Все лица, работающие по трудовому договору в организациях, относящихся к любым формам собственности, независимо от степени занятости, места выполнения трудовых обязанностей, занимаемой должности или выполняемой работы, срока трудового договора и формы оплаты труда, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Лицам, выполняющим работы по гражданско-правовым договорам (подряда, оказания услуг, поручения и т. п.), оплачиваемые отпуска не предоставляются, если в тексте договора не предусмотрен оплачиваемый отпуск.
Временные и сезонные работники имеют право на оплачиваемый отпуск наравне с другими работниками. Временными признаются работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев. Таким работникам предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы.
Сезонными признаются работы, которые в силу климатических и иных природных условий выполняются в течение определенного времени (сезона), не превышающего шести месяцев. Работникам, занятым на сезонных работах, предоставляются оплачиваемые отпуска из расчета два календарных дня за каждый месяц работы.
Лица, работающие по трудовому договору у отдельных граждан, а также надомные работники имеют право на отпуск на общих основаниях. Надомниками признаются лица, заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работ на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет.
Всем лицам, работающим по совместительству, предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска по совмещаемой работе.
Ежегодный отпуск представляет собой сумму основного и дополнительного отпусков. Отличие между ними заключается в продолжительности, основаниях и порядке предоставления.
Основной отпуск гарантирован для всех наемных работников. Его минимальная продолжительность составляет 28 календарных дней.
Отдельные категории работников (с учетом характера, условий труда, состояния здоровья и т. д.) имеют право на удлиненный отпуск:
Продолжительность отпуска, указанная в рабочих днях, рассчитывается по календарю 6-дневной рабочей недели с выходным днем в воскресенье. Воскресенье и праздничные дни, приходящиеся на отпуск, в число дней отпуска не включаются и не оплачиваются.
Если продолжительность отпуска установлена в календарных днях, то воскресные дни включаются в число дней отпуска. Праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число дней отпуска не включаются.
Дополнительный отпуск. Наряду с основным отпуском отдельным категориям работников предоставляются ежегодные дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка. Такие отпуска предоставляются:
Дополнительные отпуска предоставляются сверх базового основного отпуска.
Для работников, занятых во вредных и (или) опасных условиях труда, право на дополнительный отпуск определяется по результатам специальной оценки условий труда, проводимой в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ.
Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени либо опасным условиям труда, составляет 7 календарных дней.
Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска конкретного работника устанавливается трудовым договором на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора с учетом результатов специальной оценки условий труда.
Отдельным категориям работников может устанавливаться ненормированный рабочий день, при котором допускается выполнение работы за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. При этом выполняемая работа не считается сверхурочной.
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка организации. На практике ненормированный рабочий день устанавливается для следующих категорий работников:
Компенсируется работа с ненормированным рабочим днем предоставлением дополнительного оплачиваемого отпуска, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, но она не может быть менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ).
Порядок предоставления дополнительных отпусков работникам Крайнего Севера и местностей, приравненных к ним, установлен Законом Российской Федерации от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях». Помимо дополнительных отпусков, предоставляемых на общих основаниях, для лиц, проживающих в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, устанавливаются дополнительные отпуска продолжительностью: для районов Крайнего Севера — 24 календарных дня; в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера — 16 календарных дней; в остальных районах Севера — 8 календарных дней.
В отраслевых и локальных актах организации и коллективных договорах могут устанавливаться дополнительные отпуска и иным категориям работников.
Работнику предоставляется право использовать отпуск за каждый рабочий год (12 месяцев), исчисляемый с первого дня работы в данной организации.
Отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации. Это общее правило. Ранее шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен (ст. 122 ТК РФ):
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, устанавливаемой графиком отпусков.
График отпусков - это локальный нормативный акт организации, устанавливающий очередность предоставления отпусков. Он составляется на каждый календарный год, утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.
По договоренности сторон сроки предоставления очередного оплачиваемого отпуска могут быть изменены, кроме случаев, когда они переносятся в соответствии с действующим законодательством (болезнь, беременность и роды и т. д.).
