Комментарии законодательства

Власти ввели электронный кадровой документооборот

Дата публикации

Документ

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации"

Комментарий

С 22 ноября 2021 года действуют изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ), которым определены основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.

Расскажем основные положения о его ведении.

Что представляет собой электронный кадровый документооборот (КЭДО)?

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТK РФ).

КЭДО может применяться:

При этом КЭДО нельзя применять при оформлении (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

Порядок введения КЭДО

Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения КЭДО. То есть переходить на КЭДО не обязательно (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Если работодателю удобно оформлять кадровые документы в бумажном виде, то можно продолжать вести их привычным способом.

Работодатель должен уведомить о введении КЭДО работников (соискателей), которые в свою очередь вправе согласиться на ведение их кадровых документов в электронном виде или отказаться от этого (ч. 4 и ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ).

Если письменное согласие не получено, то работодатель не вправе применять КЭДО в отношении работников (лиц, поступающих на работу). Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО не нужно получать у работников, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении таких работников КЭДО можно вести по умолчанию в случае его применения работодателем.

Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу либо увольнять работника в следующих случаях:

При приеме на работу работник может предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, которая согласована с работодателем (в том числе в электронной форме). Другие правила (например, представление документов только в бумажном виде) могут быть предусмотрены законодательством РФ.

Кроме того, работодатель может в электронной форме ознакомить работника при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с будущей трудовой деятельностью, коллективным договором (при наличии) (ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ).

Если работодатель принял решение о введении КЭДО, он должен разработать и утвердить локальный нормативный акт, который определяет:

Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

Работодатель может вести электронный документооборот с работником (лицом, поступающим на работу) посредством следующих информационных систем:

Это следует из норм ч. 4 и ч. 6 ст. 22.1, ч. 8 ст. 22.3 ТК РФ.

Порядок взаимодействия сторон посредством КЭДО

Порядок взаимодействия сторон при ведении КЭДО работодатель определяет самостоятельно. Здесь необходимо учитывать специфику деятельности работодателя, его организационные и технические возможности.

Работодателю необходимо локальным нормативным актом утвердить порядок ведения электронного документооборота (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ). Этот ЛНА может предусматривать:

Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии).

Работодатель вправе распространить действующие у него правила электронного документооборота на взаимодействие с дистанционными работниками (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Стороны трудовых отношений подписывают электронные документы своей электронной подписью. Конкретный вид электронной подписи зависит от используемой работодателем информационной системы и подписываемых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

При этом расходы на получение работником электронной подписи (если она отсутствует) и ее использование несет работодатель. При наличии у работника или лица, поступающего на работу, усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), полученной им ранее, он вправе использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Для удобства информация о подписании электронных документов представлена в форме таблицы.

Вид используемой информационной системыПодписантВид подписиПодписываемые документы

Информационная система работодателя

Работодатель

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Все виды документов

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

 

Все документы, кроме:

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
  • допсоглашений к договорам;
  • приказа о применении дисциплинарного взыскания;
  • уведомления об изменении условий трудовых договоров.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Работник

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись в информационной системе работодателя

Документы, кроме:

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
  • допсоглашений к договорам;
  • согласия на перевод;
  • заявления об увольнении;
  • отзыва заявления об увольнении;
  • уведомления об изменении условий трудового договора;
  • приказа о применении дисциплинарного взыскания.

Цифровая платформа "Работа в России"

Работодатель

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Работник

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме.

Работник, а также лицо, поступающее на работу, может направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения посредством применяемой работодателем системы КЭДО. Это может быть информационная система работодателя или цифровая платформа "Работа в России". Направленные такими способами электронные документы считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления (ч. 8 и ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ).

Если работнику необходимо подать заявление о выдаче документов, связанных с работой, или заверенных копий таких документов, то работник может это сделать одним из следующих способов (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ):

Запрошенные работником документы выдаются в течение трех дней со дня подачи заявления способом, который указан в заявлении работника (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ):

При возникновении чрезвычайных ситуаций (катастрофа, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, и др.) работодатель и работник, которые не взаимодействует посредством КЭДО, вправе временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением таких документов на бумажном носителе. Порядок взаимодействия сторон в таких ситуациях регулируется локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 13 ст. 22.3 ТК РФ).

Хранение электронных документов

Работодатель обязан хранить электронные документы в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле. Это касается и ситуации, когда электронный документооборот ведется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России" (ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ).

При определении сроков хранения документов работодателю необходимо руководствоваться:

Как быть, если работодатель участвовал в проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой?

Напомним, что в Российской Федерации по 15 ноября 2021 года включительно проводился эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Сейчас этот эксперимент завершен.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту проводился на основании:

Участие работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, в эксперименте по КЭДО было добровольным (ст. 3 Федерального закона № 122-ФЗ).

Если работодатель принимал участие в эксперименте по электронному кадровому документообороту и решил продолжать вести КЭДО после окончания эксперимента, он может применять новые правила к возникшим с 16 ноября 2021 года правам и обязанностям. В этом случае работодателю необходимо завершить переход на электронный кадровый документооборот до 1 июля 2022 года (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).