Структура организации

На следующем этапе необходимо описать структуру организации, под которой понимается перечень подразделений (отделов). Структура может быть линейной или древовидной. В первом случае затраты на оплату труда можно учитывать (обобщать) по каждому подразделению в отдельности, во втором — по отдельным подразделениям и совокупности подразделений, включенных в группу.

Выбор структуры зависит от традиций, сложившихся в организации, необходимости планирования и распределения расходов на оплату труда по центрам формирования затрат и счетам бухгалтерского учета и т. д.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 структура организации описывается в справочнике Подразделения (Настройка → Предприятие → Подразделения). В качестве примера рассмотрим порядок заполнения этого справочника для организации, структурная схема которого представлена на рис.1.85 (подразделение Испытательный цех является обособленным подразделением, выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц за которое осуществляет головная организация).

Из представленной схемы видно, что структура организации является древовидной. В организации имеются подразделения, в состав которых входят более мелкие подразделения (Администрация, Коммерческий отдел, Производственный отдел), а также подразделения, не имеющие в своей структуре других подчиненных подразделений (Охрана, Отдел кадров, Расчетчики).

Для того чтобы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 описать структуру организации необходимо:

  1. По ссылке Настройка → Предприятие → Подразделения открыть форму справочника Подразделения (рис. 1.85).
  2. Если в программе ведется учет нескольких организаций, то в реквизите Организация указать организацию, для которой описывается структура, — КомпьюСервис.
  3. Командой Создать открыть форму для ввода нового элемента, в реквизите Наименование указать название структурной единицы Администрация, если в настройках программы включено ведение штатного расписания без сохранения истории его изменения, то проверить установку флажка Подразделение сформировано и дату создания подразделения, и нажать на кнопку <Записать и закрыть> (рис.1.87).
  4. Аналогичным образом описать остальные структурные подразделения первого уровня — Коммерческий отдел, Производственный отдел и т. д.
  5. Для ввода подразделения второго уровня Дирекция необходимо при создании подразделения в реквизите Вышестоящее подразделение указать подразделение, в состав которого входит описываемое подчиненное подразделение, то есть Администрация.

Рис. 1.85. Структурная схема организации

Рис. 1.86. Форма справочника Подразделения

Рис. 1.87. Пример описания подразделения

Для подразделения Испытательный цех необходимо (рис.1.88):

Рис. 1.88. Пример описания обособленного подразделения, выплаты и иные вознаграждения за которое осуществляет головная организация

На рис.1.89 приведено описание в справочнике Подразделения структурной схемы организации ООО «КомпьюСервис».

Рис. 1.89. Описание структуры организации в справочнике Подразделения

Если в состав организации входит обособленное подразделение, самостоятельно начисляющее выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, и, следовательно, самостоятельно уплачивающее страховые взносы и представляющее отчетность по взносам за своих работников, то такое подразделение описывается не в справочнике Подразделения, а в виде отдельного элемента в справочнике Организации. При этом устанавливается флажок Это — филиал (обособленное подразделение) и в реквизите Головная организация филиала формы элемента указывается, в какой организации оно является обособленным подразделением. Обособленное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом, поэтому реквизит ИНН при заполненном реквизите Головная организация блокируется для внесения изменений. В остальных реквизитах на закладках Основные сведения, Коды, Фонды и т. д. указывается информация, необходимая для расчета заработной платы в этом подразделении и составления отчетности.

Допустим, что в состав ООО «КомпьюСервис» входит обособленное подразделение ОП «Таежное», расположенное в Архангельске, которое самостоятельно начисляет выплаты и иные вознаграждения в пользу своих работников.

При описании этого подразделения в справочнике Организации необходимо, в частности, указать (рис.1.90):

Рис. 1.90. Описание обособленного подразделения, самостоятельно производящего выплаты и вознаграждения в пользу физических лиц