Отпуск предоставляется обычно целиком. Но по соглашению между работодателем и работником он может быть поделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
К очередному отпуску могут быть присоединены дополнительные дни, предоставляемые работнику в соответствии с законодательством (например, донорам).
За время нахождения работника в ежегодном отпуске за ним сохраняется средний заработок. В соответствии со ст. 139 ТК РФ для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации независимо от источников этих выплат. Особенности исчисления среднего заработка определяет Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
При исчислении среднего заработка для оплаты отпуска в расчет принимается фактически начисленная работнику заработная плата и фактически отработанное им время за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).
При этом из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;
Пример 3.44
Работник в августе уходит в очередной отпуск. В июле работник 5 рабочих дней находился в служебной командировке. Это время и сохраняемый заработок не учитываются при исчислении среднего заработка.
б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
Пример 3.45
Работница в мае уходит в очередной отпуск. В апреле работница болела 10 дней. За время болезни ей выплачено пособие по временной нетрудоспособности. Период болезни и сумма пособия не учитываются при исчислении среднего заработка.
в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
Пример 3.46
Работник в июне уходит в очередной отпуск. В апреле работник 2 дня не работал в связи с простоем по вине работодателя. За время простоя работнику выплачено две трети средней заработной платы. Дни простоя и сумма выплаченной за эти дни заработной платы не учитываются при исчислении среднего заработка.
г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
Пример 3.47
Работник в июле уходит в очередной отпуск. В организации имела место забастовка, в связи с которой работник 4 дня не имел возможности выполнять свою работу, о чем заявил в письменной форме. За время вынужденного простоя работнику выплачено две трети средней заработной платы. Дни простоя и сумма выплаченной за эти дни заработной платы не учитываются при исчислении среднего заработка.
д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
Пример 3.48
Работнику, осуществляющему уход за ребенком 10-ти лет - инвалидом с детства, в феврале предоставлено 4 дополнительных выходных дня, оплаченных за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации. В мае работнику предоставляется очередной отпуск. Дополнительные выходные дни и начисленные за эти дни суммы не учитываются при исчислении среднего заработка.
е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;
Пример 3.49
Работник, занятый во вредных условиях труда, в июне 1 рабочий день проходил обязательный медицинский осмотр. Этот день работнику оплачен исходя из средней заработной платы. В августе работнику предоставляется очередной отпуск. День освобождения от работы и начисленные за этот день суммы не учитываются при исчислении среднего заработка.
Пример 3.50
Работница, являющаяся донором, в марте дважды сдавала кровь. После каждого дня сдачи крови ей предоставлялись дни отдыха с сохранением заработной платы. В мае работнице предоставляется очередной отпуск. Предоставленные дни отдыха и начисленные за эти дни суммы сохраняемого заработка не учитываются при исчислении среднего заработка.
Во всех случаях для определения среднего заработка используется средний дневной заработок.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков (и компенсации за неиспользованный отпуск), предоставляемых в календарных днях, исчисляется в следующем порядке:
1. Расчетный период отработан полностью.
В этом случае средний дневной заработок определяется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Пример 3.51
Работник в сентябре 2023 года уходит в отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период сентябрь 2022 г. — август 2023 г. отработан полностью. Сумма заработной платы за расчетный период составляет 752 000,00 руб.
Средний дневной заработок работника составляет 2 138,79 руб. (752 000,00 руб. : 12 : 29,30).
Сохраняемый средний заработок на время отпуска составляет 59 886,12 руб. (2 138,79 руб. х 28 кал. дней).
2. Один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время, не учитываемое при исчислении среднего заработка.
В этом случае средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Пример 3.52
Работник в августе 2023 года уходит в очередной отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Расчетный период для исчисления среднего заработка: август 2022 г. — июль 2023 г.
Период август 2022 г. — май 2023 г. работник отработал полностью, сумма заработной платы составила 600 000,00 руб.
В июне работник с 13 по 16 июня находился в командировке. Основной заработок работника составил 50 000,00 руб., сохраняемый заработок за время нахождения в командировке — 15 000,00 руб.
