должно быть предварительно зарегистрировано в справочнике Сотрудники. На первом этапе достаточно внести в справочник только самые основные данные: ФИО, дату рождения, СНИЛС и организацию, в которой будет работать сотрудник. Все остальные данные о сотруднике можно будет доввести в программу и после проведения документа Прием на работу. Ввести документ Прием на работу можно из карточки сотрудника по команде Оформить документ → Прием на работу (рис.2.1).

Рис. 2.1. Ввод документа Прием на работу из карточки сотрудника

В шапке документа Прием на работу (рис.2.2) указываются:

В качестве даты документа указывается дата приказа о приеме на работу (дата заключения трудового договора, если приказ не оформляется).

Номер документа играет роль номера приказа о приеме на работу, он присваивается автоматически при записи документа в информационную базу. При необходимости в поле печатать как можно переопределить номер приказа для печатной формы приказа и использования в сведениях о трудовой деятельности. Если приказ о приеме на работу не оформляется, то в поле печатать как нужно указать номер трудового договора с работником.

Рис. 2.2. Заполнение документа Прием на работу

На закладке Главное вводятся:

дата приема;

количество месяцев испытательного срока, если работник принимается на работу с испытательным сроком;

подразделение, в котором будет работать сотрудник (выбирается из справочника Подразделения);

территория, на которой будет работать сотрудник (выбирается из справочника Территории), если для организации в учетной политике установлен флажок использования обособленных территорий;

позиция штатного расписания из справочника Штатное расписание (если в настройках программы подключена возможность ведения штатного расписания) или должность из справочника Должности (если возможность ведения штатного расписания в программе отключена);

флажок Отразить в трудовой книжке устанавливается для того, чтобы информация о приеме на работу была отражена в сведениях о трудовой деятельности в форме ЕФС-1;

трудовая функция из справочника Трудовые функции, код по ОКЗ (Общероссийскому классификатору занятий) которой будет указан в сведениях о трудовой деятельности работника. Если трудовая функция задана в позиции штатного расписания (или для должности, если ведение штатного расписание отключено), то в документе она будет заполнена автоматически, при необходимости можно будет выбрать другую трудовую функцию. Трудовая функция используется для заполнения сведений о трудовой деятельности в формах ЕФС-1 и СТД-Р;

разряд (категория), присваиваемый (-ая) работнику (выбирается из справочника Квалификационные разряды (категории)). Реквизит отображается, если в настройках расчета зарплаты Настройка → Расчет зарплаты установлен флажок Используются тарифные группы);

сумма фонда оплаты труда — проставляется автоматически на основании сведений о начислениях, указанных на закладке Оплата труда, вручную не редактируется;

количество занимаемых ставок;

график работы;

вид занятости: Основное место работы, Внешнее совместительство или Внутреннее совместительство;

сведения о праве на отпуск: виды и количество дней ежегодных отпусков, положенных работнику. Эти сведения заполняются по умолчанию на основании настроек, выполненных в информационной базе, в случае необходимости могут быть скорректированы по ссылке Редактировать.

На закладке Оплата труда (рис.2.3):

в разделе Начисления в табличной части указываются начисления, назначаемые сотруднику при приеме на работу, и значения показателей для их расчета. Если в программе ведется штатное расписание, то список начислений заполняется автоматически по информации из позиции штатного расписания для должности, на которую принимается сотрудник. При необходимости можно перезаполнить список начислений по команде Еще... → Заполнить по позиции;

Рис. 2.3. Закладка Оплата труда документа Прием на работу

в реквизите ФОТ командной панели раздела Начисления приводится автоматически подсчитываемый фонд оплаты труда сотрудника. Вклад в ФОТ для начислений, для которых он не может быть рассчитан автоматически, можно ввести вручную по кнопке ;

в разделе Доп.тарифы, коэффициенты (отображается в форме документа, если в настройках расчета зарплаты (Настройка → Расчет зарплаты) подключена возможность Используется несколько тарифных ставок для одного сотрудника) приводятся значения показателей расчета зарплаты с назначением Для сотрудника и использованием Во всех месяцах после ввода значения (постоянное использование) без необходимости назначать начисление, в формуле которого задействованы данные показатели в плановом порядке. Если в программе ведется штатное расписание, то дополнительные показатели могут быть заданы и для позиции штатного расписания, тогда в кадровые документы они транслируются автоматически;

