Документ
Письмо Минфина России от 25.04.2025 № 03-04-06/41956
Комментарий
Дистанционному работнику, который для выполнения трудовых обязанностей использует собственное или арендованное оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, работодатель обязан выплачивать компенсацию за их использование, а также возмещать расходы, связанные с их использованием. Порядок, размеры и сроки выплаты указанных сумм определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.6 ТК РФ).
Компенсационные выплаты дистанционному сотруднику освобождены от НДФЛ на основании абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ. При этом работодателю необходимо учитывать, что не облагаются НДФЛ компенсации:
- в размере не более 35 руб. за каждый день работы на удаленке, при этом работнику не нужно предоставлять какие-либо документы, подтверждающие расходы, это отметил Минфин России в письме от 25.04.2025 № 03-04-06/41956
- либо в размере фактически произведенных и документально подтвержденных сотрудником затрат.
Полагаем, во внутренних документах организации следует прописать порядок выплаты компенсационных сумм удаленному работнику, а именно:
- обозначить величину компенсации затрат за день работы на удаленке (например, 100 руб.), однако в любом случае часть выплаты, не облагаемая НДФЛ, составит 35 руб.
- или указать, что компенсации подлежат затраты, которые работник подтвердил документально.
Заметим, что в отношении освобождения от страховых взносов компенсации за использование имущества дистанционным работником в НК РФ установлены аналогичные правила (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Следовательно, выводы из письма контролирующих органов применимы и в отношении взносов с компенсационных выплат дистанционному работнику.