Согласно п. 7 порядка, утв. указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом самостоятельно.

Для учета расчетов по недостачам денежных средств, подлежащих возмещению виновными лицами, предназначен счет 0 209 81 000 (пп. 220, 221 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 Инструкции № 157н). Сумма выявленной недостачи денежных средств отражается по дебету счета 0 209 81 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам денежных средств" и кредиту счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения".

Для оформления результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения применяется инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088). Недостача отражается на основании акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835), бухгалтерской справки (ф. 0504833) и (или) расходного кассового ордера (ф. 0310002). Порядок документального оформления устанавливается в учетной политике.

В новых практических статьях справочников хозяйственных операций показано, как в программе учесть недостачу наличных денежных средств:

• по "1С:БГУ 8" для бюджетных и автономных учреждений;
• по "1С:БГУ 8" для казенных учреждений.