если в списке начислений сотруднику назначается месячная или дневная тарифная ставка, то в отдельном реквизите уточняется порядок пересчета этой ставки в часовую ставку для оплаты сверхурочных часов работы, а также часов работы в выходные и праздничные дни, по умолчанию указывается порядок пересчета, заданный в настройках расчета зарплаты;

если сотруднику назначается несколько начислений, показатели которых входят в совокупную тарифную ставку (состав совокупной тарифной ставки указывается в настройках расчета зарплаты), то дополнительно на форме документа отражается реквизит Совокупная тарифная ставка. Значение совокупной тарифной ставки используется при определении часовой ставки для оплаты сверхурочных часов работы, а также часов работы в выходные и праздничные дни и других начислений, в которых используется показатель Стоимость часа.

На закладке Трудовой договор (рис.2.4):

указываются реквизиты трудового договора, заключенного с работником: номер и дата;

если с работником заключается срочный трудовой договор, то устанавливается флажок Срочный трудовой договор до и указывается дата окончания срока трудового договора, а также уточняются основание заключения срочного трудового договора (выбором из справочника Основания заключения срочных трудовых договоров) и срок заключения договора в виде текстовой строки. При заключении срочного трудового договора для выполнения сезонных работ устанавливается одноименный флажок;

Рис. 2.4. Закладка Трудовой договор документа Прием на работу

Непосредственно в документе указываются также ФИО и должность руководителя организации, эти реквизиты заполняются автоматически на основании сведений об ответственных лицах организации, и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа.

Для автоматического заполнения реквизитов сторон в печатной форме трудового договора необходимо, чтобы в справочник физических лиц были внесены паспортные данные и контактная информация работника. Вызвать форму для ввода этих данных можно из карточки сотрудника с помощью ссылки Личные данные.

После проведения документа Прием на работу по кнопке <Печать> можно сформировать печатную форму трудового договора с работником (рис.2.5) и приказа о приеме на работу по форме № Т-1 рис.2.6).

Рис. 2.5. Печатная форма трудового договора

Рис. 2.6. Приказ о приеме на работу по форме № Т-1

Если в организации применяется электронный кадровый документооборот, то сформированную печатную форму можно сразу подписать электронной подписью или отправить на подпись ответственным лицам (если текущий пользователь не уполномочен подписывать документы от имени организации). Для подписи (отправки на подпись) и сохранения документа на диске применяется кнопка с изображением дискеты со знаком гербовой печати - .

Если для кадрового электронного документооборота применяется сервис 1С:Кабинет сотрудника, то в печатных формах кадровых документов выводится кнопка <Передать в «1С:Кабинет сотрудника»>, которая позволяет сразу подписать документ (отправить на подпись ответственным лицам) и передать его в сервис для подписи сотрудником (рис.2.7).

Рис. 2.7. Отправка печатной формы ответственным лицам для подписания ЭЦП ипередачи на портал 1С:Кабинет сотрудника

После подписания (отправки на подпись) редактирование документа Прием на работу блокируется, о чём выводится информационное сообщение (рис.2.8). При необходимости документ можно разблокировать (Еще — Разблокировать форму), однако после этого ранее подписанные (направленные на подпись) электронные представления документа будет помечены на удаление, и их потребуется переподписать заново.

Рис. 2.8. Информационное сообщение о запрете редактирования документа

Если документ отправлен для визирования ответственным лицам, то у этих пользователей появляется задача подписать документ в списке Текущих задач (рис.2.9). После подписи всеми ответственными лицами документ автоматически отправляется в сервис 1С:Кабинет сотрудника для подписания самим сотрудником (рис.2.10).

Все направленные на подпись и подписанные электронные кадровые документы, их статусы и даты подписания можно увидеть в журнале Документы кадрового ЭДО (Кадры — Документы кадрового ЭДО) — рис.2.11.

Рис. 2.9. Подписание печатной формы документаответственным лицом от имени организации

Рис. 2.10. Подписание документа сотрудником в сервисе 1С:Кабинет сотрудника

Рис. 2.11. Документы кадрового ЭДО

Отметим, что если организации не совсем подходит макет печатной формы, используемый по умолчанию для печати трудового договора, то его можно отредактировать по ссылке Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм (рис.2.12).

Рис. 2.12. Редактирование макета печатной формы трудового договора