В июле работник с 18 по 24 июля был временно нетрудоспособен. Основной заработок работника составил 45 000,00 руб., за время временной нетрудоспособности работнику выплачено пособие в размере 10 400,00 руб.
Средний заработок подсчитывается следующим образом.
Сумма фактической заработной платы за расчетный период составляет: 600 000,00 руб. + 50 000,00 руб. + 45 000,00 руб. = 695 000,00 руб.
Количество дней, принимаемых для расчета среднего дневного заработка, составляет:29,3 х 10 мес. + 29,3 : 30 дней х 26 дней + 29,3 : 31 день х 24 дня = 341,07 дня.
Средний дневной заработок составляет 695 000,00 руб. : 341,07 дня = 2 037,70 руб.
Сохраняемый средний заработок на время отпуска составляет: 2 037,70 руб. х 14 кал. дней = 28 527,80 руб.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков (и компенсации за неиспользованный отпуск), предоставляемых в рабочих днях, исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели.
Пример 3.53
Работник в октябре 2023 года уходит в отпуск продолжительностью 24 рабочих дня. Количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели по месяцам расчетного периода составляет: в октябре 2022 г. — 26 дней, в ноябре 2022 г. — 25 дней, в декабре 2022 г. — 27 дней, в январе 2023 г. — 20 дней, в феврале 2023 г. — 22 дня, в марте 2023 г. — 26 дней, в апреле 2023 г. — 25 дней, в мае 2023 г. — 24 дня, в июне 2023 г. — 25 дней, в июле 2023 г. — 26 дней, в августе 2023 г. — 27 дней, в сентябре 2023 г. — 26 дней. Итого — 299 дней.
Сумма заработной платы за расчетный период составляет 624 000,00 руб.
Средний дневной заработок работника составляет 2 086,96 руб. (624 000,00 руб. : 299 дней).
Сохраняемый средний заработок на период отпуска составляет: 2 093,96 руб. х 24 раб. дня = 50 087,04 руб.
Пример 3.54
Работница в ноябре 2023 года уходит в очередной отпуск продолжительностью 24 рабочих дня. Расчетный период для исчисления среднего заработка: ноябрь 2022 г. — октябрь 2023 г.
Период с ноября 2022 г. по август 2023 г. работница отработала полностью, сумма заработной платы составила 600 000,00 руб.
В сентябре 2023 года работница с 5 по 8 число находилась в командировке. Основной заработок работницы составил 55 000,00 руб., сохраняемый заработок за время нахождения в командировке — 8 000,00 руб.
В октябре 2023 года работница с 12 по 18 число была временно нетрудоспособна. Основной заработок работницы составил 40 000,00 руб., за время временной нетрудоспособности работнице выплачено пособие в размере 10 800,00 руб.
Средний заработок подсчитывается следующим образом.
Сумма фактической заработной платы за расчетный период составляет: 600 000,00 руб. + 55 000,00 руб. + 40 000,00 руб. = 695 000,00 руб.
Количество дней, принимаемых для расчета среднего дневного заработка, составляет: 26 дней + 25 дней + 20 дней + 22 дня + 26 дней + 25 дней + 24 дня + 25 дней + 26 дней + 27 дней + 22 дня (сентябрь) + 20 дней (октябрь) = 288 дней.
Средний дневной заработок составляет 695 000,00 руб. : 288 дней = 2 413,19 руб.
Сохраняемый средний заработок на период отпуска составляет: 2 4013,19 руб. х 24 раб. дня = 57 916,56 руб.
В таком же порядке производится исчисление среднего дневного заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсации на неиспользованные дни, предоставляемые в календарных или рабочих днях, при работе на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня).
При определении среднего заработка для оплаты отпусков следует иметь в виду, что премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке:
Пример 3.55
В расчетный период вошли август-декабрь 2022 г. и январь—июль 2023 г. В октябре 2022 г., январе, апреле и июле 2023 г. работнику начислены квартальные премии, предусмотренные системой оплаты труда, из расчета 15 000,00 руб. в месяц, всего — 180 000,00 руб.
