Под подотчетной суммой понимается сумма денежных средств или стоимость денежных документов, полученных работником на командировочные расходы или на хозяйственные нужды.
В установленные при выдаче аванса средств под отчет сроки работник обязан представить авансовый отчет, а также внести в кассу организации неиспользованные денежные средства. В отдельных случаях руководитель может не утвердить произведенные расходы в полном объеме. В этом случае за работником возникает задолженность по подотчетной сумме, которая удерживается бухгалтерией из заработной платы при окончательном расчете за проработанный месяц.
НАЧИСЛЕНИЕ УДЕРЖАНИЙ ПО ПОДОТЧЕТНЫМ СУММАМ в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8:
1. Для начисления удержания сначала необходимо в списке удержаний описать соответствующий вид расчета, в котором указывается (рис.6.39):
Рис. 6.39. Вид расчета на удержание подотчетных сумм
2. Размер и период удержания регистрируется документом Удержание по прочим операциям (документ регистрируется в журнале Зарплата → Алименты и другие удержания) (рис.6.40).
Рис. 6.40. Ввод размера удержания
3. Начисление удержания производится при начислении зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов на закладке Удержания (рис.6.41).
Рис. 6.41. Начисление удержания подотчетных сумм
4. Раз в месяц после выполнения всех расчетов вводится документ Ограничение взысканий (рис.6.42). Он предназначен для уменьшения суммы удержаний в соответствии с законодательством, согласно заданной очередности. Этот документ становится доступен, если в настройках расчета зарплаты (Настройка → Расчет зарплаты) установлен флажок Ограничивать сумму удержаний процентом от заработной платы.
Рис. 6.42. Документ Ограничение взысканий
Документ автоматически заполняется сотрудниками, заработка которых недостаточно для удовлетворения всех требований. Удержания, на которые «не хватило» заработка, уменьшаются пропорционально их размеру, итоговая сумма удержания показывается в колонке Результат. При расчете удержаний очередного месяца они увеличиваются на сумму накопленной в предыдущем периоде задолженности.
В программе имеется документ Погашение задолженности по взысканиям, который позволяет «списать» всю такую задолженность или ее часть в случае, если сотрудник сам принес деньги и погасил ее или предоставил документ, что он сам перечислил задолженность получателю. Накопленную задолженность по удержаниям можно посмотреть в отчете Задолженность по взысканиям.