Компенсация работникам за использование личного транспорта для служебных поездок

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного транспорта ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Обратите внимание на налоговый аспект компенсационных выплат.

В соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ главы 25 «Налог на прибыль организаций» к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организации на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

С 1 января 2002 года действуют нормы, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Размер компенсации при пользовании для служебных целей личных легковых автомобилей составляет:

Рабочий объем легкового автомобиля Размер компенсации (в рублях в месяц)
до 2000 куб. см включительно 1 200,00
свыше 2000 куб. см 1 500,00

Размер компенсации при использовании мотоциклов составляет 250 рублей в месяц.

Эти нормы не распространяются на налогообложение физических лиц.

В отношении последних следует руководствоваться подп. 1 ст. 217 НК РФ, в соответствии с которым не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим законодательством.

Размеры компенсации работникам в учреждениях и организациях, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок определены постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563:

Вид транспортного средства Размер компенсации в месяц (рублей)
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя: до 2000 куб. сантиметров включительно
свыше 2000 куб. сантиметров
2 400,00
3 000,00
Мотоциклы 1 200,00

Выплата компенсации производится в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 5631.

Выплата производится в тех случаях, когда работа служебная деятельность федеральных государственных гражданских служащих в соответствии с их должностными обязанностями связана с постоянными служебными поездками.

Для получения компенсации и возмещения расходов гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя с указанием сведений, об исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Выплата компенсации и возмещение расходов гражданскому служащему производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов.

За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Пример 4.53

Работник Петров Ю.Ф. с согласия работодателя использует в служебных целях личный автомобиль с объемом двигателя 1 800 куб. см.

Согласованная сторонами трудового договора сумма ежемесячной компенсации составляет 3 000,00 руб.

Поскольку сумма компенсации превышает норму, то расходы на выплату компенсации в сумме 1 200,00 руб. принимаются для целей налогообложения, а в сумме 1 800,00 руб. — не принимаются для целей налогообложения.

В феврале 2023 года Петров Ю.Ф. 6 рабочих дней находился в командировке. Необходимо рассчитать компенсацию.

В феврале 2023 года 18 рабочих дней, фактически автомобиль использовался 12 рабочих дней. За дни нахождения в командировке компенсация не выплачивается.

Сумма компенсации составляет:

— учитываемая для целей налогообложения: 1 200,00 руб. х 12 дней : 18 дней = 800,00 руб.;

— не учитываемая для целей налогообложения: 1 800,00 руб. х 12 дней : 18 дней = 1 200,00 руб.

НАЧИСЛЕНИЕ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8:

1. Сначала в списке начислений (Настройка → Начисления) необходимо описать соответствующие виды расчета.

Для расчета суммы компенсации в пределах установленных норм настраивается (рис.4.81):

РазмерКомпенсацииВПределахНорм * ВремяВДнях / НормаДней,

где: РазмерКомпенсацииВПределахНорм размер суммы компенсации в пределах норм за полностью отработанный месяц, пользовательский показатель Для сотрудника, Числовой, используется Во всех месяцах после ввода значения (постоянное использование);

ВремяВДнях, НормаДней — предопределенные показатели.

На закладке Приоритет (рис.4.82) указываются начисления, приоритет которых выше, в этом списке должны быть перечислены все виды начислений за неотработанное время.

Рис. 4.81. Основные настройки начисления компенсации в пределах норм

Рис. 4.82. Настройки приоритета начисления компенсации

На закладке Налоги, взносы, бухучет (рис.4.83) указывается:

Рис. 4.83. Настройки обложения компенсации в пределах норм налогами и взносами

Если соглашением между работником и работодателем сумма компенсации установлена в размере, превышающем нормы, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, то создается еще один вид расчета, все настройки которого выполняются полностью аналогично, за исключением:

РазмерКомпенсацииСверхНорм * ВремяВДнях / НормаДней,

где: РазмерКомпенсацииСверхНорм размер суммы компенсации сверх установленных норм за полностью отработанный месяц, пользовательский показатель Для сотрудника, Числовой, используется Во всех месяцах после ввода значения (постоянное использование).

При назначении работнику компенсации ему будут назначаться два вида расчета: Компенсация за использование личного автомобиля (по нормам) и Компенсация за использование личного автомобиля (сверх норм).

Рис. 4.84. Основные настройки начисления компенсации сверх норм

Рис. 4.85. Настройки обложения компенсации сверх норм налогами и взносами

2. Документом Изменение оплаты труда или Изменение плановых начислений работнику назначается начисление компенсации по двум описанным выше видам расчета (рис.4.86).

Для начисления Компенсация за использование личного автомобиля (по нормам) указывается значение размера ежемесячной компенсации в пределах норм 1 200 руб.

Для начисления Компенсация за использование личного автомобиля (сверх норм) указывается значение размера ежемесячной компенсации сверх норм — 1 800 руб.

Рис. 4.86. Назначение работнику начисления компенсации

3. Ежемесячное начисление компенсации за использование личного автомобиля для служебных целей производится в то же порядке, что и всех плановых начислений, то есть документом Начисление зарплаты и взносов (рис.4.87).

Рис. 4.87. Начисление работнику компенсации за использование личного транспорта

Если выплата заработной платы работнику, которому начисляется компенсация за использование личного автомобиля, производится через банк, то для выплаты компенсации потребуется вносить отдельную Ведомость в банк / Ведомость на счета (рис.4.88, рис.4.89), так как при выплате физическим лицам сумм через банк необходимо указывать вид выплачиваемого дохода с точки зрения возможности обращения на него взыскания по исполнительному производству. Рассматриваемая компенсация относится к доходам, на которые не может быть обращено взыскание (код 2), тогда как заработная плата — к доходам, на которые взыскание обращается с учетом ограничений размера, установленных законодательно (код 1).

Рис. 4.88. Выплата заработной платы работнику

Рис. 4.89. Выплата компенсации работнику