По общему правилу для учета хозяйственных операций по договорам безвозмездного пользования имуществом учреждения руководствуются СГС "Аренда", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 258н. Однако из этого правила есть несколько исключений. Если безвозмездное пользование подпадает под эти исключения, учреждение вправе учитывать имущество на забалансовом счете 01. Каким документом в программе принять объект на счет 01, читайте в новых практических статьях справочников хозяйственных операций по "1С:БГУ 8" для бюджетных и автономных учреждений, по "1С:БГУ 8" для казенных учреждений.