Ведение штатного расписания с сохранением истории

Все действия над позициями штатного расписания (создание позиции, изменение количества ставок, изменения состава и размеров начислений, изменения других параметров, исключение позиции из штатного расписания) регистрируются в программе с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. Оба документа регистрируются в журнале Изменения штатного расписания (Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания).

Документ Утверждение штатного расписания предназначен как для первоначального описания штатного расписания в программе, так и для отражения его изменения. Он позволяет описать изменения, которые приводят к появлению существенно измененного, нового варианта штатного расписания.

Документ Изменение штатного расписания предназначен для внесения локальных изменений в штатное расписание.

Первоначальное создание позиций штатного расписания производится с помощью документа Утверждение штатного расписания (рис.1.102).

Рис. 1.102. Первоначальное наполнение штатного расписания документомУтверждение штатного расписания

В реквизите Месяц указывается месяц, начиная с которого будут действовать введенные документом позиции штатного расписания.

Для описания новой позиции штатного расписания в табличную часть документа добавляется новая строка, в которой обязательно указываются ключевые признаки позиции: Подразделение и Должность, и задается Количество ставок. Дополнительно, если в программе используются соответствующие возможности, можно указать тарифную группу, разряд (категорию). Также для каждой позиции можно указать график работы, который будет назначаться сотрудникам по умол­чанию.

Размер оклада (тарифа) и ФОТ (фонд оплаты труда) позиции штатного расписания в строке не редактируется, он подсчитывается автоматически на основании сведений о начислениях и их размерах, введенных для позиции штатного расписания. Также для каждой позиции штатного расписания в документе можно задать право на отпуск, параметры для расчета дополнительных страховых взносов (если ведение такого учета предусмотрено настройками учетной политики организации) и произвольное текстовое описание условий труда.

При проведении документа Утверждение штатного расписания в справочнике Штатное расписание автоматически создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их ввода в штатное расписание и соответствующие даты.

В дальнейшем с помощью документа Утверждение штатного расписания можно регистрировать изменения в штатном расписании, которые приводят к появлению новой версии штатного расписания. При создании нового документа Утверждение штатного расписания производится его автоматическое заполнение всеми действующими позициями штатного расписания. Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (с помощью одноименной кнопки). Также в документе можно описать новую позицию штатного расписания.

Если необходимо внести изменения в какую-то конкретную позицию штатного расписания или несколько позиций, либо добавить одну или несколько позиций в штатное расписание, то удобно использовать документ Изменение штатного расписания (рис.1.103).

В документе Изменение штатного расписания имеется возможность указать подразделение, в позиции которого требуется внести изменения. При указании подразделения документ заполняется действующими на месяц изменения в этом подразделении позициями. В остальном, работа с документом не отличается от работы с документом утверждения штатного расписания.

Если штатное расписание ведется с сохранением истории, то все изменения штатного расписания «привязываются» к определенной дате, поэтому программа позволяет получить актуальную информацию о штатном расписании как на текущую (рабочую) дату, так и на любую дату прошлого периода.

Рис. 1.103. Пример регистрации изменений штатного расписания документом Изменение штатного расписания

Для контроля соответствия количества и/или размера ставки сотрудника количеству и/или размеру ставки для должности согласно штатному расписанию, в настройках штатного расписания (Настройка → Кадровый учет → Настройка штатного расписания) необходимо установить флажок Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию (см. рис.1.99).