Порядок учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями определен в разд. 6 инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н (далее - Инструкция № 162н).

Взаимосвязанные расчеты между участниками централизованного снабжения (учреждение-заказчик, учреждение-грузополучатель) оформляются извещениями (ф. 0504805) согласно прилагаемым первичным учетным документам и отражаются на счете 1 304 04 000. В разрядах 1 - 17 номера счета 1 304 04 000 ставятся показатели, соответствующие разрядам 4 - 20 кода бюджетной классификации (п. 2 Инструкции № 162н).

Если учреждение (грузополучатель) получило от поставщика материальные ценности, а извещение (ф. 0504805) еще не поступило, такие ценности необходимо учитывать на забалансовом счете 22 (п. 375 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). После подтверждения заказчиком централизованной закупки исполнения поставки стоимость объектов списывается со счета 22 и принимается на балансовые счета.

В обновленных практических статьях справочника хозяйственных операций по "1С:БГУ 8" для казенных учреждений показано, как в программе отразить поступление материальных запасов по централизованному снабжению.