Контрольно-кассовая техника (ККТ), используемая организациями и предпринимателями при осуществлении расчетов, должна быть зарегистрирована в установленном порядке (п. 1 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 №54-ФЗ, далее – Закон № 54-ФЗ).
Для регистрации онлайн-ККТ потребуется:
- Онлайн-ККТ с фискальным накопителем (ФН). Во избежание сложностей с регистрацией кассы рекомендуем проверять наличие как самой онлайн-кассы, так и входящего в ее состав ФН в реестрах, которые опубликованы на сайте ФНС России.
- Договор с оператором фискальных данных (ОФД).
- Действующая усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
- Доступ к интернету.
Рассмотрим подробнее процедуру регистрации ККТ в налоговой инспекции. Можно выделить основные этапы.
Этап 1. Подача заявления на регистрацию онлайн-кассы
Регистрация ККТ осуществляется в налоговом органе. Организации и индивидуальные предприниматели могут по своему усмотрению подать заявление (п. 1, 10 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):
- в любую территориальную инспекцию в бумажном виде (Приложение 1 к приказу ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@);
- в электронной форме через кабинет ККТ. Заявление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом датой подачи заявления в электронной форме является дата его размещения в кабинете ККТ.
В заявлении необходимо указать (п. 2 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):
- полное наименование организации или Ф. И. О. (при его наличии) предпринимателя;
- ИНН;
- адрес и место установки (применения) ККТ. Если расчет производится через интернет, следует указать адрес (адреса) сайта. Если расчет осуществляет банковский платежный агент (субагент) с применением автоматического устройства для расчетов, необходимо указать адрес его установки и место установки ККТ в его составе;
- наименование модели ККТ;
- заводской номер экземпляра модели ККТ;
- наименование модели фискального накопителя;
- заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
- в случае применения ККТ в составе автоматического устройства для расчетов – номер такого устройства;
- сведения о применении ККТ в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных, если применяется такой режим;
- сведения о применении ККТ только при оказании услуг, если регистрируется специальная онлайн-ККТ для оформления БСО;
- сведения о применении ККТ только при осуществлении расчетов в безналичном порядке через интернет, если регистрируется ККТ, предназначенная для использования только при осуществлении таких расчетов;
- сведения о применении ККТ при осуществлении деятельности банковского платежного агента (субагента) и (или) платежного агента (субагента), при приеме ставок, интерактивных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при организации и проведении азартных игр, если регистрируется ККТ, предназначенная для использования в такой деятельности;
- сведения о применении ККТ при осуществлении деятельности по проведению лотерей;
- сведения о применении ККТ при расчетах за маркированные товары;
- сведения о применении ККТ с автоматическими устройствами, указанными в п. 5.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ, а также о номерах этих автоматов. В этой норме идет речь о таких видах деятельности, как вендинговая торговля и услуги перевозки с применением турникетов.
ФНС России вправе определять дополнительные сведения, указание которых необходимо в заявлении.
Этап 2. Отчет о регистрации онлайн-кассы
В фискальный накопитель необходимо записать (п. 3 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):
- регистрационный номер ККТ, который инспекция сообщает не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации;
- полное наименование организации или Ф. И. О. (при его наличии) предпринимателя;
- сведения о ККТ, в том числе о фискальном накопителе;
- иные сведения, необходимые для формирования отчета о регистрации или отчета об изменении параметров регистрации.
После этого необходимо сформировать отчет о регистрации (отчет об изменении параметров регистрации) и передать его контролерам. Это следует сделать не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от налогового органа регистрационного номера. Передать отчет можно следующим образом:
- на бумажном носителе;
- через кабинет ККТ;
- через оператора фискальных данных.
Датой подачи отчета в электронной форме считается дата его размещения в кабинете ККТ либо его передачи оператору фискальных данных.
Если в отчете о регистрации допущена ошибка и пользователь может ее исправить, то после формирования отчета о регистрации можно сформировать отчет об изменении параметров регистрации и передать его в налоговую инспекцию в те же сроки.
Этап 3. Регистрация онлайн-кассы
Сведения, указанные в заявлении о регистрации ККТ, налоговая инспекция вносит в карточку регистрации ККТ и в журнал учета. Именно дата формирования карточки регистрации ККТ является датой регистрации ККТ. На это инспекции отводится десять рабочих дней с даты подачи заявления. Такая карточка направляется налогоплательщику в электронной форме через (п. 7, 11 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):
- кабинет ККТ;
- оператора фискальных данных.
Налогоплательщик, получивший карточку регистрации ККТ в электронной форме, вправе получить такую карточку в бумажном виде (п. 12 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ). Налоговая инспекция откажет в регистрации ККТ, если (п. 13, 17 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):
- сведения о ККТ (фискальном накопителе) отсутствуют в реестре;
- в случае представления в заявлении о регистрации ККТ недостоверных сведений или сведений не в полном объеме.