На следующем этапе необходимо описать структуру организации, под которой понимается перечень подразделений (отделов). Структура может быть линейной или древовидной. В первом случае затраты на оплату труда можно учитывать (обобщать) по каждому подразделению в отдельности, во втором — по отдельным подразделениям и совокупности подразделений, включенных в группу.
Выбор структуры зависит от традиций, сложившихся в организации, необходимости планирования и распределения расходов на оплату труда по центрам формирования затрат и счетам бухгалтерского учета и т. д.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 структура организации описывается в справочнике Подразделения (Настройка → Предприятие → Подразделения). В качестве примера рассмотрим порядок заполнения этого справочника для организации, структурная схема которого представлена на рис.1.85 (подразделение Испытательный цех является обособленным подразделением, выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц за которое осуществляет головная организация).
Из представленной схемы видно, что структура организации является древовидной. В организации имеются подразделения, в состав которых входят более мелкие подразделения (Администрация, Коммерческий отдел, Производственный отдел), а также подразделения, не имеющие в своей структуре других подчиненных подразделений (Охрана, Отдел кадров, Расчетчики).
Для того чтобы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 описать структуру организации необходимо:
Рис. 1.85. Структурная схема организации
Рис. 1.86. Форма справочника Подразделения
Рис. 1.87. Пример описания подразделения
Для подразделения Испытательный цех необходимо (рис.1.88):
Рис. 1.88. Пример описания обособленного подразделения, выплаты и иные вознаграждения за которое осуществляет головная организация
На рис.1.89 приведено описание в справочнике Подразделения структурной схемы организации ООО «КомпьюСервис».
Рис. 1.89. Описание структуры организации в справочнике Подразделения
Если в состав организации входит обособленное подразделение, самостоятельно начисляющее выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, и, следовательно, самостоятельно уплачивающее страховые взносы и представляющее отчетность по взносам за своих работников, то такое подразделение описывается не в справочнике Подразделения, а в виде отдельного элемента в справочнике Организации. При этом устанавливается флажок Это — филиал (обособленное подразделение) и в реквизите Головная организация филиала формы элемента указывается, в какой организации оно является обособленным подразделением. Обособленное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом, поэтому реквизит ИНН при заполненном реквизите Головная организация блокируется для внесения изменений. В остальных реквизитах на закладках Основные сведения, Коды, Фонды и т. д. указывается информация, необходимая для расчета заработной платы в этом подразделении и составления отчетности.
Допустим, что в состав ООО «КомпьюСервис» входит обособленное подразделение ОП «Таежное», расположенное в Архангельске, которое самостоятельно начисляет выплаты и иные вознаграждения в пользу своих работников.
При описании этого подразделения в справочнике Организации необходимо, в частности, указать (рис.1.90):
Рис. 1.90. Описание обособленного подразделения, самостоятельно производящего выплаты и вознаграждения в пользу физических лиц