При определении среднего заработка учитывается часть премии, приходящаяся на каждый месяц расчетного периода, — всего 180 000,00 руб. (по 15 000,00 руб. за каждый месяц расчетного периода);
Пример 3.56
Работница в ноябре 2023 года уходит в очередной отпуск. В феврале 2023 года работнице выплачено вознаграждение по итогам работы за 2022 год в размере 120 000,00 руб.
При определении среднего заработка это вознаграждение учитывается в размере 120 000,00 руб.
В случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время, не учитываемое при определении среднего заработка, премии и вознаграждения учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетный период.
Пример 3.57
Работник в сентябре 2023 года уходит в очередной отпуск. В феврале 2023 года работнику выплачено вознаграждение по итогам работы за предшествующий календарный год в размере 150 000,00 руб.
В расчетном периоде работник не отработал 10 % рабочего времени согласно графику рабочего времени.
При определении среднего заработка вознаграждение учитывается в размере: 150 000,00 руб. х 90 % : 100 % = 135 000,00 руб.
Если премии и вознаграждения были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.
Пример 3.58
Работник принят на работу в организацию с 12 января 2023 года с окладом 60 000,00 руб. В апреле 2023 года работнику выплачена премия за 1 квартал 2023 года из расчета 100 % заработка по окладу за фактически отработанное время: за январь — 40 000,00 руб. за февраль — 50 000,00 руб., за март — 60 000,00 руб. В июле 2023 года работнику выплачена премия за 2 квартал 2023 года из расчета 100 % заработка по окладу за фактически отработанное время: за апрель — 45 000,00 руб., за май — 50 000,00 руб., за июнь — 60 000,00 руб.
При определении среднего заработка премии учитываются полностью.
НАЧИСЛЕНИЕ ОТПУСКНЫХ в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8:
Начисление сохраняемого заработка на период очередного основного и/или дополнительного отпуска производится документом Отпуск (Зарплата → Отпуска).
Форма документа заполняется в следующем порядке (рис.3.115).
Сначала в шапке формы указывается:
По умолчанию в документ подставляется организация, указанная в рабочем месте Расчеты и выплаты (Зарплата → Расчеты и выплаты).
дата документа — дата приказа о предоставлении отпуска.
Рис. 3.115. Условия начисления основного отпуска
Затем если сотруднику предоставляется основной ежегодный отпуск, то заполняется закладка Основной отпуск:
Если одновременно с основным отпуском работнику предоставляется дополнительный отпуск (или несколько дополнительных отпусков), то заполняется закладка Дополнительные отпуска, отгулы (рис.3.116).
Рис. 3.116. Условия начисления дополнительного отпуска
Список всех видов отпусков, регистрируемых в программе, описывается в справочнике Виды отпусков (Предприятие → Виды отпусков) (рис.3.117), в этот справочник должны быть внесены и все виды дополнительных отпусков, предоставляемых сотрудникам.
Виды и количество дней ежегодных отпусков, положенных работнику, указываются в документе Прием на работу (рис.3.118) или при вводе начальных кадровых данных в документе Начальная штатная расстановка (рис.3.119), затем могут быть изменены с помощью документа Кадровый перевод. Сведения о праве на ежегодные отпуска можно задать для позиции штатного расписания (рис.3.120), тогда в документах Прием на работу и Кадровый перевод они будут заполняться автоматически.
Рис. 3.117. Справочник Виды отпусков
Рис. 3.118. Сведения о праве на отпуск в документе Прием на работу
Рис. 3.119. Сведения о праве на отпуск и остатках отпусковв документе Начальная штатная расстановка
Рис. 3.120. Установленная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска для позиции штатного расписания
Для каждого предоставляемого дополнительного отпуска в форме документа Отпуск в таблице на закладке Дополнительные отпуска вводится строка, в которой указывается:
Для целей расчета и учета НДФЛ в документе Отпуск необходимо указать дату выплаты дохода. По умолчанию указывается дата на 4 дня меньшая даты начала отпуска (чтобы от даты выплаты до даты начала отпуска имелось 3 полных календарных дня). Если же эта дата приходится на нерабочий день, то - указывается предшествующий рабочий день.
При заполнении условий предоставления отпуска в документе производится автоматический расчет среднего заработка и суммы отпускных.
Средний дневной заработок для оплаты отпуска (основного, дополнительного) приводится на закладке Основной отпуск в реквизите Средний заработок. Для просмотра и/или изменения данных для расчета среднего предназначена форма Ввод данных для расчета среднего заработка (рис.3.121), которая вызывается по кнопке .
Если в информационной базе есть данные о суммах начислений и премий за расчетный период, учитываемых при расчете среднего заработка, то эти данные автоматически вводятся в таблицу данных для расчета среднего заработка с обобщением по видам:
— в т.ч. неиндексируемый;
— в т.ч. неиндексируемая;
— в т.ч. неиндексируемая.
В отдельной таблице приводятся данные по годовым премиям, начисленным за предшествующий дате начала отпуска календарный год, с обобщением по видам:
— в т.ч. неиндексируемая;
— в т.ч. неиндексируемая.
Выше перечислены все возможные виды заработка для расчета среднего, в конкретной информационной базе видов заработка может быть меньше, так как состав видов заработка зависит от настроек программы (применяется ли индексация, присутствуют ли в справочнике начислений премии, и каковы настройки учета этих премий при расчете среднего заработка).
Рис. 3.121. Данные для расчета отпуска в календарных днях
Относительно индексируемых и неиндексируемых сумм заметим, что это актуально только для организаций, в которых принято периодически повышать (индексировать) тарифные ставки, оклады, размеры вознаграждений всем работникам организации (структурного подразделения, филиала и т. п.). Дело в том, что такая индексация повышает средний заработок, но с учетом следующих особенностей.
При повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение и выплаты, установленные к ним в фиксированном размере (проценты, кратность).
Пример 3.59
Работнику в соответствии с условиями трудового договора выплачивается оклад в размере 75 000,00 руб. за полностью отработанную месячную норму рабочего времени и ежемесячная премия в размере 30 % от заработка по окладу.
С 1 апреля должностные оклады всех работников увеличены на 10 %.
При определении среднего заработка основной заработок и ежемесячная премия принимаются в расчет с учетом индексации.
Для целей определения среднего заработка указанная премия должна учитываться как «Премия, полностью учитываемая», индексируемая (рис.3.122).
Рис. 3.122. Настройки расчета среднего заработка для полностью учитываемой индексируемой премии
Не повышаются выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам, денежному вознаграждению в диапазоне значений (проценты, кратность), а также выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах.
Пример 3.60
Работнику в соответствии с условиями трудового договора выплачивается оклад в размере 75 000,00 руб. за полностью отработанную месячную норму рабочего времени и ежемесячная премия в размере 20 000,00 руб. из расчета полностью отработанной нормы рабочего времени.
С 1 апреля должностные оклады всех работников увеличены на 10 %.
При определении среднего заработка учитывается индексация только основного заработка.
Для целей определения среднего заработка указанная премия должна учитываться как «Премия, полностью учитываемая», НЕиндексируемая (рис.3.123).
Рис. 3.123. Настройки расчета среднего заработка для полностью учитываемой НЕиндексируемой премии
Не подлежат корректировке для целей определения среднего заработка и выплаты, которые «не привязаны» к тарифным ставкам, окладам и денежному вознаграждению.
Если в информационной базе отсутствуют данные расчетов за расчетный период, данные о заработке и премиях вводятся вручную.
В форме Ввод данных для расчета среднего заработка предусмотрена возможность уточнить расчетный период, используемый для расчета среднего дневного заработка. Она используется в тех случаях, когда у сотрудника отсутствуют данные о заработке за месяцы, предшествующие периоду сохранения заработка.
Результаты расчета сумм отпускных показываются на закладке Начислено (подробно) (рис.3.124).
Начисления приводятся для каждого вида отпуска в отдельности. Если отпуск приходится на два и более месяца, то сумма отпускных разбивается по месяцам, на которые эти отпуска приходятся.